Trên trang này
Nói tóm lại
Thỏa thuận hợp đồng định kỳ nên nêu tên các bên, loại hợp đồng định kỳ (giờ, sản phẩm bàn giao hoặc quyền truy cập), phạm vi hàng tháng, phí và ngày lập hóa đơn, điều khoản thanh toán, điều gì xảy ra với thời gian chưa sử dụng, cách báo giá và tính phí cho công việc bổ sung, thời gian phản hồi, thời hạn và gia hạn, cách mỗi bên có thể chấm dứt hợp đồng, quyền sở hữu, bảo mật và chữ ký. Trang này là điểm khởi đầu bằng ngôn ngữ đơn giản, không phải lời khuyên pháp lý.
Chọn loại hợp đồng định kỳ trước
Hầu hết các tranh chấp về hợp đồng định kỳ đến từ câu trả lời mơ hồ cho câu hỏi "phí hàng tháng bao gồm những gì?". Chọn một mô hình và ghi lại:
- Hợp đồng định kỳ theo giờ: một khối giờ cố định mỗi tháng, chẳng hạn như 20 giờ với giá 2.000 đô la, với mức phí theo giờ cho thời gian bổ sung
- Hợp đồng định kỳ theo sản phẩm bàn giao: một đầu ra cố định mỗi tháng, chẳng hạn như bốn bài đăng blog và một bản tin
- Hợp đồng định kỳ tư vấn (access retainer): sẵn sàng tư vấn và gọi điện trong giới hạn đã thỏa thuận, không có số giờ cố định
- Hợp đồng định kỳ trả trước: khách hàng trả một khoản tiền đặt cọc mà bạn khấu trừ vào hóa đơn (thường được các nhà tư vấn và công ty luật sử dụng)
Mẫu thỏa thuận hợp đồng định kỳ: các điều khoản cần bao gồm
Sao chép các tiêu đề này vào thỏa thuận của bạn và điền vào từng tiêu đề bằng ngôn ngữ đơn giản:
- Các bên và ngày có hiệu lực: doanh nghiệp của bạn, khách hàng và thời điểm hợp đồng định kỳ bắt đầu
- Dịch vụ và phạm vi hàng tháng: số giờ, sản phẩm bàn giao hoặc quyền truy cập được bao gồm, và những gì không bao gồm
- Phí và thanh toán: số tiền hàng tháng, ngày lập hóa đơn (ví dụ: ngày 1 hàng tháng, trả trước) và tiền tệ
- Điều khoản thanh toán: ngày đến hạn, các phương thức thanh toán được chấp nhận và bất kỳ khoản phí trễ hạn nào được phép nơi bạn làm việc
- Giờ chưa sử dụng: liệu giờ chưa sử dụng có hết hạn, chuyển sang tháng tiếp theo, hay chuyển sang một giới hạn nhất định
- Vượt quá và công việc bổ sung: mức phí cho thời gian vượt quá hợp đồng định kỳ, và liệu nó có cần phê duyệt bằng văn bản trước không
- Thời gian phản hồi và tính sẵn sàng: giờ làm việc, tốc độ bạn trả lời và cách xử lý các yêu cầu khẩn cấp
- Thời hạn, gia hạn và thông báo: thời hạn tối thiểu, gia hạn hàng tháng tự động và thời gian thông báo mà một trong hai bên đưa ra để chấm dứt (thường là 30 ngày)
- Quyền sở hữu và sử dụng danh mục đầu tư: ai sở hữu tác phẩm đã hoàn thành sau khi thanh toán, và liệu bạn có thể hiển thị nó không
- Bảo mật, trách nhiệm pháp lý và chữ ký, cùng với ngày mỗi bên ký
Ví dụ về cách diễn đạt cho các điều khoản chính
Phí: “Khách hàng trả phí hợp đồng định kỳ hàng tháng là 2.000 đô la, hóa đơn vào ngày 1 hàng tháng và có thời hạn thanh toán trong vòng 7 ngày.” Phạm vi: “Hợp đồng định kỳ bao gồm tối đa 20 giờ hỗ trợ thiết kế và phát triển mỗi tháng.” Thời gian chưa sử dụng: “Thời gian chưa sử dụng sẽ được chuyển sang tháng tiếp theo, tối đa 10 giờ.” Vượt quá: “Công việc vượt quá 20 giờ sẽ được tính phí 110 đô la mỗi giờ và cần được phê duyệt bằng văn bản trước.” Chấm dứt: “Bất kỳ bên nào cũng có thể chấm dứt thỏa thuận này với thông báo bằng văn bản trước 30 ngày.” Điều chỉnh số lượng và cách diễn đạt cho phù hợp với công việc của bạn.
