Acente karlılığının nasıl takip edileceği

Ajans karlılığı tek bir pano sayısı değildir. Ajansın kazandığı, teslimat maliyetinin ne olduğu, neyin değiştiği, neyin faturalandırıldığı ve neyin gerçekten tahsil edildiği arasındaki ilişkidir.

Kârlı bir ay, kârsız bir müşteriyi gizleyebilir. Yoğun bir ekip zayıf fiyatlandırmayı gizleyebilir. Yüksek kullanım, yeniden işleme ve kapsam kaymasını gizleyebilir. Güçlü rezerve edilmiş gelir, geç faturaları ve ödenmemiş bakiyeleri gizleyebilir.

Amaç, acentenin hala hareket edebileceği düzeyde kârlılığı ölçmektir: müşteri, proje, hizmet hattı ve yinelenen taahhüt.

Dört güvenilir girdi ile başla

1. Tanınan gelir

Ölçüm dönemi boyunca tamamlanan işe atfedilen geliri kullanın. Teslimat birden fazla ay sürdüğünde, gönderilen her fatura veya alınan ödemeyi aynı dönem için gelir olarak otomatik olarak işlemeyin.

Muhasebe politikanız farklı tanıma kuralları gerektirebilir. Operasyonel model, projelerin sorumlu bir şekilde karşılaştırılabilmesi için tutarlı bir yöntem kullanmalıdır.

2. Doğrudan işçilik maliyeti

Müşteriye faturalandırılan tutarı değil, işi teslim eden kişilerin maliyetini hesaplayın.

Pratik bir saatlik işgücü maliyeti, maaş veya yüklenici maliyetine bordro vergileri ve yan haklar için bir tahsis içerebilir. Genel giderlerin bu sayıya mı yoksa ayrı bir katkı marjı görünümüne mi ait olduğuna karar verin, ardından tutarlı kalın.

3. Doğrudan proje giderleri

Serbest çalışanlar, medya, prodüksiyon, seyahat, proje için satın alınan yazılımlar, baskı, stok varlıkları ve geri ödenebilir maliyetler gibi sözleşmeyle ilgili maliyetleri ekleyin.

Bir giderin ücrete dahil olup olmadığını, müşteriye faturalanabilir olup olmadığını, işaretlenip işaretlenmediğini veya karşılanıp karşılanmadığını takip edin.

4. Teslimat süresi

Müşteri, proje, görev, rol ve faturalandırılabilir duruma göre çabayı anlamak için yeterli zamanı takip edin. Amaç çalışan gözetimi değildir. Amaç, fiyatlandırma ve kapsamın ajansın gerçekleştirdiği işi yansıtıp yansıtmadığını bilmektir.

Temel ajans karlılık formülleri

Proje brüt karı

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Proje brüt kar marjı yüzdesi

project gross profit / recognized project revenue

Bir proje 20.000 ABD doları gelir elde ederse, 9.000 ABD doları doğrudan iş gücü kullanırsa ve 1.000 ABD doları doğrudan gider oluşursa:

• Brüt kar 10.000$'dır.
• Brüt kar marjı %50'dir.

Etkin saatlik ücret

recognized revenue / total delivery hours

Bu, sabit ücretli ve sözleşmeli işler için kullanışlıdır çünkü saatler müşteriye gösterilmese bile saat başına elde edilen değeri ortaya çıkarır.

Faturalanabilir kullanım

billable hours / available working hours

Müsait saatleri dikkatlice tanımlayın. Onaylanmış izinleri kaldırın ve tatillerin, eğitimlerin, yönetimin ve iç yatırımların nasıl ele alınacağını belirleyin.

Gerçekleşme oranı

recognized billable value / standard billable value of time worked

Gerçekleşme, indirimleri, iptalleri, kapsam sızıntısını ve sunulan çabayı karşılamayan fiyatlandırmayı vurgular.

Tahsilat oranı

cash collected / invoices due

Kağıt üzerindeki marj, nakit akışı sorunlarını çözmez. Teslimat ekonomisinin yanında faturalama ve tahsilatları izleyin.

Müşteri karlılık görünümü oluşturun

Erken aşama operatörleri için bir elektronik tablo CRM'i pratik olabilir. Ucuz, tanıdık ve esnektir.

• Tanınan gelir.
• Doğrudan işgücü maliyeti.
• Doğrudan giderler.
• Brüt kar ve brüt kar marjı.
• Teslimat saatleri ve etkili saatlik ücret.
• Açık faturalar ve gecikmiş alacaklar.
• Kapsam değişiklikleri ve faturalanmamış işler.
• İndirimler, krediler ve silinen borçlar.
• Hesap yönetimi ve destek yükü.
• Yenileme veya genişleme olasılığı.

Müşteri karlılığı, ölçüm dönemi için tüm aktif projeleri ve yinelenen işleri içermelidir. Kârlı bir amiral gemisi proje, aynı hesaptaki düşük fiyatlı bir destek sözleşmesini gizleyebilir.

Proje karlılık görünümü oluşturun

Proje düzeyinde raporlama şunu yanıtlamalıdır:

1. Ne kadar kazanmayı bekliyorduk?
2. Teslim etmek üzere hangi iş üzerinde anlaştık?
3. Neler tamamlandı?
4. Ne kadar zaman ve gider tüketildi?
5. Neler faturalandırıldı?
6. Neler toplandı?
7. Neler risk altında kalıyor?

İş henüz aktifken tahmini gerçek teslimatla karşılaştırın. Bir sonrası analiz, gelecekteki fiyatlandırmayı iyileştirebilir, ancak mevcut marjı koruyamaz.

