Google Workspace gider yönetimi rehberi

Google Workspace, işletme operasyonları için kullanışlıdır. Google'ın resmi Workspace uygulama listesi Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar ve diğer işbirliği araçlarını içerir. Bu temel listede özel bir gider yönetimi uygulaması belirtmez. Bu, aşağıdaki sonucu Google'ın yayınlanan ürün grubundan bir çıkarım haline getirir, Google Workspace'in özel bir gider iş akışını destekleyemeyeceği iddiası değildir.

Ancak Google Workspace tek başına gider yönetimi yazılımı değildir.

Günlük operasyonlar için, tekil bir işletme sahibi genellikle şunların net bir kaydına ihtiyaç duyar:

Google Workspace gider yönetimi içeriyor mu?

Google'ın yayınlanan temel Workspace uygulama listesinde özel bir gider yönetimi uygulaması görünmüyor. Gmail, Drive, Sheets, Docs ve Calendar, sürecin parçalarını destekleyebilir, ancak ekiplerin iş akışını kendileri tasarlaması ve sürdürmesi gerekir. Workspace369, giderleri müşteri işi, faturalama, dosyalar, ödemeler ve raporlamayla — rehber ile bağlar giderler özelliği bağlantının nasıl çalıştığını gösterir.

Google Workspace hala belgeleri, e-postayı ve işbirliğini destekleyebilir. Workspace369, giderlerin onları oluşturan iş faaliyetlerine bağlandığı müşteri işi operasyon katmanı olarak işlev görür.

Bu kılavuz nasıl değerlendirildi

Google'ın resmi Workspace uygulama listesini inceledik ve bu işbirliği araçlarını Workspace369'un mevcut ürün sayfasında açıklanan gider iş akışıyla karşılaştırdık. Bu kılavuz, vergi muamelesini, defter tutma uyumluluğunu veya muhasebe doğruluğunu değil, iş akışı uygunluğunu değerlendirir. Ürün yetenekleri değişebilir, bu nedenle satın almadan önce güncel ayrıntıları doğrulayın.

Google Workspace'in yardımcı olduğu yer

Google Workspace giderle ilgili iş akışlarını destekleyebilir:

• Gmail, makbuzları ve satıcı konuşmalarını tutabilir.
• Drive, makbuzları, beyannameleri ve belgeleri depolayabilir.
• E-tablolar giderleri manuel olarak takip edebilir.
• Takvim proje tarihlerini veya toplantıları gösterebilir.
• Belgeler politikaları veya onayları belgeleyebilir.

Bu kullanışlıdır, ancak bağlantılı bir finans iş akışı ile aynı şey değildir.

Gider e-tablolarının bozulduğu yer

serbest çalışanlar ve müşteri işi ekipleri için gider takibi

Yaygın sorunlar:

• Makbuzlar Drive'da yaşar, müşteri çalışması başka yerde yaşar.
• Giderler belirli bir projeye veya faturaya net olarak bağlanmamıştır.
• Ödeme durumu ve maliyet takibi ayrılmıştır.
• Raporlar manuel dışa aktarma gerektirir.
• Ekip üyeleri hangi giderin hangi müşteriye ait olduğunu bilmiyor.
• Sahibi geliri, giderleri ve teslimat faaliyetini birlikte göremez.

O noktada sorun sadece gider girişi değildir. Sorun bağlantısız operasyonlardır.

Pratik bir Google Workspace gider yönetimi iş akışı

Ekipler, işbirliği için Google Workspace'i kullanmaya devam edebilirken, operasyonel gider kaydını Workspace369'a taşıyabilir. Bir makbuz hala Gmail aracılığıyla gelebilir veya Drive'da bulunabilir, ancak maliyet, neden var olduğunu açıklayan müşteri, proje, hizmet veya faturaya karşı kaydedilmelidir. Raporlama katmanı daha sonra geliri ve maliyetleri, ilişkiyi her ay E-Tablolar'da yeniden oluşturmadan karşılaştırabilir.

Kullanışlı bir geçiş şu şekilde görünür:

1. İletişim ve kaynak belgeleri için Gmail ve Drive'ı kullanışlı oldukları yerde tutun.
2. Gideri, eklenmiş müşteri veya proje bağlamıyla Workspace369'a kaydedin.
3. Maliyetin dahili, geri ödenebilir veya faturalandırılabilir olup olmadığını işaretleyin.
4. Giderleri faturaların, ödemelerin, teslimat ilerlemesinin ve karlılığın yanında gözden geçirin.
5. Başka bir mutabakat elektronik tablosu tutmak yerine raporlama için bağlı kaydı kullanın.

Finansal sonuç için, şunu kullanın: ajans karlılığı rehberi ve faturalanabilir gider takibi kılavuzu.

Gider yönetimi neleri bağlamalıdır

Müşteri işi ekipleri için telefon her şeye bağlıdır: tahminler, faturalar, ödeme durumu, projeler, talepler, dosyalar, takip görevleri, cevapsız aramalar, SMS yanıtları ve müşteri geçmişi. Telefon sistemi iş sisteminin dışındaysa, her çağrı idari iş yükü yaratır.

• Müşteriler ve şirketler
• Projeler, görevler ve hizmet sunumu
• Faturalar, teklifler ve fiyat teklifleri
• Ödemeler, depozitolar, teminatlar ve ödeme planları
• Dosyalar, makbuzlar ve destekleyici belgeler
• Ürün katalogları, envanter ve ilgili olduğunda hizmetler
• Gelir, maliyetler, alacaklar ve karlılık için raporlama

Workspace369; finans bağlamını işin yakınında tutmak için oluşturulmuştur.

Google Workspace - Workspace369 gider iş akışları için karşılaştırması

Gider tabloları yerine Workspace369'u kimler kullanmalı

Workspace369; aşağıdaki durumlarda daha uygun bir seçenektir:

• Giderler belirli müşterilere veya projelere aittir
• Faturalar ve ödemeler operasyonel bağlam gerektirir
• Dosyalar ve makbuzlar işin yanında kalmalı
• İşletme, manuel elektronik tablo temizliği olmadan raporlama istiyor
• Ekiplerin CRM, projeler, gelen kutusu, faturalama, ödemeler, yapay zeka ve giderlere birlikte ihtiyacı var

Bir işletmenin yalnızca çok basit bir gider kaydına ihtiyacı varsa, bir hesap tablosu yeterli olabilir. Giderlerin müşteri işlerini ve raporlamayı desteklemesi gerekiyorsa, bağlantılı bir çalışma alanı daha güçlüdür.

Nihai tavsiye

İşbirliği için Google Workspace kullanın. İşin müşteri işleriyle bağlantılı giderlere ihtiyacı olduğunda Workspace369'u kullanın.

Danışmanlar, ajanslar ve hizmet işletmeleri için giderler genellikle bir elektronik tablonun veya klasörün sağlayabileceğinden daha fazla bağlam gerektirir. Bir maliyet bir müşteriye, projeye, faturaya, ürüne, satın almaya veya teslimat iş akışına ait olabilir. Giderler ayrı olarak takip edilirse, finans operasyonel hikayeyi kaybeder.

Tek kişilik bir işletme için iş akışının nasıl değiştiğini görün: serbest çalışan gider takibi rehberi ve geri ödenebilir maliyetleri şunlarla nasıl koruyacağınızı öğrenin faturalanabilir gider takibi.