Відстеження витрат, що підлягають виставленню рахунків, для роботи з клієнтами
Дізнайтеся, як захоплювати, затверджувати, документувати, виставляти рахунки та звітувати про витрати клієнтів, що підлягають оплаті, не втрачаючи квитанцій, контексту проекту чи прибутковості.
Що всередині?
Визначте політику витрат до початку роботиЗафіксувати повний запис витратРозділити три різні станиЧітко додайте до рахунку оплачувані витратиЗвіт про відшкодовані та невідшкодовані витратиВідстеження витрат, що выставляються клієнту, — це процес збереження витрат, пов'язаних із клієнтом, від моменту їх виникнення до затвердження, виставлення рахунку, оплати та звітності про прибутковість. Квитанції в папці недостатньо. Витрати мають залишатися пов'язаними з клієнтом, проєктом, угодою та рахунком-фактурою. робочий процес відстеження витрат фрілансера показує, як виглядає це з'єднання всередині живого робочого простору.
Визначте політику витрат до початку роботи
Пропозиція або контракт повинні пояснювати:
- Які категорії витрат підлягають відшкодуванню
- Чи потрібне схвалення клієнта перед покупкою
- Будь-який поріг витрат
- Чи потрібні квитанції
- Чи передаються витрати за собівартістю або з націнкою
- Як обробляються податки, конвертація валют та комісії за картки
- Коли витрати будуть виставлені в рахунок
Зафіксувати повний запис витрат
Записуйте кожну витрату з достатнім контекстом, щоб хтось інший міг її перевірити:
| Поле | Чому це має значення |
|---|---|
| Клієнт та проєкт | Визначає, хто отримав вигоду від витрат |
| Постачальник і дата | Підтримує верифікацію та звітність |
| Сума та валюта | Зберігає оригінальну транзакцію |
| Категорія | Розділяє витрати на подорожі, програмне забезпечення, продукти, підрядників та інші витрати |
| Квитанція або документ | Надає докази для клієнта та книг |
| Затвердження | Показує, що вартість відповідає угоді |
| Статус, що підлягає виставленню рахунків | Розрізняє витрати, що відшкодовуються клієнтом, від накладних витрат |
| Посилання на рахунок-фактуру | Підтверджує, що вартість фактично була виставлена |
| Статус платежу | Підтверджує, чи відшкодував це клієнт |
Розділити три різні стани
Команди часто плутають понесені, виставлені та зібрані витрати. Розрізняйте їх:
- Витрачено: бізнес сплатив або зобов'язався сплатити витрати.
- Виставлено: витрати були включені до рахунку-фактури клієнта.
- Зібрано: клієнт сплатив рахунок-фактуру, що містить витрати.
Ця відмінність має значення для грошових потоків та прибутковість проекту.
Чітко додайте до рахунку оплачувані витрати
Використовуйте окремий пункт або розділ витрат з корисним описом. Додавайте квитанції, коли це необхідно, але уникайте розкриття непов'язаних внутрішніх покупок або конфіденційної інформації. приклади рахунків-фактур для консультантів показати одну чітку структуру.
Звіт про відшкодовані та невідшкодовані витрати
Перегляд:
- Загальна вартість проєкту
- Витрати, що підлягають виставленню рахунків, проти витрат, що не підлягають виставленню рахунків
- Витрати, що очікують на затвердження
- Витрати, які ще не виставлені рахунком
- Виставлені витрати, які ще не сплачені
- Націнка або дохід від обробки
- Вплив витрат на прибутковість проєкту та клієнта
Workspace369 надає відстеження витрат для фрілансерів та команд, що працюють з клієнтами утримуючи витрати поруч із клієнтами, проєктами, рахунками, платежами, файлами та звітами.
Застосуйте на практиці
Керуйте подальшою роботою з клієнтами в одному робочому просторі.
CRM, інбокс, голос, виставлення рахунків, платежі, проєкти, файли, ШІ та автоматизація робочих процесів — пов'язані, а не експортовані.