9 шаблонов электронных писем для последующих действий по счетам, которые получают ответы (2026)

Большинство неоплаченных счетов не отклоняются — они теряются. Короткое, вежливое напоминание, отправленное в нужный момент, обычно является всем, что нужно, чтобы получить оплату, а шаблоны ниже написаны для копирования, замены частей в скобках и отправки менее чем за минуту.

Формулировка имеет меньшее значение, чем ритм — последовательность действий по напоминанию о просрочке платежа сопоставляет время; это руководство дает вам точные электронные письма.

Быстрый ответ: частота последующих действий

Отправьте дружеское напоминание за два-три дня до срока, короткое напоминание в день срока, более твердое сообщение через три дня просрочки, прямое сообщение через семь дней просрочки и окончательное уведомление с указанием крайнего срока. Большинство счетов оплачиваются после второго или третьего контакта, поэтому каждое письмо должно быть коротким, а до окончательного уведомления предполагайте добрые намерения. Если окончательное уведомление прошло без ответа, прекратите отправлять электронные письма и возьмите трубку.

Шаблон 1: отправка счета

Когда использовать: в момент утверждения или доставки работы — последующие действия начинаются здесь, а не после срока оплаты.

Тема: Счет номер от бизнес — срок оплаты дата

Привет Имя,

Еще раз спасибо за проект / работа над X. Счет номер для сумма прилагается, срок дата.

Вы можете просмотреть и оплатить здесь: ссылка на оплату

Если у вас есть вопросы по линиям, просто ответьте.

Имя

Шаблон 2: дружеское напоминание перед сроком оплаты

Когда использовать: за два или три дня до крайнего срока, особенно с новыми клиентами или большими суммами.

Тема: Краткое уведомление — счет номер предстоит дата

Привет Имя,

Небольшое напоминание о том, что счет номер для сумма должен быть оплачен до дата. Ссылка на оплату здесь, если поможет: ссылка на оплату

Если чего-то не хватает с вашей стороны — номера заказа на покупку, другого контактного лица по выставлению счетов — ответьте, и я решу это сегодня.

Имя

Шаблон 3: срок оплаты сегодня

Когда использовать: утром в день срока оплаты. Легкий тон, никакого давления.

Тема: Счет номер срок сегодня

Привет Имя,

Счет номер для сумма предстоит сегодня. Вы можете оплатить его здесь за пару минут: ссылка на оплату

Если платеж уже в пути, проигнорируйте это — и спасибо.

Имя

Шаблон 4: три дня просрочки

Когда использовать: три дня просрочки. Еще не поздно, но теперь вы просите ответа.

Тема: Последующие действия по счету номер

Привет Имя,

Счет номер для сумма был назначен на дата, и я еще не вижу платежа. Ссылка здесь: ссылка на оплату

Если он застрял в очереди на утверждение или что-то не так со счетом, просто ответьте, и мы исправим это.

Имя

Шаблон 5: семь дней просрочки

Когда использовать: неделя просрочки. Отбросьте мягкие вступления и задайте прямой вопрос.

Тема: Счет номер — 7 дней просрочки

Привет Имя,

Счет номер для сумма сейчас семь дней после его дата предстоит сегодня. Вы можете оплатить здесь за пару минут: ссылка на оплату

Если есть проблема с вашей стороны, я бы предпочел услышать ее, а не угадывать — ответьте, и мы разберемся.

Имя

Шаблон 6: предложение плана оплаты

Когда использовать: клиент отвечает, что денег мало, или вы чувствуете, что полная сумма является препятствием.

Тема: Разделение счета номер в меньшие платежи

Привет Имя,

Спасибо, что были откровенны со мной. Если полная сумма сейчас сложно, мы можем разделить это — например два платежа по X / три ежемесячных платежа по Y, первый на дата.

Ответьте, что работает, и я настрою это в том же счете: ссылка на оплату

Имя

Предлагайте только те условия, которые бизнес действительно может выполнить, и зафиксируйте согласованный график в письменной форме. Планы оплаты и поэтапные платежи являются нормальной частью получать оплату быстрее, не услуга.

Шаблон 7: последнее уведомление

Когда использовать: 14+ дней просрочки без ответа или нарушенное обещание оплаты. Назовите реальный срок и реальный следующий шаг.

Тема: Последнее уведомление — счет номер, оплата требуется до срок

Привет Имя,

Это окончательное напоминание о том, что счет номер для сумма, срок оплаты дата, остается неоплаченным. Пожалуйста, оплатите до срок: ссылка на оплату

Если платеж или ответ не поступят к этому времени, счет передается взыскателям / работа приостанавливается по проекту / начисляются пени за просрочку согласно нашему соглашению.

