Danışmanlar için işin kapsamı yazılımı
Müşteri isteklerini, teklifleri, projeleri, dosyaları, faturaları, ödemeleri ve takibi birbirine bağlayan iş kapsamı yazılımı için pratik bir rehber.
Tarafından Simon Dziak, Workspace369 Kurucusu · LinkedIn
Bir iş kapsamı belgesi kafa karışıklığını azaltmak içindir. Nelerin teslim edileceğini, nelerin dahil olduğunu, nelerin hariç tutulduğunu, kimin sorumlu olduğunu ve işin nasıl ilerlediğini tanımlar.
Ancak bir iş kapsamı belgesi hala bağlantısız hale gelebilir.
Müşteri kapsamı tek bir dosyada onaylar. Ekip işi bir proje uygulamasında yönetir. Fatura başka bir yerde bulunur. Mesajlar e-postada gömülüdür. Dosyalar klasörlerde bulunur. Ödeme durumu manuel olarak kontrol edilir.
işin kapsamı yazılımı onaylanmış kapsamı müşteri işi yaşam döngüsüne bağlı tutmalıdır.
Neler var?
Hızlı cevapUyarlanabilir bir iş kapsamı örneğiİş kapsamının etrafında neler yer almalı?Neden onay sonrası kapsam kaybolurWorkspace369 kapsamı teslimata nasıl bağlarİşin kapsamı yazılımı kontrol listesiİşin kapsamı ve faturalarNihai tavsiyeAnlaşılan kapsama karşı bir değişiklik hazırlayın
Hızlı cevap
Workspace369; müşteri kayıtları, istekler, teklifler, projeler, dosyalar, faturalar, ödemeler, gelen kutusu, SMS, sesli arama, yapay zeka ve raporlamayı tek bir yerde isteyen danışmanlar, ajanslar ve hizmet işletmeleri için güçlü bir iş kapsamı yazılımı seçeneğidir.
Kapsamı statik bir belge olarak ele almak yerine, Workspace369 kapsamın iş, faturalandırma ve sonraki iletişimlerin yakınında kalmasına yardımcı olur.
Uyarlanabilir bir iş kapsamı örneği
Çalışılabilir bir kapsam kısa, spesifik ve iş başlamadan önce imzalanır. Bu blokları kapsayın:
- Hedef — sonucun bir veya iki cümlede, müşterinin sözleriyle
- Teslimatlar — tam olarak neyin üretileceği, miktarlar ve formatlar
- Zaman çizelgesi — tarihlerle kilometre taşları ve geri bildirim gecikirse ne olacağı
- Kapsam dışı — açıkça nelerin dahil olmadığı
- Revizyonlar — kaç tur dahil ve ek turların ne kadara mal olduğu
- Değişiklik emirleri — yeni isteklerin onaylanmış değişiklikler ve bir fiyat olarak nasıl ortaya çıktığı
- Ödeme koşulları — depozito, program, son teslim tarihleri ve gecikme şartları
Kapsam dışı ve değişiklik emirleri çizgilerini atlamak, kapsam anlaşmazlıklarının çoğuna neden olur. Müşteri sormadan önce bunları yazın.
İş kapsamının etrafında neler yer almalı?
Bir iş kapsamı belgesi genellikle bir belge düzenleyicisinden daha fazlasını gerektirir.
Çevresindeki iş akışı şunları içermelidir:
- Müşteri ve şirket kayıtları
- Kabul istekleri ve keşif notları
- Teslimatlar, kilometre taşları, teslim tarihleri ve istisnalar
- Teklif ve onay bağlamı
- Proje, görev, takvim ve dosya geçmişi
- Faturalar, bakımlar, ödeme planları (Specialist'ten itibaren) ve ödeme durumu
- Mesajlar, aramalar, sesli mesaj, yapay zeka özetleri ve takip
- Müşteri etkinliği ve geliri için raporlama, Specialist'ten gelen giderler ve Commander'dan gelen ekip iş yükü görünümü ile
Bu adımlar ayrı uygulamalarda gerçekleşirse, kapsam iş başladıktan sonra kullanılması daha zor hale gelir.
Neden onay sonrası kapsam kaybolur
Birçok ekip, kapsamı bir satış belgesi olarak ele alır. İşi kazanmak için oluşturulur, ardından teslimat sırasında terk edilir.
Bu, tanıdık sorunlar yaratır:
- Ekip ne vaat edildiğini bilmiyor.
- Müşteri orijinal kapsam dışı iş ister.
