Как отслеживать прибыльность агентства

Прибыльность агентства — это не одна цифра на панели мониторинга. Это взаимосвязь между тем, что заработало агентство, каковы были затраты на выполнение работ, что изменилось, что было выставлено в счетах и что фактически было собрано.

Прибыльный месяц может скрывать убыточного клиента. Занятая команда может скрывать низкие цены. Высокая загрузка может скрывать переделку и разрастание объема работ. Высокая забронированная выручка может скрывать просроченные счета и неоплаченные остатки.

Цель — измерять прибыльность на уровне, на котором агентство все еще может действовать: клиент, проект, линейка услуг и регулярные обязательства.

Начать с четырех надежных входных данных

1. Признанный доход

Используйте доход, относящийся к работе, выполненной в течение отчетного периода. Не относите автоматически каждый выставленный счет или полученный платеж к доходу за тот же период, когда поставка охватывает несколько месяцев.

Ваша учетная политика может требовать различных правил признания. Операционная модель должна по-прежнему использовать последовательный метод, чтобы проекты могли быть сопоставлены ответственно.

2. Прямые трудовые затраты

Рассчитывайте стоимость людей, выполняющих работу, а не сумму, выставленную клиенту.

Практическая стоимость почасовой оплаты труда может включать зарплату или стоимость подрядчика плюс налоги на заработную плату и льготы. Решите, относится ли накладная стоимость к этому числу или к отдельному представлению маржи вклада, а затем оставайтесь последовательными.

3. Прямые проектные расходы

Включите расходы, связанные с выполнением задания, такие как фрилансеры, медиа, производство, командировки, приобретенное для проекта программное обеспечение, печать, стоковые активы и возмещаемые расходы.

Отслеживайте, включен ли расход в плату, подлежит ли оплате клиентом, с наценкой или поглощен.

4. Время доставки

Отслеживайте достаточно времени, чтобы понять трудозатраты по клиенту, проекту, задаче, роли и статусу оплаты. Цель — не наблюдение за сотрудниками. Цель — узнать, отражают ли цены и объем работ, выполняемых агентством.

Основные формулы прибыльности агентства

Валовая прибыль проекта

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Процент валовой прибыли проекта

project gross profit / recognized project revenue

Если проект приносит 20 000 долларов дохода, использует 9 000 долларов прямых трудозатрат и несет 1 000 долларов прямых расходов:

• Валовая прибыль составляет 10 000 долларов США.
• Валовая прибыль составляет 50%.

Эффективная почасовая ставка

recognized revenue / total delivery hours

Это полезно для работ с фиксированной стоимостью и по подписке, поскольку позволяет выявить фактическую стоимость за час, даже если часы не отображаются клиенту.

Оплачиваемая загрузка

billable hours / available working hours

Тщательно определите доступные часы. Удалите утвержденные отпуска и решите, как обрабатываются праздники, обучение, управление и внутренние инвестиции.

Коэффициент реализации

recognized billable value / standard billable value of time worked

Реализация выявляет скидки, списания, утечку объема работ и ценообразование, которое не покрывает предоставленные усилия.

Коэффициент сбора

cash collected / invoices due

Маржа на бумаге не решает проблем с денежными потоками. Отслеживайте выставление счетов и сбор платежей наряду с экономикой выполнения работ.

Создать представление о прибыльности клиента

Для каждого клиента просмотрите:

• Признанный доход.
• Стоимость прямого труда.
• Прямые расходы.
• Валовая прибыль и валовая маржа.
• Часы доставки и эффективная почасовая ставка.
• Открыть счета и просроченную дебиторскую задолженность.
• Изменения объема работ и неоплаченная работа.
• Скидки, кредиты и списания.
• Нагрузка по управлению учетными записями и поддержке.
• Вероятность продления или расширения.

Прибыльность клиента должна включать все активные проекты и регулярную работу за отчетный период. Прибыльный флагманский проект может скрывать недорогой договор поддержки по тому же счету.

Создать представление о прибыльности проекта

Отчетность на уровне проекта должна отвечать на следующие вопросы:

1. Сколько мы ожидали заработать?
2. Какую работу мы согласились выполнить?
3. Что было завершено?
4. Сколько времени и расходов было потрачено?
5. Что было выставлено в счет?
6. Что было собрано?
7. Что остается под угрозой?

Сравните оценку с фактическим результатом, пока работа еще активна. Разбор полетов может улучшить будущие цены, но не может защитить текущую маржу.

Workspace369 объединяет проекты, задачи, время, расходы, предложения, счета, платежи, активность клиента, файлы, коммуникацию и отчеты, чтобы цифры сохраняли операционный контекст.