Workspace369, sayıların operasyonel bağlamı koruyabilmesi için projeleri, görevleri, zamanı, giderleri, teklifleri, faturaları, ödemeleri, müşteri etkinliğini, dosyaları, iletişimi ve raporları birleştirir.

Sözleşmeleri ayrı olarak takip et

Sözleşmeler, gelir görünümüne ek olarak kapasite ve kapsam görünümüne ihtiyaç duyar.

Ölçmek:

• Tekrarlayan ücret.
• Dahil edilen hizmetler veya kapasite.
• Kullanılan saatler veya teslimat birimleri.
• Doğrudan işgücü ve giderler.
• Aşım onaylandı ve faturalandırıldı.
• Kullanılmayan kapasite ve devir.
• Kapsam dışı talepler.
• Etkin saatlik ücret.
• Brüt kar marjı.

Bir sözleşme, gelir her ay tekrarlandığı için istikrarlı görünebilirken, ek toplantılar, revizyonlar, raporlama ve takip edilmeyen destek yoluyla kar marjı yavaşça aşınır.

Kullanımı sağlıkla karıştırmayın

Kullanım oranı önemlidir çünkü ajanslar uzmanlık ve kapasite satar. Hikayenin tamamını anlatmaz.

Bir ajans aşağıdaki durumlarda yüksek kullanım oranına ve düşük karlılığa sahip olabilir:

• Oranlar çok düşük.
• Kıdemli kişiler acemice iş yapar.
• Sabit ücretli projeler tahmini aşıyor.
• Yeniden çalışma yaygındır.
• Kapsam değişiklikleri onaylanmaz.
• Faturalar gecikiyor.
• Müşteriler geç ödeme yapar veya ücretlere itiraz eder.
• İş, düşük marjlı hizmetlerde yoğunlaşmıştır.

Etkin saatlik oran, marj, gerçekleşme, proje sağlığı ve alacaklar ile kullanımı gözden geçirin.

Bir operasyonel ritim oluşturun

Haftalık

• Eksik zaman ve gider kayıtları.
• Bütçe veya son tarih eşiklerine yaklaşan projeler.
• Yeni kapsam değişiklikleri ve onay durumu.
• Tamamlanmış ancak faturalanmaya hazır olmayan iş.
• Gecikmiş müşteri kararları ve engellenen işler.

Aylık

• Müşteri, proje ve hizmet hattına göre marj.
• Etkin saatlik ücret.
• Faturalanabilir kullanım ve gerçekleşme.
• Gönderilen, vadesi gelen, gecikmiş ve tahsil edilen faturalar.
• Sözleşme kullanımı ve aşımı.
• Tahmini ve fiili kapasite ve gelir.

Üç Aylık

• Fiyatlandırma ve oran değişiklikleri.
• Müşteri yoğunlaşması ve hesap riski.
• Hizmet hattı karlılığı.
• İşe alım ve yüklenici karması.
• Araç ve teslimat ek yükü.
• Genişletilecek, yeniden tasarlanacak veya çıkılacak hesaplar.

Kararlar almak için karlılık sinyallerini kullanın

Yeniden fiyatlandır

Tekrarlayan işler ticari modeli desteklediğinden daha fazla kapasite tükettiğinde fiyatları yükseltin veya yeniden yapılandırın.

Kapsamı yeniden belirle

İstisnaları, onay limitlerini, revizyon sayılarını, yanıt beklentilerini ve fazla kullanım kurallarını netleştirin.

Yeniden personel ata

İşi kaliteyi ve hesap verebilirliği koruyarak uygun role taşıyın.

Standardize et

Şablonlar ve tekrarlanabilir iş akışları önlenebilir kurulum ve yeniden işleme süresini azaltır, ancak uzman yargısı için yer bırakmalıdır.

Tahsilatları iyileştirin

Tamamlama, fatura, son ödeme tarihi, hatırlatma ve çözüm arasındaki gecikmeyi kısaltın. Hesap sahiplerinin müşteri görüşmelerinden önce ödeme bağlamına ihtiyacı vardır.

Yaygın ölçüm hataları

İşlem ücretlerini işçilik maliyeti olarak kullanmak

Faturalandırma oranı gelir mantığıdır. İşgücü maliyeti teslimat ekonomisidir.

Faturalandırılmayan istemci çalışmalarını göz ardı etme

Toplantılar, revizyonlar, hesap yönetimi ve destek, faturada görünmese bile kapasite tüketmeye devam eder.

Farklı kapsam dönemlerini karşılaştırma

Gelir, saatler ve giderler aynı işi ve dönemi ifade etmelidir.

Proje bitene kadar beklemek

Karlılık, ekip hala kapsamı, personel durumunu, programı veya faturalamayı değiştirebildiğinde en değerlidir.

Kararlar olmadan takip numaraları

Herkes okuyabilir, ama kimse sahip değil

Nihai tavsiye

Müşteri ve proje kaydından dışarı doğru karlılığı takip edin. Tanınan gelir, doğrudan işçilik maliyeti, doğrudan giderler ve teslimat süresi ile başlayın. Operasyonel model olgunlaştıkça kullanım, gerçekleşme, etkili saatlik oran, faturalama ve tahsilatları ekleyin.

Kullan ajans zaman takip yazılımı teslimat bağlamını korumak için, profesyonel hizmet faturalama yazılımı ticari kaydı bağlamak ve ajanslar için proje karlılığı yazılımı kararları işe yakın tutmak için.