Ajanslar için müşteri kayıt alma kontrol listesi

Bir ajans müşteri kabul kontrol listesi, belirsizliği önlemeli, daha fazla idari iş yaratmamalıdır. Her öğenin bir sahibi, son teslim tarihi, tamamlandığına dair kanıtı ve teslimat için neden önemli olduğuna dair net bir nedeni olmalıdır.

Aşağıdaki kontrol listesi, pazarlama, yaratıcı, SEO, danışmanlık ve diğer istemci hizmeti ajansları için tasarlanmıştır. Etkileşime uyarlayın ve geçerli olmayan her şeyi kaldırın. Kimsenin sürdürmediği törensel bir 80 adımlık süreçten daha iyi, daha kısa, ilgili bir kontrol listesidir.

Aşama 1: ticari temeli onaylayın

• Yasal müşteri ve faturalama kuruluşunu onaylayın.
• Birincil karar vericiyi, günlük teması, finans temasını ve teknik paydaşları kaydedin.
• Kabul edilen teklifi, hizmet sözleşmesini, sözleşmeyi veya satın alma siparişini ekleyin.
• Hizmetleri, teslimatları, hariç tutulanları, varsayımları ve kabul kriterlerini onaylayın.
• Başlangıç tarihini, hedef kilometre taşlarını, yenileme tarihini ve fesih koşullarını kaydedin.
• Sabit ücretli, saatlik, kilometre taşı, yinelenen veya sözleşmeli faturalamayı onaylayın.
• Depozito, ödeme planı, ödeme koşulları, vergiler ve gerekli fatura referanslarını kaydedin.
• Hesap sahibini ve teslimat liderini ata.

Tamamlama kanıtı: kabul edilmiş ticari belgeler, adlandırılmış sahipler, faturalama profili ve müşteri kaydına eklenmiş onaylanmış bir kapsam özeti.

Aşama 2: paylaşılan müşteri kaydını oluşturun

• Tek bir müşteri ve şirket kaydı oluşturun.
• İletişim rolleri, iletişim tercihleri, telefon numaraları ve e-posta adresleri ekleyin.
• Potansiyel müşteri kaynağını, hizmet hattını, etiketleri, özel alanları ve hesap segmentini kaydedin.
• İlgili önceki notları, e-postaları, dosyaları ve ilişki geçmişini içe aktarın.
• Yalnızca doğru ekip üyelerinin hesabı görebilmesi için dahili erişimi ayarlayın.
• Proje durumu, mesajlar, dosyalar ve faturalama için kayıt sistemini tanımlayın.

CRM, proje aracı, fatura uygulaması, portal ve e-posta elektronik tablosunda ayrı bir kişi oluşturmaktan kaçının. Kimliklerin yinelenmesi, sonraki raporlamayı ve erişim kontrolünü güvenilmez hale getirir.

Workspace369, müşteri kaydını talepler, projeler, iletişim, faturalar, ödemeler, dosyalar, notlar ve raporlar için bağlantı noktası olarak kullanır.

Aşama 3: intikal ve erişimi toplayın

• Başlamak için gereken bilgileri soran odaklanmış bir intake formu gönderin.
• Marka yönergeleri, logolar, önceki çalışmalar, analizler, içerik, ürün bilgileri ve ilgili referans materyallerini talep edin.
• Ajansın ihtiyaç duyduğu her platformu, hesabı, klasörü, etki alanını, reklam hesabını, analiz özelliğini veya teknik ortamı listeleyin.
• Müşterilerden şifre e-postalamasını istemek yerine güvenli erişim paylaşım uygulamalarını kullanın.
• Müşterinin VPN, onaylanmış cihazlar, SSO, güvenlik eğitimi veya satıcı kaydı gerektirip gerektirmediğini onaylayın.
• Alınanları ve engellenenleri kaydet.

Tamamlama kanıtı: her gerekli girdi bir duruma, sahibe, konuma ve son teslim tarihine sahiptir.

Aşama 4: iletişim kurallarını oluşturun

• Birincil müşteri iletişim kanalını seçin.
• Rutin, acil ve onay talepleri için yanıt beklentilerini tanımlayın.
• Kapsam, yaratıcı, bütçe, faturalar ve zaman çizelgesi değişikliklerini kimin onaylayabileceğini onaylayın.
• Belirli bir amacı olduğunda yinelenen durum toplantıları planlayın.
• Toplantı notlarının, çağrı özetlerinin ve kararların nereye kaydedileceğini belirleyin.
• İletişimin otomatik hissettirmesini sağlamadan yaygın güncellemeler için şablonlar oluşturun.
• Eskalasyon kişilerini ve mesai saatleri dışındaki beklentileri onaylayın.

Müşteriler genellikle portalı görmezden gelir ve e-posta, metin veya telefonla yanıt verir. Gerçekçi bir sistem, her müşterinin bir portalda kalacağını varsaymak yerine bu kanalları hesaba eklemelidir. Workspace369, gelen kutusunu, SMS'i, sesi, sesli mesajı, notları, görevleri, hatırlatıcıları ve yapay zeka özetlerini müşteri geçmişiyle birleştirir.

