Trên trang này
Nói tóm lại
Hóa đơn đặt cọc là hóa đơn cho một phần phí đã thỏa thuận được thanh toán trước, được gửi sau khi khách hàng chấp nhận đề xuất và trước khi bắt đầu công việc. Nó nên hiển thị dự án, tổng phí đã thỏa thuận, tỷ lệ phần trăm và số tiền đặt cọc, ngày đến hạn, cách thanh toán và ghi chú rằng khoản đặt cọc sẽ được ghi có vào hóa đơn cuối cùng. Nhiều người làm nghề tự do yêu cầu từ 25% đến 50%.
Những gì cần đưa vào hóa đơn đặt cọc
Hóa đơn đặt cọc có các yếu tố cơ bản giống như bất kỳ hóa đơn nào, cộng thêm một liên kết rõ ràng đến tổng phí:
- Thông tin doanh nghiệp của bạn và thông tin thanh toán của khách hàng
- Một số hóa đơn duy nhất và ngày phát hành
- Tên dự án và tham chiếu đến đề xuất hoặc hợp đồng đã được chấp nhận
- Tổng phí đã thỏa thuận cho dự án
- Dòng đặt cọc: ví dụ “Đặt cọc — 50% phí dự án $6.000”
- Thuế, nếu áp dụng cho khoản đặt cọc nơi bạn làm việc
- Ngày đến hạn, lý tưởng là trước ngày bắt đầu
- Cách thanh toán: liên kết thanh toán hoặc chi tiết ngân hàng
- Ghi chú: “Khoản đặt cọc này sẽ được ghi có vào hóa đơn cuối cùng”
Ví dụ
Dự án: nhận diện thương hiệu, phí thỏa thuận $6.000. Hóa đơn đặt cọc INV-041: “Đặt cọc — 50% phí dự án $6.000: $3.000. Đến hạn khi nhận được; công việc bắt đầu khi nhận được thanh toán.” Hóa đơn cuối cùng INV-047: “Dự án nhận diện thương hiệu: $6.000. Trừ đặt cọc đã thanh toán (INV-041): −$3.000. Số dư phải trả: $3.000.”
Nên yêu cầu đặt cọc bao nhiêu?
Nhiều người làm nghề tự do và các studio nhỏ yêu cầu 25% đến 50% phí dự án cố định trước khi bắt đầu. Các dự án lớn hơn thường chia phí thành khoản đặt cọc và các khoản thanh toán theo giai đoạn. Dù bạn chọn cách nào, hãy đưa vào đề xuất và hợp đồng trước, để hóa đơn đặt cọc không gây bất ngờ.
Đặt cọc so với phí duy trì so với tiền đặt cọc an ninh
Đặt cọc dự án là một phần phí được thanh toán trước và được ghi có vào hóa đơn cuối cùng. Phí duy trì là một khoản phí định kỳ để được truy cập hoặc làm việc liên tục. Tiền đặt cọc an ninh là một khoản tiền có thể hoàn lại được giữ để đề phòng hư hỏng hoặc mất mát, phổ biến trong cho thuê và sự kiện. Việc đặt cọc có được hoàn lại hay không tùy thuộc vào hợp đồng của bạn và luật pháp địa phương, vì vậy hãy nêu rõ.
Giữ khoản đặt cọc cùng với đề xuất và hóa đơn cuối cùng
Con đường nhanh nhất là đề xuất, hợp đồng, đặt cọc, khởi động. Trong Workspace369, đề xuất đã phê duyệt, hóa đơn đặt cọc với liên kết thanh toán và hóa đơn cuối cùng đều nằm trên cùng một hồ sơ khách hàng, vì vậy bạn có thể xem nhanh những gì đã được thanh toán và những gì vẫn còn nợ.
Các câu hỏi thường gặp
Hóa đơn đặt cọc có giống hóa đơn thông thường không?
Nó có cùng định dạng và chi tiết, nhưng chỉ tính phí một phần phí đã thỏa thuận và nêu rõ điều đó. Hãy đặt số hóa đơn riêng và tham chiếu đến nó trên hóa đơn cuối cùng khi bạn ghi có khoản đặt cọc.
Tôi có nên bắt đầu công việc trước khi nhận được tiền đặt cọc không?
Nhiều người làm nghề tự do thì không. Việc ghi “công việc bắt đầu khi nhận được tiền đặt cọc” trong đề xuất và trên hóa đơn sẽ bảo vệ thời gian của bạn và xác định rõ ngày bắt đầu.
Khoản đặt cọc có được hoàn lại không?
Tùy thuộc vào hợp đồng của bạn và luật pháp nơi bạn làm việc. Nhiều hợp đồng quy định khoản đặt cọc không được hoàn lại sau khi công việc đã bắt đầu, để bù đắp thời gian đã bỏ ra. Nêu rõ trong hợp đồng điều gì xảy ra nếu dự án bị hủy.
Làm thế nào để ghi nhận khoản đặt cọc vào sổ sách kế toán của tôi?
Quy tắc khác nhau tùy theo quốc gia và phương pháp kế toán. Trong nhiều hệ thống kế toán dồn tích, khoản đặt cọc cho công việc chưa thực hiện được ghi nhận là một khoản nợ phải trả (doanh thu chưa thực hiện) cho đến khi bạn bàn giao. Hãy kiểm tra với kế toán của bạn.
