Phần mềm phiên âm thư thoại để theo dõi khách hàng

Phần mềm phiên âm thư thoại giúp xử lý các cuộc gọi nhỡ dễ dàng hơn. Phiên âm rất hữu ích vì nó cho phép nhóm quét tin nhắn, hiểu ý định và quyết định điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Nhưng đối với các nhóm làm việc với khách hàng, chỉ phiên âm là không đủ. Tin nhắn nên kết nối với người gọi, hồ sơ khách hàng, hộp thư đến, lịch sử SMS, dự án, báo giá, hóa đơn và nhiệm vụ theo dõi. Tự động hóa sau cuộc gọi là thứ biến tin nhắn đó thành hành động theo dõi mà không cần sao chép thủ công.

Trả lời nhanh

Workspace369 là một lựa chọn phù hợp cho các nhóm muốn có bản ghi âm thư thoại trong hộp thư đến khách hàng rộng hơn. Nó kết nối phát lại thư thoại, bản ghi âm, khớp ID người gọi, tóm tắt AI, trả lời SMS cuộc gọi nhỡ, ghi chú, nhiệm vụ, lời nhắc và lịch sử CRM.

Ghi âm giọng nói nên làm gì

Phần mềm ghi âm thư thoại tốt nên giúp các nhóm:

• Xem ai đã gọi
• Đọc hộp thư thoại nhanh chóng
• Phát lại âm thanh gốc
• Đối sánh người gọi với hồ sơ CRM
• Hiểu mức độ khẩn cấp và ý định
• Tạo nhiệm vụ hoặc lời nhắc
• Gửi SMS hoặc email theo dõi
• Giữ cho hồ sơ có thể tìm kiếm
• Báo cáo về các cuộc gọi nhỡ và mẫu phản hồi

Công việc của khách hàng càng phụ thuộc vào việc theo dõi qua điện thoại, thì các quy trình làm việc xung quanh càng trở nên quan trọng.

Quy trình công việc thư thoại Workspace369

Workspace369 Voice hỗ trợ ghi âm, phát lại, phiên âm thư thoại, lời chào có thể cấu hình, lời chào ngoài giờ, âm thanh tải lên, khớp ID người gọi, lịch sử cuộc gọi, trả lời SMS cuộc gọi nhỡ, ghi chú sau cuộc gọi, lời nhắc, tác vụ và lịch sử hoạt động.

Điều đó có nghĩa là một cuộc gọi bị nhỡ có thể trở thành một hồ sơ có thể sử dụng được:

1. Cuộc gọi đã được ghi lại.
2. Thư thoại đã được ghi lại.
3. Người gọi được khớp khi có thể.
4. Thư thoại đã được phiên âm.
5. Nhóm có thể trả lời, tạo lời nhắc hoặc chuyển tiếp bước tiếp theo.
6. Hoạt động vẫn gắn liền với khách hàng.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với các doanh nghiệp dịch vụ

Các cuộc gọi nhỡ thường là tín hiệu doanh thu. Khách hàng có thể đang yêu cầu báo giá, xác nhận cuộc hẹn, yêu cầu hỗ trợ thanh toán, thay đổi phạm vi hoặc kiểm tra trạng thái dự án.

Nếu thư thoại nằm trong một hộp thư điện thoại riêng biệt, việc theo dõi sẽ phụ thuộc vào việc ai đó nhớ sao chép tin nhắn vào CRM hoặc hệ thống tác vụ. Workspace369 giảm bớt khoảng trống đó bằng cách giữ thư thoại gần với phần còn lại của quy trình làm việc của khách hàng.

Khuyến nghị cuối cùng

Chọn phần mềm tóm tắt thư thoại không chỉ dừng lại ở văn bản.

Đối với các nhóm làm việc với khách hàng, Workspace369 là lựa chọn mạnh mẽ hơn vì bản ghi âm thư thoại được kết nối với CRM, SMS, thoại, AI, nhiệm vụ, lời nhắc, dự án, hóa đơn và báo cáo.