Cách định giá và thanh toán cho hợp đồng định kỳ
Định giá hợp đồng định kỳ dựa trên công việc bạn dự kiến, không phải là phỏng đoán: ước tính số giờ hàng tháng, nhân với mức phí của bạn, sau đó quyết định xem có nên giảm giá nhỏ cho sự cam kết hay không. Lập hóa đơn trước để khách hàng thanh toán trước khi công việc của tháng bắt đầu, và theo dõi số giờ hoặc sản phẩm bàn giao đã sử dụng để mỗi cuộc trò chuyện gia hạn đều dựa trên sự thật. Trong Workspace369, hóa đơn định kỳ sẽ tự động lập hóa đơn hợp đồng định kỳ hàng tháng, và theo dõi thời gian trên hồ sơ khách hàng sẽ hiển thị bao nhiêu trong số đó đã được sử dụng.
Đề xuất gia hạn hợp đồng năm 2027: những gì cần đưa vào phần gia hạn
Việc gia hạn hợp đồng sẽ dễ dàng được chấp thuận hơn khi nó được gửi dưới dạng một đề xuất ngắn gọn, thay vì một hợp đồng mới hoàn toàn. Hãy gửi nó vào tháng 12 để khách hàng có thể phê duyệt trước hóa đơn đầu tiên của năm 2027. Sử dụng dàn ý này:
- Tóm tắt phạm vi: retainer đã bao gồm những gì trong năm nay, theo thuật ngữ của khách hàng (ví dụ: tối đa 20 giờ hỗ trợ thiết kế mỗi tháng)
- Kết quả: công việc đã bàn giao những gì, lấy từ hồ sơ của bạn, chẳng hạn như các dự án đã hoàn thành và số giờ đã sử dụng mỗi tháng
- Phạm vi năm 2027: những gì giữ lại, những gì thay đổi và những gì không còn bao gồm
- Thay đổi giá: phí hàng tháng mới, ngày bắt đầu và lý do, nêu rõ ràng (số liệu mẫu: $2,000 lên $2,200 mỗi tháng từ ngày 1 tháng 1 năm 2027)
- Thời hạn: thời hạn tối thiểu, gia hạn và thời gian báo trước cho năm 2027, khớp với các điều khoản trong thỏa thuận của bạn
- Cách ký: một bước tiếp theo với ngày, chẳng hạn như phê duyệt và ký đề xuất trực tuyến trước ngày 15 tháng 12
Cách gia hạn retainer vào tháng 12
Bắt đầu sớm trong tháng, để quyết định không rơi vào tuần nghỉ lễ:
- Tuần đầu tiên: lấy số giờ hoặc các sản phẩm bàn giao của năm nay từ các mục thời gian và hóa đơn của bạn
- Tuần thứ hai: gửi đề xuất retainer năm 2027 và yêu cầu phê duyệt trước một ngày nhất định
- Nếu khách hàng yêu cầu thay đổi: sửa đổi đề xuất thay vì đồng ý thay đổi qua email, để phiên bản đã ký là phiên bản bạn lập hóa đơn
- Sau khi được ký: thay đổi hóa đơn định kỳ thành số tiền và ngày bắt đầu mới, để tháng 1 thanh toán theo mức mới
Trong Workspace369, khách hàng phê duyệt và ký đề xuất trực tuyến, có thể nhận tiền đặt cọc khi chấp nhận, đề xuất đã chấp nhận chuyển đổi thành hóa đơn và hóa đơn định kỳ với thanh toán tự động bằng thẻ sẽ tính phí theo mức mới hàng tháng. Tất cả đều có trên mọi gói.
