Відеоурок 7 з 7
Як налаштувати автоматичні нагадування про оплату у Workspace369
Щоб налаштувати автоматичні нагадування про оплату у Workspace369, відкрийте «Робочі процеси» в розділі «Комунікації», натисніть «Новий робочий процес» і в групі «Рахунки» виберіть шаблон «Ескалаційні нагадування про неоплачені рахунки». Він починає діяти наступного дня після терміну оплати рахунку-фактури й надсилає м’яке нагадування, через тиждень — суворіше, а потім останнє попередження, і в кожному листі вже підставлено ім’я клієнта, номер рахунку-фактури, суму й термін оплати. Окремий крок перевіряє рахунок-фактуру перед кожним нагадуванням, тож нагадування припиняються, щойно його оплачено. Натисніть «Активувати», і процес працюватиме сам щоразу, коли рахунок-фактуру буде прострочено.
Що ви дізнаєтеся
- Як створити робочий процес із шаблону «Ескалаційні нагадування про неоплачені рахунки»
- Коли починаються нагадування і що містить кожен лист
- Як нагадування припиняються, щойно рахунок-фактуру оплачено
- Як змінити час очікування між нагадуваннями
- Як увімкнути робочий процес, призупинити його й переглянути запуски
Часті запитання
Поширені запитання
Як налаштувати автоматичні нагадування про оплату у Workspace369?
Відкрийте «Робочі процеси» в розділі «Комунікації», натисніть «Новий робочий процес» і в групі «Рахунки» виберіть шаблон «Ескалаційні нагадування про неоплачені рахунки». Перевірте листи, а потім натисніть «Активувати». Відтепер процес працюватиме сам щоразу, коли рахунок-фактуру буде прострочено.
Чи припиняються нагадування, коли клієнт платить?
Так. У шаблоні є крок, який перевіряє рахунок-фактуру перед кожним нагадуванням. Щойно рахунок-фактуру оплачено, нагадування припиняються.
Чи можна змінити текст листів-нагадувань?
Так. Кожен лист уже складено за вас: ім’я клієнта, номер рахунку-фактури, сума й термін оплати підставляються автоматично, і ви можете змінити будь-яке формулювання.
Скільки часу минає між нагадуваннями?
Шаблон починає наступного дня після терміну оплати з м’якого нагадування, чекає шість днів перед суворішим листом, а потім надсилає останнє попередження. Натисніть на крок очікування, щоб змінити його тривалість.
Чи можна вимкнути нагадування про оплату?
Так. Ви можете будь-коли призупинити робочий процес. Щоразу, коли він запускається, ви бачитимете це на вкладці «Запуски».
Повна розшифровка
З поверненням. У цьому відео ми налаштуємо автоматичні нагадування про оплату, щоб клієнт, який ще не заплатив, отримав від вас звістку, а вам не довелося писати жодного листа.
Відкрийте «Робочі процеси» в розділі «Комунікації». Робочий процес запускається сам, коли щось стається, наприклад коли рахунок-фактуру прострочено. Натисніть «Новий робочий процес».
Почніть із шаблону. У групі «Рахунки» виберіть «Ескалаційні нагадування про неоплачені рахунки». Він надсилає м’яке нагадування, через тиждень — суворіше, а потім останнє попередження. Натисніть «Використати шаблон».
Процес запускається, коли платіж прострочено. У цьому шаблоні він стартує наступного дня після терміну оплати. Перший лист уже складено за вас: ім’я клієнта, номер рахунку-фактури, сума й термін оплати підставляються автоматично. Змінюйте будь-які формулювання на свій смак.
Цей крок перевіряє рахунок-фактуру перед кожним нагадуванням. Щойно його оплачено, нагадування припиняються. Потім процес чекає шість днів і надсилає суворіший лист. Натисніть на крок очікування, щоб змінити його тривалість. Усе, що ще потребує уваги, позначено тут. Відкрийте наступні листи й перевірте поштову скриньку, з якої вони надсилаються.
Коли все виглядає правильно, натисніть «Активувати». Тепер процес увімкнено, і він працює сам щоразу, коли рахунок-фактуру прострочено. Ви можете будь-коли його призупинити. Щоразу, коли він запускається, ви бачитимете це тут, на вкладці «Запуски». Ось і все про автоматичні нагадування про оплату. У наступному відео ми налаштуємо ваш каталог товарів.
Більше уроків
Готові, коли ви будете готові
Дивіться, де Workspace369 вписується у ваш робочий процес з клієнтами.
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
