Відеоурок 6 з 7
Як створити й надіслати рахунок-фактуру у Workspace369: покроково
Щоб створити рахунок-фактуру у Workspace369, відкрийте «Рахунки-фактури» в розділі «Фінанси» й натисніть «Новий рахунок-фактура». Дайте йому назву, виберіть клієнта й додайте послуги з каталогу; ставка податку підставляється з ваших налаштувань, а термін оплати відповідає вашим стандартним умовам. Відкрийте вкладку «План оплати», щоб розбити загальну суму на платежі в розстрочку, або вкладку «Повторення», щоб надсилати новий рахунок-фактуру за графіком. Натисніть «Надіслати», щоб надіслати його електронною поштою чи SMS. Коли платіж надходить іншим способом, зареєструйте його на вкладці «Оплата», і в списку «Рахунки-фактури» рахунок матиме статус «частково оплачено», а решту ще належить сплатити.
Що ви дізнаєтеся
- Як читати статуси рахунків-фактур: оплачено, чернетка, прострочено й частково оплачено
- Як створити рахунок-фактуру з каталогу з уже заповненими ставкою податку й терміном оплати
- Як розбити рахунок-фактуру на платежі в розстрочку і що робить вкладка «Повторення»
- Як надіслати рахунок-фактуру електронною поштою чи SMS
- Як зареєструвати платіж за окремим внеском
- Як побачити, що ще належить сплатити, і завантажити або надрукувати PDF
Часті запитання
Поширені запитання
Чи можна розбити рахунок-фактуру на платежі в розстрочку у Workspace369?
Так. Відкрийте вкладку «План оплати» рахунку-фактури й виберіть «Розстрочка». Загальну суму буде розділено на рівні платежі, за замовчуванням — три щомісячні, і можна змінити кількість платежів, їхню періодичність і дату початку. Графік показує кожну дату й суму.
Як зареєструвати платіж, що надійшов банківським переказом або готівкою?
Відкрийте вкладку «Оплата» рахунку-фактури. Кожен внесок має власну кнопку «Зареєструвати платіж». Виберіть, як клієнт заплатив, додайте номер платежу, якщо він є, і збережіть платіж. Після цього в списку «Рахунки-фактури» рахунок матиме статус «частково оплачено», а решту ще належить сплатити.
Чи можуть клієнти оплатити рахунок-фактуру Workspace369 онлайн?
Так, якщо ви підключили Stripe. Кожен внесок має власне посилання на оплату, тож клієнт може оплатити онлайн карткою.
Чи можна надіслати рахунок-фактуру через SMS?
Так. Натисніть «Надіслати» й виберіть надсилання електронною поштою чи SMS. Лист уже складено за вас, із вкладеним PDF рахунку-фактури.
Чи можна налаштувати повторюваний рахунок-фактуру?
Так. Для клієнтів, яким ви виставляєте рахунки за графіком, вкладка «Повторення» рахунку-фактури сама надсилає новий рахунок-фактуру в кожну дату.
Повна розшифровка
З поверненням. У цьому відео ми детальніше розглянемо рахунки-фактури: створимо рахунок з нуля, установимо його дати, розіб’ємо на план оплати, надішлемо й відстежуватимемо платежі в міру їх надходження.
Відкрийте «Рахунки-фактури» в розділі «Фінанси». Кожен рахунок-фактура показує свій статус: оплачено, чернетка, прострочено чи частково оплачено, а також скільки ще належить сплатити. Натисніть «Новий рахунок-фактура».
Дайте йому назву й виберіть клієнта. Цей рахунок-фактура для Drew з Walsh Logistics. Електронна пошта й номер телефону Drew заповнюються автоматично, тож рахунок-фактуру можна надіслати поштою чи SMS. Натисніть «Додати нову позицію». Виберіть послугу з каталогу або перейдіть на «Разова», щоб додати оплату лише до цього рахунку-фактури. Укажіть кількість дванадцять і додайте позицію. Ставка податку підставляється з ваших налаштувань, а загальна сума оновлюється в процесі. У розділі «Дати рахунку-фактури» термін оплати відповідає вашим стандартним умовам: тридцять днів від сьогодні. Тут можна змінити будь-яку з дат.
Для більшого замовлення відкрийте вкладку «План оплати» й виберіть «Розстрочка». Загальну суму буде розділено на три щомісячні платежі. Можна змінити кількість платежів, їхню періодичність і дату початку. Графік показує кожну дату й суму, тож Drew точно знає, скільки й коли треба сплатити. А для клієнтів, яким ви виставляєте рахунки за графіком, вкладка «Повторення» сама надсилає новий рахунок-фактуру в кожну дату.
Коли все готово, натисніть «Надіслати». Його можна надіслати електронною поштою чи SMS. Лист уже складено за вас, із вкладеним PDF. Натисніть «Надіслати лист», і він уже в дорозі.
Коли платіж надходить іншим способом, наприклад банківським переказом, додайте його самостійно. Відкрийте вкладку «Оплата». Кожен внесок має власну кнопку «Зареєструвати платіж». А якщо ви підключили Stripe, то й власне посилання на оплату, тож Drew може оплатити онлайн карткою. Виберіть, як Drew заплатив, додайте номер платежу та збережіть платіж.
Повернувшись до списку «Рахунки-фактури», бачимо, що рахунок тепер має статус «частково оплачено»: перший платіж надійшов, а решту ще належить сплатити. Щоб завантажити або надрукувати PDF, відкрийте меню біля рахунку-фактури й виберіть «PDF рахунку-фактури». Ось і все про рахунки-фактури в деталях. У наступному відео ми налаштуємо автоматичні нагадування про оплату.
Більше уроків
Готові, коли ви будете готові
Дивіться, де Workspace369 вписується у ваш робочий процес з клієнтами.
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