Я бы предпочел разобраться с этим напрямую — ответьте или позвоните мне по телефону номер.

Имя

Следующий шаг должен быть тем, который вы действительно предпримете, и он должен соответствовать тому, что указано в договоре.

Шаблон 8: после оплаты — благодарность

Когда использовать: в тот же день, когда поступает платеж. Тридцать секунд здесь покупают добрую волю для следующего счета.

Тема: Платеж получен — спасибо

Привет Имя,

Оплата счета номер пришло — спасибо. Квитанция прилагается, и баланс ясен.

С нетерпением ждем следующего.

Имя

Шаблон 9: переход к телефонному звонку

Когда использовать: последнее уведомление прошло, электронные письма остаются без ответа, или ветка идет по кругу. Отправьте это, чтобы назначить звонок, а затем выскажите свое мнение по телефону.

Тема: Можем ли мы поговорить о счете номер на этой неделе?

Привет Имя,

Электронная почта, похоже, не доходит до нужного адресата, поэтому я хотел бы позвонить вам. Вы свободны на десять минут день вокруг время?

Я хочу договориться о дате оплаты счета номер (сумма) прежде чем нам придется предпринять дальнейшие действия.

Имя, номер телефона

Во время самого звонка придерживайтесь той же структуры: назовите счет и сумму, спросите, что мешает оплате, договоритесь о дате и подтвердите по электронной почте сразу после.

Что должно включать каждое последующее письмо

Независимо от контакта, электронное письмо должно содержать те же шесть пунктов. Пропустите один, и вы получите задержку ответа вместо оплаты:

• Номер счета в теме письма и в теле письма
• Точная сумма к оплате
• Первоначальный срок оплаты (и количество дней просрочки после наступления срока)
• Прямая ссылка на оплату — а не «войдите и найдите»
• Одна четкая просьба: оплатить, ответить с датой или позвонить
• Подтверждение человеком с реальным именем

Для версий длиной в текст, примеры сообщений с напоминанием об оплате охватывает формулировки SMS и бесплатный генератор напоминаний об оплате собирает готовое к отправке сообщение из тех же частей.

Что убивает ответы

• Написание эссе. Более шести или семи строк, клиент просматривает и идет дальше.
• Извиняюсь за вопрос. «Извините за беспокойство» означает, что счет подлежит обсуждению. Это не так.
• Слишком ранний гнев. Угрожающее второе письмо клиенту, который просто пропустил первое, стоит вам отношений и рекомендации.
• Отправка одного и того же письма дважды. Идентичные последующие обращения мысленно фильтруются как спам. Каждое обращение должно быть короче и тверже предыдущего.
• Нет ссылки для оплаты. Каждый дополнительный шаг между электронным письмом и экраном оплаты — это место, где платеж умирает.
• Преследование не того человека. Если ответ: «Я не занимаюсь платежами», спросите, кто этим занимается, и вернитесь к этой теме в тот же день.

Позвольте графику работать самостоятельно

Этот ритм работает вручную — пока вы не станете заняты, потому что последующие действия — первая задача, которая ускользает. Решение — это система, которая отправляет сама себя, и вы вмешиваетесь только тогда, когда кто-то отвечает.

Workspace369 построен вокруг этой системы. Счета имеют свой собственный статус и сроки оплаты, отслеживание платежей и напоминания о сроках включены во все планы от 29 долларов в месяц, и каждое напоминание отправляется рядом с записью клиента — так клиент, который заплатил сегодня утром, никогда не получит электронное письмо «где мои деньги» сегодня днем. руководство по шаблонам электронных писем для счетов охватывает полный набор электронных писем со счетами, помимо последующих уведомлений.

Когда вы хотите запланировать всю последовательность — предварительное уведомление, напоминание о сроке оплаты, последующие уведомления по электронной почте и SMS — автоматизация рабочих процессов запустит его для вас. Автоматизация электронной почты и SMS начинается с плана Commander по цене 299 долларов США в месяц с десятью местами, с неограниченными шагами, временными задержками и готовыми шаблонами, поэтому последовательность в этом посте становится задачей настройки, а не еженедельной рутиной. Сравните планы на страница цен, или начать 14-дневную пробную версию Commander и автоматизируйте одну реальную последовательность выставления счетов.

В любом случае правило остается прежним: короткие электронные письма, постоянная частота и ссылка на оплату в каждом из них.