Video hướng dẫn 6/7
Cách tạo và gửi hóa đơn trong Workspace369 từng bước một
Để tạo hóa đơn trong Workspace369, mở Hóa đơn trong Tài chính và nhấp vào “Hóa đơn mới”. Đặt tên, chọn khách hàng và thêm dịch vụ từ danh mục; thuế suất được điền sẵn từ phần cài đặt của bạn và ngày đến hạn theo điều khoản mặc định của bạn. Mở thẻ Kế hoạch thanh toán để chia tổng tiền thành các đợt trả góp, hoặc thẻ Lặp lại để gửi hóa đơn mới theo lịch. Nhấp vào “Gửi” để gửi qua email hoặc tin nhắn. Khi nhận thanh toán bằng cách khác, hãy ghi nhận trong thẻ Thanh toán, và hóa đơn sẽ hiển thị trạng thái thanh toán một phần trong danh sách Hóa đơn, với phần còn lại vẫn chưa thanh toán.
Bạn sẽ học được gì
- Cách đọc trạng thái hóa đơn: đã thanh toán, bản nháp, quá hạn và thanh toán một phần
- Cách tạo hóa đơn từ danh mục, với thuế suất và ngày đến hạn được điền sẵn
- Cách chia hóa đơn thành các đợt trả góp, và chức năng của thẻ Lặp lại
- Cách gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn
- Cách ghi nhận khoản thanh toán cho một đợt trả góp
- Cách xem số tiền còn phải trả, và tải xuống hoặc in tệp PDF
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể chia hóa đơn thành nhiều đợt trả góp trong Workspace369 không?
Có. Mở thẻ Kế hoạch thanh toán của hóa đơn và chọn “Trả góp”. Tổng tiền sẽ được chia thành các khoản bằng nhau, mặc định là ba đợt thanh toán hàng tháng, và bạn có thể thay đổi số đợt, tần suất thanh toán và thời điểm bắt đầu. Lịch thanh toán hiển thị từng ngày và số tiền.
Làm cách nào để ghi nhận khoản thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt?
Mở thẻ Thanh toán của hóa đơn. Mỗi đợt trả góp có nút “Ghi nhận thanh toán” riêng. Chọn cách khách hàng đã thanh toán, thêm mã tham chiếu nếu có, rồi lưu khoản thanh toán. Sau đó, trong danh sách Hóa đơn, hóa đơn sẽ hiển thị trạng thái thanh toán một phần, với phần còn lại vẫn chưa thanh toán.
Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn Workspace369 trực tuyến không?
Có, nếu bạn đã kết nối Stripe. Mỗi đợt trả góp có liên kết thanh toán riêng, để khách hàng có thể thanh toán trực tuyến bằng thẻ.
Tôi có thể gửi hóa đơn qua tin nhắn không?
Có. Nhấp vào “Gửi” và chọn gửi qua email hoặc tin nhắn. Email đã được soạn sẵn cho bạn, có đính kèm tệp PDF của hóa đơn.
Tôi có thể thiết lập hóa đơn định kỳ không?
Có. Với những khách hàng bạn lập hóa đơn theo lịch, thẻ Lặp lại của hóa đơn sẽ tự động gửi hóa đơn mới vào mỗi ngày đã định.
Bản chép lời đầy đủ
Chào mừng bạn quay lại. Trong video này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn: tạo một hóa đơn từ đầu, đặt ngày, chia thành kế hoạch thanh toán, gửi đi và theo dõi các khoản thanh toán khi nhận được.
Mở Hóa đơn trong Tài chính. Mỗi hóa đơn hiển thị trạng thái hiện tại: đã thanh toán, bản nháp, quá hạn hoặc thanh toán một phần, cùng số tiền còn phải trả. Nhấp vào “Hóa đơn mới”.
Đặt tên và chọn khách hàng. Hóa đơn này dành cho Drew ở Walsh Logistics. Email và số điện thoại của Drew được điền sẵn, nên hóa đơn có thể gửi qua email hoặc tin nhắn. Nhấp vào “Thêm mục mới”. Chọn một dịch vụ từ danh mục, hoặc chuyển sang “Một lần” cho khoản phí chỉ có trên hóa đơn này. Đặt số lượng là mười hai và thêm vào. Thuế suất được điền sẵn từ phần cài đặt của bạn, và tổng tiền cập nhật trong lúc bạn làm. Trong mục Ngày hóa đơn, ngày đến hạn theo điều khoản mặc định của bạn: ba mươi ngày kể từ hôm nay. Bạn có thể thay đổi bất kỳ ngày nào ở đây.
Với công việc lớn hơn, hãy mở thẻ Kế hoạch thanh toán và chọn “Trả góp”. Tổng tiền sẽ được chia thành ba đợt thanh toán hàng tháng. Bạn có thể thay đổi số đợt, tần suất thanh toán và thời điểm bắt đầu. Lịch thanh toán hiển thị từng ngày và số tiền, để Drew biết chính xác cần trả bao nhiêu và khi nào. Còn với những khách hàng bạn lập hóa đơn theo lịch, thẻ Lặp lại sẽ tự động gửi hóa đơn mới vào mỗi ngày đã định.
Khi đã sẵn sàng, nhấp vào “Gửi”. Bạn có thể gửi qua email hoặc tin nhắn. Email đã được soạn sẵn cho bạn, có đính kèm tệp PDF. Nhấp vào “Gửi email”, và hóa đơn đã được gửi đi.
Khi nhận thanh toán bằng cách khác, như chuyển khoản ngân hàng, hãy tự thêm vào. Mở thẻ Thanh toán. Mỗi đợt trả góp có nút “Ghi nhận thanh toán” riêng. Và nếu bạn đã kết nối Stripe, mỗi đợt còn có liên kết thanh toán riêng, để Drew có thể thanh toán trực tuyến bằng thẻ. Chọn cách Drew đã thanh toán, thêm mã tham chiếu và lưu khoản thanh toán.
Quay lại danh sách Hóa đơn, hóa đơn giờ hiển thị trạng thái thanh toán một phần: khoản thanh toán đầu tiên đã nhận, phần còn lại vẫn chưa thanh toán. Để tải xuống hoặc in tệp PDF, hãy mở menu bên cạnh hóa đơn và chọn “PDF hóa đơn”. Đó là toàn bộ chi tiết về hóa đơn. Trong video tiếp theo, chúng ta sẽ thiết lập lời nhắc thanh toán tự động.
Thêm bài hướng dẫn
Sẵn sàng khi bạn muốn
Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