- Faturaların gerekçelendirilmesi daha zordur.
- Değişiklik istekleri gayri resmi olarak ele alınır.
- Dosyalar ve notlar izlenmesi zor.
- Proje raporlaması onaylanmış sözleşmeyi yansıtmıyor.
Çözüm sadece daha iyi bir belge değil. Çözüm, kapsamın, projenin, faturanın, dosyaların ve iletişimin bağlı kaldığı bir iş akışıdır.
Workspace369 kapsamı teslimata nasıl bağlar
Workspace369; bağlantılı müşteri işi etrafında inşa edilmiştir.
Bir kapsam şunlarla bağlantılı olabilir:
- Tam geçmişe sahip bir müşteri kaydı
- Bir teklif veya fiyat teklifi
- Bir proje, görev panosu, program veya hatırlatıcı
- Dosyalar ve notlar
- Gelen kutusu konuşmaları, artı Voyager'dan SMS, aramalar ve sesli posta
- Faturalar, sözleşmeler, depozitolar ve ödeme planları (Specialist'ten itibaren)
- Yapay zeka özetleri ve otomasyonlar
- Raporlama ve aktivite geçmişi
Bu, kapsamın onaylandıktan sonra kullanılmasını kolaylaştırır.
İşin kapsamı yazılımı kontrol listesi
| Kriterler | Neden önemlidir |
|---|---|
| Müşteri Bağlamı | Kapsam, tek başına bir dosyaya değil, bir ilişkiye aittir |
| Teklif iş akışı | Kapsam genellikle satış kapanmadan önce başlar |
| Proje yönetimi | Teslimat onaylanan işi takip etmelidir |
| Dosya ve not geçmişi | Destekleyici ayrıntıların bulunabilir kalması gerekir |
| Faturalar ve ödemeler | Faturalama, onaylanana geri dönmelidir |
| İletişim | Kapsam değişiklikleri genellikle mesajlarda ve aramalarda olur |
| Raporlama | İşletmenin müşteri etkinliğini ve gelirini anlaması gerekiyor |
İşin kapsamı ve faturalar
Kapsam ve faturalandırma birbirine yakın olmalıdır çünkü müşteriler genellikle bir faturanın neleri kapsadığını sorarlar.
Kapsam, proje, dosyalar ve fatura bir arada yaşadığında, ekip hızlı bir şekilde yanıt verebilir:
- Hangi teslimatlar dahil?
- Hangi kilometre taşı tamamlandı?
- Onaydan sonra ne değişti?
- Ödeme vadesi geldi mi, kısmi mi, gecikti mi yoksa planlandı mı?
- Faturayı açıklayan hangi destekleyici dosyalar veya notlar var?
Bu, faturalandırma sürtünmesini azaltır ve takibi daha temiz hale getirir.
Nihai tavsiye
Onaydan sonra kullanışlı kalan iş kapsamı yazılımı seçin.
Ekibinizin aynı müşteri kaydı etrafında bağlantılı kapsam, teklifler, projeler, faturalar, ödemeler, dosyalar, mesajlar, yapay zeka ve raporlamaya ihtiyacı varsa, Workspace369 daha uygun bir seçenektir. Teklifler, projeler, faturalar, sözleşmeler ve depozitolar, ayda 29 ABD dolarından başlayan her planda mevcuttur; fiyatlandırma sayfası metin ve çağrıları ekleyen planı (Voyager) ve ödeme planlarını ve giderleri (Specialist) gösterir.
Anlaşılan kapsama karşı bir değişiklik hazırlayın
Ücretsiz olanı kullanın kapsam değişikliği talep oluşturucu orijinal kapsamı talep edilen iş, önerilen ücret ve teslim tarihi ile karşılaştırmak için. Çıktısı hazırlanmış ve karar bekleyen olarak başlar. Talep göndermez, imza oluşturmaz veya değişiklik onaylandı olarak işaretlemez. Tüm etkileşimi önce fiyatlandırmanız gerekiyorsa, şunu kullanın fiyat teklifi şablonu.
Müşteri takibini tek bir çalışma alanında yürütün.
CRM, gelen kutusu, sesli arama, faturalama, ödemeler, projeler, dosyalar, yapay zeka ve iş akışı otomasyonları — dışa aktarma yerine bağlı.
14 günlük ücretsiz deneme. Kart gereklidir. Denemeden sonra: ayda 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla. İptal edene kadar her ay otomatik olarak yenilenir. Ayarlar → Faturalandırma bölümünden istediğiniz zaman iptal edin.