Urmărirea cheltuielilor facturabile pentru munca clientului
Aflați cum să capturați, aprobați, documentați, facturați și raportați cheltuielile facturabile ale clienților fără a pierde chitanțe, contextul proiectului sau profitabilitatea.
Răspuns rapid
- O cheltuială facturabilă necesită context despre client, proiect, chitanță, aprobare, impozit, adaos comercial și factură.
- Definiți regulile pentru cheltuielile rambursabile înainte ca acestea să fie suportate.
- Urmăriți separat cheltuielile recuperate și nerecuperate de la taxele profesionale.
Urmărirea cheltuielilor facturabile este procesul de conservare a unui cost legat de client din momentul în care este suportat până la aprobare, facturare, plată și raportarea profitabilității. O chitanță într-un dosar nu este suficientă. Cheltuiala trebuie să rămână conectată la client, proiect, contract și factură.
Definiți politica de cheltuieli înainte de începerea lucrului
Propunerea sau contractul ar trebui să explice:
- Ce categorii de cheltuieli sunt rambursabile
- Dacă costurile sunt transferate la cost sau majorate
- Orice prag de cheltuieli
- Dacă clientul a trimis SMS, a sunat sau a trimis email
- Dacă înregistrările istorice ale apelurilor, SMS-urilor și mesajelor vocale trebuie păstrate
- Cum sunt gestionate taxele, conversia valutară și comisioanele cardurilor
- Când vor fi facturate cheltuielile
Capturați o înregistrare completă a cheltuielilor
Înregistrează fiecare cheltuială cu suficient context pentru ca altcineva să o poată verifica:
| Câmp | De ce contează |
|---|---|
| Client și proiect | Identifică cine a beneficiat de cost |
| Furnizor și dată | Suportă verificarea și raportarea |
| Sumă și monedă | Păstrează tranzacția originală |
| Categorie | Separă costurile de călătorie, software, produs, contractori și alte costuri |
| Chitanță sau document | Oferă dovezi pentru client și registre |
| Aprobare | Arată costul a urmat acordul |
| Statut facturabil | Distinge costul recuperabil de la client de cheltuielile generale |
| Referință factură | Confirmă că costul a fost efectiv facturat |
| Starea plății | Confirmă dacă clientul l-a rambursat |
Separați trei stări diferite
Echipele amestecă frecvent cheltuielile suportate, facturate și colectate. Păstrați-le distincte:
- Incurate: afacerea a plătit sau s-a angajat la cost.
- Facturat: costul a fost inclus pe o factură de client.
- Colectat: clientul a plătit factura care includea costul.
Această distincție contează pentru fluxul de numerar și profitabilitate proiect.
Adăugați cheltuieli facturabile la factură în mod clar
Utilizați o linie separată sau o secțiune de cheltuieli cu o descriere utilă. Atașați chitanțe atunci când este necesar, dar evitați expunerea achizițiilor interne nelegate sau a informațiilor sensibile. exemple de facturi consultanți afișează o structură curată.
Raportează costurile recuperate și nerecuperate
Revizuire:
- Cheltuieli totale de proiect
- Cheltuieli facturabile versus nefacturabile
- Cheltuieli în așteptarea aprobării
- Cheltuieli încă nefacturate
- Cheltuieli facturate neplătite încă
- Marjă sau venituri de gestionare
- Efectul cheltuielilor asupra marjei proiectului și a clientului
Workspace369 oferă urmărirea cheltuielilor pentru freelanceri și echipe de lucru cu clienții prin menținerea costurilor alături de clienți, proiecte, facturi, plăți, fișiere și rapoarte.