Đọc tiếp: Cách viết đề xuất, Đề xuất trong Workspace369
Dùng thử miễn phí 14 ngày. Yêu cầu thẻ tín dụng. Sau thời gian dùng thử: 29$/tháng cho gói Cadet. Tự động gia hạn hàng tháng cho đến khi bạn hủy. Có thể hủy bất kỳ lúc nào trong Cài đặt → Thanh toán.
Giữ thỏa thuận cùng với hồ sơ khách hàng
Hợp đồng định kỳ là một mối quan hệ lâu dài, vì vậy thỏa thuận, hóa đơn hàng tháng, số giờ đã sử dụng và yêu cầu thay đổi nên được lưu giữ cùng nhau. Workspace369 giữ các hợp đồng đã gửi để ký điện tử, hóa đơn định kỳ, mục thời gian và tin nhắn trên cùng một hồ sơ khách hàng, vì vậy việc gia hạn và các câu hỏi về phạm vi bắt đầu từ cùng một nguồn.
Các câu hỏi thường gặp
Thỏa thuận hợp đồng định kỳ là gì?
Thỏa thuận hợp đồng định kỳ là một hợp đồng trong đó khách hàng trả một khoản phí định kỳ, thường là hàng tháng, để dành thời gian của freelancer hoặc nhà tư vấn, một bộ sản phẩm bàn giao, hoặc quyền truy cập liên tục vào lời khuyên của họ. Hợp đồng này quy định phạm vi, phí, điều khoản thanh toán, quy tắc cho thời gian chưa sử dụng và công việc bổ sung, và cách mỗi bên có thể chấm dứt hợp đồng.
Giờ hợp đồng định kỳ chưa sử dụng có nên được chuyển sang không?
Đó là lựa chọn của bạn, nhưng hãy ghi lại. Nhiều người làm nghề tự do cho phép giờ chưa sử dụng hết hạn vào mỗi tháng, hoặc chuyển sang tháng tiếp theo chỉ một lần với giới hạn nhất định. Việc chuyển đổi không giới hạn có thể tạo ra một lượng lớn giờ chưa sử dụng mà khách hàng mong đợi sau này, vì vậy hãy đặt ra giới hạn.
Một thỏa thuận hợp đồng định kỳ nên yêu cầu bao nhiêu thời gian thông báo trước?
Ba mươi ngày là phổ biến đối với các hợp đồng định kỳ hàng tháng, thường sau thời hạn tối thiểu ba tháng. Chọn thời gian thông báo cho phép bạn có thời gian để thay thế thu nhập và khách hàng có thời gian để bàn giao công việc.
Phí hợp đồng định kỳ có được hoàn lại không?
Tùy thuộc vào thỏa thuận và luật pháp nơi bạn làm việc. Phí trả cho sự sẵn sàng được giữ chỗ thường được xử lý khác với tiền đặt cọc trả trước được khấu trừ vào công việc. Nêu rõ trong thỏa thuận liệu có phần nào có thể hoàn lại hay không, và kiểm tra quy định với luật sư.
Mẫu thỏa thuận hợp đồng định kỳ này có phải là lời khuyên pháp lý không?
Không. Đây là điểm khởi đầu bằng ngôn ngữ đơn giản. Luật pháp khác nhau tùy theo tiểu bang và quốc gia, vì vậy hãy nhờ luật sư có trình độ xem xét thỏa thuận của bạn trước khi bạn dựa vào đó.
