9 шаблонов электронных писем для последующих действий по счетам, которые получают ответы (2026)

Быстрый ответ: частота последующих действий

Отправьте дружеское напоминание за два-три дня до крайнего срока, короткое уведомление в день крайнего срока, более настойчивое сообщение через три дня просрочки, прямое уведомление через семь дней просрочки и последнее уведомление с указанием крайнего срока. Большинство счетов оплачивается после второго или третьего контакта, поэтому каждое письмо должно быть коротким, и предполагайте добрые намерения до последнего уведомления. Если последнее уведомление прошло без ответа, прекратите отправлять письма и позвоните. Для письма о просроченном счете используйте шаблоны 4, 5 и 7: в каждом указаны счет, сумма, количество дней просрочки и ссылка для оплаты.

Шаблон 1: отправка счета

Когда использовать: в момент утверждения или доставки работы — последующие действия начинаются здесь, а не после срока оплаты.

Тема: Счет номер от бизнес — срок оплаты дата

Привет Имя,

Еще раз спасибо за проект / работа над X. Счет номер для сумма прилагается, срок дата.

Вы можете просмотреть и оплатить здесь: ссылка на оплату

Если у вас есть вопросы по линиям, просто ответьте.

Имя

Шаблон 2: дружеское напоминание перед сроком оплаты

Когда использовать: за два или три дня до крайнего срока, особенно с новыми клиентами или большими суммами.

Тема: Краткое уведомление — счет номер предстоит дата

Привет Имя,

Небольшое напоминание о том, что счет номер для сумма должен быть оплачен до дата. Ссылка на оплату здесь, если поможет: ссылка на оплату

Если чего-то не хватает с вашей стороны — номера заказа на покупку, другого контактного лица по выставлению счетов — ответьте, и я решу это сегодня.

Имя

Шаблон 3: срок оплаты сегодня

Когда использовать: утром в день срока оплаты. Легкий тон, никакого давления.

Тема: Счет номер срок сегодня

Привет Имя,

Счет номер для сумма предстоит сегодня. Вы можете оплатить его здесь за пару минут: ссылка на оплату

Если платеж уже в пути, проигнорируйте это — и спасибо.

Имя

Шаблон 4: три дня просрочки

Когда использовать: три дня просрочки. Еще не поздно, но теперь вы просите ответа.

Тема: Последующие действия по счету номер

Привет Имя,

Счет номер для сумма был назначен на дата, и я еще не вижу платежа. Ссылка здесь: ссылка на оплату

Если он застрял в очереди на утверждение или что-то не так со счетом, просто ответьте, и мы исправим это.

Имя

Шаблон 5: семь дней просрочки

Когда использовать: неделя просрочки. Отбросьте мягкие вступления и задайте прямой вопрос.

Тема: Счет номер — 7 дней просрочки

Привет Имя,

Счет номер для сумма сейчас семь дней после его дата предстоит сегодня. Вы можете оплатить здесь за пару минут: ссылка на оплату

Если есть проблема с вашей стороны, я бы предпочел услышать ее, а не угадывать — ответьте, и мы разберемся.

Имя

Шаблон 6: предложение плана оплаты

Когда использовать: клиент отвечает, что денег мало, или вы чувствуете, что полная сумма является препятствием.

Тема: Разделение счета номер в меньшие платежи

Привет Имя,

Спасибо, что были откровенны со мной. Если полная сумма сейчас сложно, мы можем разделить это — например два платежа по X / три ежемесячных платежа по Y, первый на дата.

Ответьте, что работает, и я настрою это в том же счете: ссылка на оплату

Имя

Предлагайте только те условия, которые бизнес действительно может выполнить, и зафиксируйте согласованный график в письменной форме. Планы оплаты и поэтапные платежи являются нормальной частью получать оплату быстрее, не услуга.

Шаблон 7: последнее уведомление

Когда использовать: 14+ дней просрочки без ответа или нарушенное обещание оплаты. Назовите реальный срок и реальный следующий шаг.

Тема: Последнее уведомление — счет номер, оплата требуется до срок

Привет Имя,

Это окончательное напоминание о том, что счет номер для сумма, срок оплаты дата, остается неоплаченным. Пожалуйста, оплатите до срок: ссылка на оплату

Если платеж или ответ не поступят к этому времени, счет передается взыскателям / работа приостанавливается по проекту / начисляются пени за просрочку согласно нашему соглашению.

Я бы предпочел разобраться с этим напрямую — ответьте или позвоните мне по телефону номер.

Имя

Следующий шаг должен быть тем, который вы действительно предпримете, и он должен соответствовать тому, что указано в договоре.