Отдельно отслеживайте договоры на оказание услуг

Абонементам нужен обзор пропускной способности и объема работ в дополнение к обзору доходов.

Измерять:

• Периодическая плата.
• Включенные услуги или возможности.
• Использованные часы или единицы поставки.
• Прямой труд и расходы.
• Перерасход одобрен и выставлен счет.
• Неиспользованные мощности и перенос.
• Запросы, выходящие за рамки объема.
• Эффективная почасовая ставка.
• Валовая прибыль.

Абонентская плата может выглядеть стабильной, поскольку выручка повторяется каждый месяц, в то время как маржа медленно снижается из-за дополнительных встреч, правок, отчетности и неотслеживаемой поддержки.

Не путайте использование с состоянием

Загрузка важна, потому что агентства продают экспертизу и мощности. Она не рассказывает всей истории.

Агентство может иметь высокую загрузку и низкую прибыльность, когда:

• Ставки слишком низкие.
• Старшие сотрудники выполняют младшую работу.
• Проекты с фиксированной платой превышают смету.
• Переделки — обычное дело.
• Изменения объема работ не утверждены.
• Счета задерживаются.
• Клиенты платят поздно или оспаривают платежи.
• Работа сосредоточена на низкомаржинальных услугах.

Просмотрите использование с эффективной почасовой ставкой, маржой, реализацией, состоянием проекта и дебиторской задолженностью.

Создать операционный ритм

Еженедельно

• Отсутствие записей о времени и расходах.
• Проекты, приближающиеся к бюджетным или временным пороговым значениям.
• Новые изменения в объеме работ и статус утверждения.
• Работа выполнена, но не готова к выставлению счета.
• Просроченные решения клиента и заблокированная работа.

Ежемесячно

• Маржа по клиентам, проектам и направлениям услуг.
• Эффективная почасовая ставка.
• Оплачиваемая загрузка и реализация.
• Отправленные, подлежащие оплате, просроченные и полученные счета.
• Использование абонемента и перерасход.
• Прогноз по сравнению с фактической мощностью и выручкой.

Ежеквартально

• Изменения цен и тарифов.
• Концентрация клиентов и риск по счету.
• Рентабельность по видам услуг.
• Сочетание найма и подрядчиков.
• Накладные расходы на инструменты и выполнение работ.
• Аккаунты для расширения, редизайна или выхода.

Используйте сигналы прибыльности для принятия решений

Переоценить

Повышайте или пересматривайте цены, когда повторяющаяся работа потребляет больше ресурсов, чем поддерживает коммерческая модель.

Изменить объем

Уточните исключения, лимиты утверждения, количество пересмотров, ожидания по ответам и правила превышения.

Переназначить персонал

Передача работы соответствующей роли при сохранении качества и подотчетности.

Стандартизировать

Шаблоны и повторяющиеся рабочие процессы уменьшают ненужную настройку и переделку, но они должны оставлять место для экспертного суждения.

Улучшить сбор платежей

Сократите задержку между завершением, счетом-фактурой, сроком оплаты, напоминанием и решением. Владельцы счетов нуждаются в контексте оплаты перед общением с клиентами.

Общие ошибки измерения

Использование ставок биллинга в качестве стоимости труда

Ставка выставления счетов — это логика дохода. Стоимость труда — это экономика доставки.

Игнорирование неоплачиваемой работы с клиентами

Встречи, доработки, управление учетными записями и поддержка по-прежнему потребляют ресурсы, даже если они не отражены в счете.

Сравнение различных периодов объема работ

Доход, часы и расходы должны относиться к одной и той же работе и периоду.

Ожидание до окончания проекта

Рентабельность наиболее ценна, когда команда еще может изменить объем работ, штат, расписание или биллинг.

Отслеживание номеров без принятия решений

Каждый отчет должен иметь пороговые значения, владельцев и действия. Панель мониторинга маржи, которую никто не просматривает, — это украшение.

Окончательная рекомендация

Отслеживайте прибыльность, начиная с записи клиента и проекта. Начните с признанной выручки, прямых затрат на оплату труда, прямых расходов и времени выполнения работ. Добавляйте загрузку, реализацию, эффективную почасовую ставку, выставление счетов и сбор платежей по мере развития операционной модели.

Использовать программное обеспечение для учета рабочего времени агентства для сохранения контекста выполнения работ, программное обеспечение для биллинга профессиональных услуг для связи коммерческой записи и программное обеспечение для рентабельности проектов для агентств чтобы решения оставались близкими к работе.