Mẫu báo giá miễn phí cho Excel và Sheets.

Những gì cần có trong một ước tính

Ước tính cho khách hàng biết bạn dự kiến công việc sẽ tốn bao nhiêu trước khi bắt đầu. Một ước tính tốt là ngắn gọn, cụ thể và dễ phê duyệt. Mẫu trên bao gồm các phần chính, và bạn nên thêm bất cứ điều gì đặc biệt cho công việc.

• Thông tin doanh nghiệp và tên, thông tin liên hệ của khách hàng.
• Một số ước tính và ngày bạn đã chuẩn bị.
• Một ngày hết hạn, vì vậy giá không bị bỏ ngỏ mãi mãi.
• Các dòng phạm vi công việc, mỗi dòng có mô tả, số lượng, đơn giá và số tiền.
• Các giả định và loại trừ, chẳng hạn như những gì bạn chưa định giá hoặc những gì khách hàng phải cung cấp.
• Tổng ước tính, được dán nhãn là ước tính, và bất kỳ khoản đặt cọc nào bạn sẽ yêu cầu.
• Cách chấp nhận: một phản hồi, một chữ ký hoặc một nút, với bước tiếp theo được nêu rõ.

Ước tính, báo giá và hóa đơn là các tài liệu khác nhau

Ước tính là một mức giá gần đúng cho công việc chưa xảy ra, và con số cuối cùng có thể thay đổi nếu phạm vi thay đổi. Báo giá nêu rõ một mức giá cố định cho một phạm vi xác định. Hóa đơn đến sau và yêu cầu thanh toán cho công việc đã giao hoặc một cột mốc đã đạt được.

Giữ chúng riêng biệt. Ước tính không phải là hóa đơn, vì vậy nó không bao giờ nên có ngày đến hạn, và hóa đơn cuối cùng nên phản ánh phạm vi mà khách hàng đã phê duyệt. Nơi công việc được xác định rõ ràng, báo giá cố định hoặc đề xuất thường rõ ràng hơn ước tính.

Hóa đơn và biên lai · Cách viết đề xuất

Chọn ngày hiệu lực

Giá cả tăng lên, lịch trình đầy lên và phạm vi công việc bị trôi đi, vì vậy mọi ước tính nên hết hạn. Mười bốn đến ba mươi ngày là khoảng thời gian phổ biến cho công việc dịch vụ. Sử dụng khoảng thời gian ngắn hơn khi chi phí của bạn thay đổi nhanh chóng hoặc lịch trình của bạn eo hẹp, và khoảng thời gian dài hơn cho các dự án lớn hơn mà khách hàng cần thời gian để có được sự chấp thuận nội bộ.

Khi đến ngày, hãy theo dõi một lần: gia hạn bằng văn bản hoặc phát hành lại ước tính với giá hiện tại.

Từ ước tính được chấp nhận đến đặt cọc và hóa đơn

Sau khi khách hàng đồng ý, hãy biến ước tính thành các cam kết thực tế. Xác nhận phạm vi công việc bằng văn bản, yêu cầu khoản đặt cọc bạn đã nêu, và lên lịch các hóa đơn tiếp theo.

• Ghi lại sự chấp thuận, cùng với ngày và người đã chấp thuận.
• Gửi hóa đơn đặt cọc, tham chiếu đến ước tính đã được chấp nhận.
• Lập hóa đơn phần còn lại tại các mốc quan trọng hoặc ngày bạn đã thỏa thuận.
• Nếu chi phí công việc vượt quá ước tính, hãy thông báo cho khách hàng bằng văn bản và nhận được sự chấp thuận trước khi bạn tiếp tục.

Trình tạo hóa đơn miễn phí · Máy tính tiền đặt cọc · Hướng dẫn hóa đơn đặt cọc

Đề xuất trong Workspace369

Trong Workspace369, công việc này được thực hiện bởi Đề xuất, còn gọi là báo giá. Khách hàng phê duyệt đề xuất trực tuyến, có thể thanh toán tiền đặt cọc khi chấp nhận, và đề xuất đã phê duyệt sẽ chuyển đổi thành hóa đơn. Tiền đặt cọc khi chấp nhận và liên kết thanh toán có trên mọi gói.

Đề xuất và báo giá