Автоматизация онбординга клиентов: что автоматизировать после принятия предложения (2026)

Быстрый ответ

Создайте три рабочих процесса: один для принятия предложения, один для подписания контракта, один для получения оплаты. Каждый отправляет короткое личное письмо, создает задачу для вас и перемещает клиента по этапу. Добавьте первый счет туда, где он подходит. Вы создаете их один раз, и они выполняются каждый раз, когда происходит триггер. Все, что требует суждения, например повестка дня начала работы или творческий брифинг, остается в вашем списке задач.

Что стоит автоматизировать

Используйте простой тест: будете ли вы писать одно и то же сообщение и выполнять одно и то же действие каждый раз? Если да, автоматизируйте.

Три важные триггерные точки

Рабочие процессы Workspace369 могут запускаться по событиям в записи клиента. Для онбординга основными являются три:

1. Предложение принято. Клиент сказал «да». Это ваш самый быстрый шанс признать это.
2. Контракт завершен. Каждый подписавший закончил. Можно безопасно подтвердить процесс начала.
3. Платеж получен. Депозит или счет оплачены. Безопасно держать дату начала.

Четвертый, бронирование создано, актуально, если вы используете страницу бронирования для ознакомительных звонков или вводных сессий.

Один встроенный шаг, который нужно знать: когда к предложению прикреплен договор, договор автоматически отправляется при принятии. Это не рабочий процесс, который вы создаете, и он экономит ручной шаг.

Доступные действия

Внутри рабочего процесса вы можете связывать шаги. Те, которые важны для онбординга:

• Отправить электронная почта (все планы).
• Отправить SMS (Voyager и выше).
• Создать задачу, назначенная вам или члену вашей команды.
• Отправить внутреннее уведомление.
• Назначить члена команды клиенту.
• Переместить этап клиента, например, от «Лид» до «Активный».
• Установить поле или добавить тег, например «вводный курс».
• Преобразовать предложение в счет и отправить счет.
• Отправить договор и напомнить о неподписанном.

Чего сегодня нет: шаг, который создает проект, или шаг, который приглашает клиента на портал. Планируйте эти два вручную или добавьте их в свое приветственное письмо в виде инструкций.

Три стартовых рабочих процесса

Рабочий процесс 1: предложение принято

• Триггер: предложение принято.
• Действия: отправить письмо клиенту, создать задачу «Запланировать звонок для начала работы» с крайним сроком через два дня, переместить клиента в статус «Активный».

Текст письма:

Тема: Вы приняты, Имя

Спасибо за принятие проект предложение. Далее вы получите договор для подписания, затем я отправлю несколько вводных вопросов. Я свяжусь с вами в течение одного рабочего дня, чтобы выбрать время для нашего вводного звонка.

Саймон

Рабочий процесс 2: контракт подписан

• Триггер: контракт завершен.
• Действия: внутреннее уведомление вам, отправка клиенту анкеты по электронной почте, добавление тега «онбординг».

Рабочий процесс 3: платеж получен

• Триггер: платеж получен.
• Действия: отправить клиенту письмо «ваша дата начала зарезервирована», создать задачу «Заказать материалы / забронировать подрядчика», уведомить назначенного члена команды.

Если ваш первый счет следует за депозитом, вы можете добавить шаг, который отправляет счет из предложения. Для формулировок см. анкета для онбординга клиента.

Как настроить один раз

Вы — автор, и настройка — это разовая работа.

1. Откройте рабочие процессы и начните с шаблона, такого как «Передача принятого предложения» или «Спасибо за подписанный договор». Это отдельные благодарственные письма, поэтому используйте их как отправную точку.
2. Перепишите письмо своим голосом. Используйте имя клиента и название проекта.
3. Добавьте задачу и изменение этапа.
4. Проведите тест с пробным клиентом перед активацией.
5. Активируйте. Проверьте журнал выполнения после первого реального принятия.

Ничто не работает, пока вы это не активируете. Это честный обмен: несколько минут сейчас, никакой ручной работы позже.

Что включить в ваш план

Cadet (29 $/месяц) включает автоматизацию электронной почты с до трех активных рабочих процессов, что точно соответствует трем вышеуказанным. Voyager (74 $/месяц) добавляет шаги SMS и до десяти активных рабочих процессов. Specialist (149 $/месяц) позволяет использовать 25. Commander и Enterprise неограничены и добавляют рабочие процессы, созданные ИИ. Проверьте цены для текущей матрицы.

Где это отображается в продукте

См. автоматизация рабочего процесса для триггеров и действий подробно. Предложение, которое начинает эту цепочку, рассмотрено в предложения и ценообразование, а последующий просмотр клиентом — это клиентский портал.

Принятое состояние выше — это то, что клиент видит сразу после того, как скажет «да». Ваш рабочий процесс принятия срабатывает в тот же момент, поэтому благодарственное письмо приходит вместе с договором.

Ошибки, которых следует избегать

• Чрезмерная автоматизация первой недели. Три сообщения в день — это как спам. Разделяйте их.
• Общий текст. Если бы это могло быть отправлено любой компанией, перепишите это.
• Упускается человеческий фактор. Каждый автоматизированный поток должен заканчиваться задачей, назначенной человеку.
• При условии, что портал настроен. Доступ к порталу является отдельной опцией для клиента, поэтому укажите это во вводном письме.
• Нет теста. Сначала запустите рабочий процесс на себе.

Рабочий пример: проект брендинга

Предположим, вы продаете проект брендинга за $4800 с 40% депозитом и прикрепленным договором. Вот что происходит при активных трех рабочих процессах:

1. Клиент принимает предложение и оплачивает депозит в размере 1920 долларов США. Рабочий процесс 1 отправляет благодарственное письмо и создает вашу задачу «Запланировать начало работы». Договор отправляется автоматически.
2. Клиент подписывает. Рабочий процесс 2 уведомляет вас, отправляет ссылку на опрос и помечает клиента как «онбординг».
3. Платеж зарегистрирован. Рабочий процесс 3 подтверждает зарезервированную дату начала и создает задачу для сбора брендовых активов.

Вы ничего из этого не касались. То, что вы делаете в первый день, — это читаете ответы на анкету и проводите стартовый звонок, что является частью, за которую платит клиент. Цифры — это иллюстрация того, как может быть разделен проект, а не ориентир.

Как узнать, что это работает

Проверьте три вещи после первых нескольких клиентов. Сработал ли каждый триггер один раз и только один раз? Было ли письмо написано так, как будто вы его написали? Была ли каждая задача выполнена человеком в установленные вами сроки? Журнал выполнения показывает, что было запущено, поэтому пропущенный или удвоенный шаг виден, а не скрыт. Настройте текст перед добавлением новых рабочих процессов и воздержитесь от создания последовательности из двенадцати шагов для клиента, которого вы еще не встречали.

Окончательная рекомендация

Начните с трех рабочих процессов, сделайте так, чтобы каждый заканчивался задачей для человека, и просмотрите журнал выполнения после первых нескольких клиентов. Для более широкого процесса вокруг них используйте чек-лист по онбордингу и список лучших программ для онбординга.