Відстеження витрат, що підлягають виставленню рахунків, для роботи з клієнтами
Дізнайтеся, як захоплювати, затверджувати, документувати, виставляти рахунки та звітувати про витрати клієнтів, що підлягають оплаті, не втрачаючи квитанцій, контексту проекту чи прибутковості.
Швидка відповідь
- Витрати, що виставляються клієнту, потребують контексту клієнта, проєкту, квитанції, схвалення, податку, націнки та рахунку-фактури.
- Визначте правила відшкодування витрат до їх понесення.
- Відстежуйте відшкодовані та невідшкодовані витрати окремо від професійних гонорарів.
Відстеження витрат, що підлягають виставленню рахунків, — це процес збереження витрат, пов'язаних із клієнтом, від моменту їх понесення до затвердження, виставлення рахунку, оплати та звітності про прибутковість. Квитанції в папці недостатньо. Витрати повинні залишатися пов'язаними з клієнтом, проєктом, угодою та рахунком-фактурою.
Визначте політику витрат до початку роботи
Пропозиція або контракт повинні пояснювати:
- Які категорії витрат підлягають відшкодуванню
- Чи потрібне схвалення клієнта перед покупкою
- Будь-який поріг витрат
- Чи потрібні квитанції
- Чи передаються витрати за собівартістю або з націнкою
- Як обробляються податки, конвертація валют та комісії за картки
- Коли витрати будуть виставлені в рахунок
Зафіксувати повний запис витрат
Записуйте кожну витрату з достатнім контекстом, щоб хтось інший міг її перевірити:
| Поле | Чому це має значення |
|---|---|
| Клієнт та проєкт | Визначає, хто отримав вигоду від витрат |
| Постачальник і дата | Підтримує верифікацію та звітність |
| Сума та валюта | Зберігає оригінальну транзакцію |
| Категорія | Розділяє витрати на подорожі, програмне забезпечення, продукти, підрядників та інші витрати |
| Квитанція або документ | Надає докази для клієнта та книг |
| Затвердження | Показує, що вартість відповідає угоді |
| Статус, що підлягає виставленню рахунків | Розрізняє витрати, що відшкодовуються клієнтом, від накладних витрат |
| Посилання на рахунок-фактуру | Підтверджує, що вартість фактично була виставлена |
| Статус платежу | Підтверджує, чи відшкодував це клієнт |
Розділити три різні стани
Команди часто плутають понесені, виставлені та зібрані витрати. Розрізняйте їх:
- Витрачено: бізнес сплатив або зобов'язався сплатити витрати.
- Виставлено: витрати були включені до рахунку-фактури клієнта.
- Зібрано: клієнт сплатив рахунок-фактуру, що містить витрати.
Ця відмінність має значення для грошових потоків та прибутковість проекту.
Чітко додайте до рахунку оплачувані витрати
Використовуйте окремий пункт або розділ витрат з корисним описом. Додавайте квитанції, коли це необхідно, але уникайте розкриття непов'язаних внутрішніх покупок або конфіденційної інформації. приклади рахунків-фактур для консультантів показати одну чітку структуру.
Звіт про відшкодовані та невідшкодовані витрати
Перегляд:
- Загальна вартість проєкту
- Витрати, що підлягають виставленню рахунків, проти витрат, що не підлягають виставленню рахунків
- Витрати, що очікують на затвердження
- Витрати, які ще не виставлені рахунком
- Виставлені витрати, які ще не сплачені
- Націнка або дохід від обробки
- Вплив витрат на прибутковість проєкту та клієнта
Workspace369 надає відстеження витрат для фрілансерів та команд, що працюють з клієнтами утримуючи витрати поруч із клієнтами, проєктами, рахунками, платежами, файлами та звітами.