Cách sử dụng Google Workspace làm CRM (và nơi nó gặp sự cố)

Có, bạn có thể sử dụng Google Workspace làm CRM — cho khoảng mười hai khách hàng.

Mỗi nhóm nhỏ đều thử trước: một Bảng tính cho danh bạ, Gmail cho các cuộc trò chuyện, Danh bạ để biết chi tiết, có thể là một danh sách Tác vụ để theo dõi. Đây là cách để thiết lập đó hoạt động càng lâu càng tốt — và điểm chính xác mà nó ngừng hoạt động.

Trả lời nhanh

Bạn có thể ứng biến CRM bằng Google Sheets, Gmail và Danh bạ: một bảng tính làm danh sách khách hàng, các cột cho trạng thái và bước tiếp theo, và kỷ luật nghiêm ngặt. Nó gặp sự cố về lịch sử chia sẻ, theo dõi và mọi thứ ngoài giai đoạn liên hệ — không có yêu cầu, dự án, hóa đơn hoặc lời nhắc. Một hệ thống công việc khách hàng như Workspace369 sẽ tiếp quản khi mối quan hệ tiếp tục vào giai đoạn cung cấp dịch vụ và thanh toán.

Thiết lập hoạt động (trong thời gian ngắn)

• Một bảng tính làm danh sách khách hàng — tên, công ty, email, điện thoại, trạng thái, bước tiếp theo, lần liên hệ cuối
• Nhãn trong Gmail — một nhãn cho mỗi khách hàng hoặc giai đoạn để các luồng có thể tìm thấy
• Danh bạ để biết chi tiết — bản ghi email và điện thoại chính thức
• Một đánh giá hàng tuần — mỗi thứ Sáu, cập nhật bảng tính và đặt ra từng bước tiếp theo

Kỷ luật là hệ thống. Khoảnh khắc bảng tính trở nên lỗi thời, mọi thứ phía sau nó cũng vậy.

Nơi CRM ứng biến bị lỗi

• Không có lịch sử chia sẻ — bản ghi nằm trong hộp thư đến của từng người; đồng nghiệp không thể thấy những gì đã được nói
• Không có hệ thống theo dõi — một bước tiếp theo mà ai đó phải nhớ đọc
• Không có gì ngoài thông tin liên hệ — không có yêu cầu, dự án, đề xuất, hóa đơn hoặc trạng thái thanh toán
• Không có lời nhắc — các lần theo dõi quá hạn và hóa đơn chưa thanh toán xuất hiện một cách tình cờ
• Không có báo cáo — doanh thu, công việc đang mở và giá trị khách hàng cần được tổng hợp thủ công mỗi lần

Hệ thống công việc khách hàng thực tế bổ sung những gì

Một hệ thống phù hợp giúp duy trì bản ghi sau khi liên hệ: tiếp nhận và yêu cầu, dự án và tệp, mọi email và SMS trong một hộp thư đến, đề xuất, hóa đơn, thanh toán, lời nhắc và báo cáo. Đó là những gì Workspace369 — trung tâm CRM workspace cho thấy mô hình chi tiết.

Khi nào nên thực hiện việc chuyển đổi

Chuyển sang khi bất kỳ điều nào sau đây trở thành hàng ngày: việc theo dõi phụ thuộc vào trí nhớ, hai người trả lời khách hàng khác nhau, tình trạng hóa đơn yêu cầu hỏi han, hoặc thư thoại của khách hàng trở thành một ghi chú dán. Hầu hết các nhóm sẽ đạt đến điểm này trong vòng mười khách hàng hoạt động đầu tiên của họ.

Khuyến nghị cuối cùng

Sử dụng thiết lập bảng tính một cách có chủ đích khi nó còn hiệu lực — một danh sách, xem xét hàng tuần, không có ngoại lệ. Khi kỷ luật bắt đầu tốn kém hơn phần mềm, hãy chuyển sang một hệ thống giữ gìn hồ sơ. Bắt đầu với trung tâm phần mềm CRM workspace hoặc CRM tốt nhất cho Google Workspace so sánh.