Aşama 5: kapsamı bir teslimat planına dönüştürün

• Proje veya sözleşme kaydını oluşturun.
• Teslim edilebilirleri aşamalara, kilometre taşlarına, görevlere veya tekrarlayan işlere dönüştürün.
• Sahipleri ve gözden geçirenleri ata.
• Son teslim tarihleri, bağımlılıklar, takvim etkinlikleri ve müşteri onay noktaları ekleyin.
• Onaylanan kapsamı ve gerekli dosyaları ekleyin.
• Tahmini saatleri, bütçeleri, oranları ve bilinen giderleri ilgili olduğunda kaydedin.
• Riskleri, varsayımları, dış bağımlılıkları ve olası kapsam değişiklik kaynaklarını belirleyin.
• İlk istemciye yönelik son teslim tarihinden önce ilk dahili incelemeyi ayarlayın.

Proje, boş bir görev panosu olarak başlamak yerine müşteri bağlamını devralmalıdır.

Aşama 6: faturalama ve finansmanı hazırlayın

• Depozito, sözleşme, ilk fatura veya ödeme programını oluşturun.
• Müşteri finans kişisini ve fatura teslim yöntemini onaylayın.
• Sipariş numaraları, vergi detayları, faturalama adresi veya satıcı portalı gereksinimleri ekleyin.
• Giderlerin dahil edilip edilmediğini, işaretlenip işaretlenmediğini, geri ödenebilir olup olmadığını veya ayrı ayrı onaylanıp onaylanmadığını onaylayın.
• Zamanın nasıl takip edileceğini ve nelerin faturalandırılabilir hale geleceğini kaydedin.
• Yaklaşan faturalar, başarısız ödemeler ve vadesi geçmiş bakiyeler için hatırlatıcılar ayarlayın.
• Kredilerin, kapsam değişikliklerinin ve itiraz edilen ücretlerin nasıl ele alınacağını onaylayın.

Faturalama ayrı bir yalnızca finans kurulumu olmamalıdır. Teslimatın ticari modeli anlaması gerekir ve hesap sahiplerinin müşteri konuşmalarından önce ödeme durumunu görmesi gerekir.

Aşama 7: başlatma toplantısını yapın

Kararlar almak için başlangıcı kullanın, teklifi yeniden okumak için değil.

Önerilen gündem:

1. Girişler ve karar rolleri.
2. İş hedefleri ve başarı ölçütleri.
3. Kapsam, hariç tutulanlar ve acil öncelikler.
4. Zaman çizelgesi, kilometre taşları, bağımlılıklar ve riskler.
5. İletişim ve onay süreci.
6. Erişim ve eksik girdiler.
7. Faturalama programı ve değişiklik süreci.
8. Eylemler, sahipler ve tarihler.

Toplantıdan sonra, kısa bir karar kaydı yayınlayın. Eylemleri atanmış görevlere dönüştürün ve notları veya arama özetini müşteriye ve projeye ekleyin.

Aşama 8: ilk 30 günü doğrulayın

• Tüm erişimin çalıştığını onaylayın.
• Proje planının gerçek teslimat yolunu yansıtıp yansıtmadığını gözden geçirin.
• Müşterinin soruları nereye soracağını ve dosyaları nerede bulacağını bildiğinden emin olun.
• Gerçek zaman ve giderleri tahminle karşılaştırın.
• Açık onayları, riskleri ve kapsam değişikliklerini gözden geçirin.
• İlk faturanın teslim edildiğini ve ödeme durumunun göründüğünü onaylayın.
• İşe alım deneyimi hakkında müşteriye tek bir odaklanmış soru sorun.
• Yeniden kullanılabilir kayıt şablonundaki iyileştirmeleri kaydedin.

Ajans kabul durumu şablonu

Yaygın başlangıç hataları

Her şeyi bir kerede istemek

Ekibin başlaması için gerekenleri toplayın, ardından daha sonraki talepleri gerçek kilometre taşları etrafında düzenleyin.

Başlangıcı tamamlanmış gibi ele almak

Kayıt, insanlar, erişim, ticari şartlar, proje, iletişim ve faturalandırma iş akışı kullanıldığında tamamlanır, toplantı bittiğinde değil.

Kapsamı teslimat ekibinden gizleme

İşi yapan kişilerin kabul edilen kapsamı, hariç tutmaları, varsayımları ve değişiklik sürecini bilmeleri gerekir.

Müşteri mesajlarını kaydın dışında tutmak

E-posta, SMS veya telefonla yapılan önemli kararlar görünür bağlam ve hesap verebilir sonraki adımlar haline gelmelidir.

Hazırlığı ölçmeden hızı ölçmek

Eksik erişim ve belirsiz sahiplik bırakan hızlı bir işe alım, gecikmeyi teslimata taşır.

Nihai tavsiye

Hazır müşteri, hazır ekip, hazır proje ve hazır faturalama iş akışını güvenilir bir şekilde oluşturan en küçük kontrol listesini oluşturun.

Workspace369, bu modeli, kayıt işlemlerini şunlarla bağlantılı tutarak destekler: Müşteri CRM'i ve portalları, projeler ve programlar, iletişim, teklifler, faturalar, ödemeler, dosyalar, yapay zeka ve raporlama. Tamamını inceleyin Müşteri kayıt alma yazılımı sayfası ayrılmış formları ve devirleri değiştirmeye hazır olduğunuzda.