На цій сторінці
Коротше кажучи
Рахунок-аванс — це рахунок на авансову частину узгодженого гонорару, який надсилається після того, як клієнт прийняв пропозицію, і до початку роботи. Він повинен містити інформацію про проєкт, загальну узгоджену суму, відсоток та суму авансу, термін оплати, спосіб оплати та примітку про те, що аванс буде зараховано проти фінального рахунку. Багато фрилансерів просять від 25% до 50%.
Що включити до рахунку-авансу
Рахунок-аванс має ті ж основи, що й будь-який рахунок, плюс чітке посилання на повну суму:
- Ваші бізнес-дані та платіжні дані клієнта
- Унікальний номер рахунку-фактури та дата виставлення
- Назва проєкту та посилання на прийняту пропозицію або договір
- Загальна узгоджена вартість проєкту
- Рядок авансу: наприклад «Аванс — 50% від вартості проєкту $6,000»
- Податок, якщо він застосовується до авансу у вашій місцевості
- Термін оплати, бажано до дати початку роботи
- Як оплатити: посилання на оплату або банківські реквізити
- Примітка: «Цей аванс буде зараховано проти фінального рахунку»
Приклад
Проєкт: бренд-ідентика, узгоджена вартість $6,000. Рахунок-аванс INV-041: «Аванс — 50% від вартості проєкту $6,000: $3,000. Термін оплати: до отримання; робота починається після отримання оплати». Фінальний рахунок INV-047: «Проєкт бренд-ідентики: $6,000. Мінус сплачений аванс (INV-041): −$3,000. Залишок до сплати: $3,000».
Який розмір авансу просити
Багато фрилансерів та невеликих студій просять від 25% до 50% від фіксованої вартості проєкту до його початку. Більші проєкти часто розбивають оплату на аванс та поетапні платежі. Що б ви не обрали, спершу вкажіть це у пропозиції та договорі, щоб рахунок-аванс не став несподіванкою.
Аванс проти ретейнера проти гарантійного депозиту
Аванс за проєкт — це частина гонорару, сплачена наперед, яка зараховується у фінальному рахунку. Ретейнер — це періодична плата за постійний доступ або роботу. Гарантійний депозит — це повернення суми, що утримується на випадок пошкодження або втрати, поширений у оренді та на заходах. Чи є аванс поверненним, залежить від вашого договору та місцевого законодавства, тому чітко це вкажіть.
Зберігайте аванс разом із пропозицією та фінальним рахунком
Найшвидший шлях: пропозиція, договір, аванс, старт. У Workspace369 затверджена пропозиція, рахунок-аванс з посиланням на оплату та фінальний рахунок знаходяться в одному записі клієнта, тому ви можете одразу побачити, скільки сплачено і скільки ще залишилося.
Поширені запитання
Чи відрізняється рахунок-аванс від звичайного рахунку?
Він має той самий формат і деталі, але виставляє рахунок лише за частину узгодженої суми та вказує це. Надайте йому власний номер рахунку та посилайтеся на нього у фінальному рахунку, коли зараховуєте аванс.
Чи слід починати роботу до сплати авансу?
Багато фрилансерів — ні. Фраза «робота починається після отримання авансу» у пропозиції та на рахунку захищає ваш час та чітко визначає дату початку.
Чи повертається аванс?
Це залежить від вашого договору та законодавства країни, де ви працюєте. Багато договорів роблять аванс неповерненним після початку роботи, щоб покрити вже витрачений час. Чітко вкажіть у договорі, що станеться у разі скасування проєкту.
Як облікувати аванс у своїй бухгалтерії?
Правила відрізняються залежно від країни та методу обліку. У багатьох системах нарахування аванс за роботу, яка ще не виконана, обліковується як зобов'язання (відкладений дохід) до моменту надання послуги. Проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером.