Шаблон 8: после оплаты — благодарность

Когда использовать: в тот же день, когда поступает платеж. Тридцать секунд здесь покупают добрую волю для следующего счета.

Тема: Платеж получен — спасибо

Привет Имя,

Оплата счета номер пришло — спасибо. Квитанция прилагается, и баланс ясен.

С нетерпением ждем следующего.

Имя

Шаблон 9: переход к телефонному звонку

Когда использовать: последнее уведомление прошло, электронные письма остаются без ответа, или ветка идет по кругу. Отправьте это, чтобы назначить звонок, а затем выскажите свое мнение по телефону.

Тема: Можем ли мы поговорить о счете номер на этой неделе?

Привет Имя,

Электронная почта, похоже, не доходит до нужного адресата, поэтому я хотел бы позвонить вам. Вы свободны на десять минут день вокруг время?

Я хочу договориться о дате оплаты счета номер (сумма) прежде чем нам придется предпринять дальнейшие действия.

Имя, номер телефона

Во время самого звонка придерживайтесь той же структуры: назовите счет и сумму, спросите, что мешает оплате, договоритесь о дате и подтвердите по электронной почте сразу после.

Что должно включать каждое последующее письмо

Независимо от контакта, электронное письмо должно содержать те же шесть пунктов. Пропустите один, и вы получите задержку ответа вместо оплаты:

• Номер счета в теме письма и в теле письма
• Точная сумма к оплате
• Первоначальный срок оплаты (и количество дней просрочки после наступления срока)
• Прямая ссылка на оплату — а не «войдите и найдите»
• Одна четкая просьба: оплатить, ответить с датой или позвонить
• Подтверждение человеком с реальным именем

Для версий длиной в текст, примеры сообщений с напоминанием об оплате охватывает формулировки SMS и бесплатный генератор напоминаний об оплате собирает готовое к отправке сообщение из тех же частей.

Что убивает ответы

• Написание эссе. Более шести или семи строк, клиент просматривает и идет дальше.
• Извиняюсь за вопрос. «Извините за беспокойство» означает, что счет подлежит обсуждению. Это не так.
• Слишком ранний гнев. Угрожающее второе письмо клиенту, который просто пропустил первое, стоит вам отношений и рекомендации.
• Отправка одного и того же письма дважды. Идентичные последующие обращения мысленно фильтруются как спам. Каждое обращение должно быть короче и тверже предыдущего.
• Нет ссылки для оплаты. Каждый дополнительный шаг между электронным письмом и экраном оплаты — это место, где платеж умирает.
• Преследование не того человека. Если ответ: «Я не занимаюсь платежами», спросите, кто этим занимается, и вернитесь к этой теме в тот же день.

Позвольте графику работать самостоятельно

Этот ритм работает вручную — пока вы не станете заняты, потому что последующие действия — первая задача, которая ускользает. Решение — это система, которая отправляет сама себя, и вы вмешиваетесь только тогда, когда кто-то отвечает.

Workspace369 построен вокруг этой системы. Счета имеют свой собственный статус и сроки оплаты, отслеживание платежей и напоминания о сроках включены во все тарифы от $29/месяц, и каждое напоминание отправляется рядом с записью клиента — так клиент, который заплатил сегодня утром, не получит электронное письмо «где мои деньги» сегодня днем. AI AutoPilot составляет напоминание для самого старого просроченного счета, и ничего не отправляется, пока вы не нажмете «Отправить». руководство по шаблонам электронных писем для счетов охватывает полный набор электронных писем со счетами, помимо последующих уведомлений.

Если сегодня ваши напоминания находятся в HoneyBook или Bonsai, то Альтернативы HoneyBook и Альтернативы Bonsai Руководства сравнивают инструменты, на которые фрилансеры переходят для выставления счетов и последующих действий.

Когда вы хотите запланировать всю последовательность — предварительное уведомление, напоминание о сроке оплаты, последующие уведомления по электронной почте и SMS — автоматизация рабочих процессов запустит его для вас. Автоматизации электронной почты начинаются с плана Cadet по цене 29 долларов США в месяц (до 3 активных рабочих процессов), а SMS-шаги добавляются на плане Voyager по цене 74 доллара США в месяц, с неограниченными шагами, временными задержками и готовыми шаблонами, поэтому последовательность в этом посте становится задачей настройки, а не еженедельной рутиной. Сравните планы на страница цен, или начните 14-дневную пробную версию на Voyager (требуется карта, затем $74/месяц до отмены) и автоматизируйте одну реальную последовательность выставления счетов в первую очередь.

В любом случае правило остается прежним: короткие электронные письма, постоянная частота и ссылка на оплату в каждом из них.