收款
如何撰寫客戶無需提問即可付款的發票。
一份好的發票能在客戶提問前回答所有問題。本指南涵蓋了應包含的內容、如何架構發票，以及如何寄送，讓付款成為輕鬆的下一步。
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總而言之
發票應識別誰在向誰開票、交付了什麼、成本多少、付款到期日以及如何付款。包含您的公司詳細資訊、客戶、發票號碼、日期、帶有費率和數量的項目明細、總計、相關稅金、付款條款以及清晰的付款方式。
每張發票必須包含的內容
當發票上沒有需要解釋的地方時，客戶付款會更快。每張發票都應包含這些基本資訊：
- 您的公司名稱、標誌和聯絡資訊
- 客戶姓名和帳單詳細資訊
- 唯一的發票號碼和開立日期
- 項目明細：每項的描述、數量、費率和金額
- 小計、稅金或折扣（如適用），以及總計金額
- 到期日和適用的付款條款
- 清晰的付款方式 — 付款連結或付款說明
結構化項目明細，使其能自行核准
以客戶記得的項目來撰寫報價明細。依據階段或交付項目分組，而非依字母順序列出工時，並確保每個項目足夠具體，價值一目了然。例如，“網站重新設計 — 首頁概念（2輪）”比“設計工作，6小時”更能減少疑問。
在發送前設定付款條款
當客戶在工作開始前（在提案或報價中）以及在發票上看到條款時，更容易遵守。明確說明到期日（例如「2026 年 7 月 31 日到期」），而不僅僅是「14 天內付款」。如果您收取滯納金或提供早期付款折扣，請在發票本身上以清晰的語言說明。
發送以便付款只需一步
付款越容易，發生的越快。發送帶有簡短、具體消息的發票 — 發票涵蓋的內容和到期日期 — 並包含直接付款方式。在 Workspace369 中，發票附帶付款連結和立即付款選項，並在客戶付款時自動更新為已付款狀態。
常見問題
常見問題
發票和提案有什麼區別？
報價單（或報價）在工作開始前提出價格，一旦客戶批准就成為協議。發票則要求支付已交付或已安排的工作。在 Workspace369 中，報價單和發票位於同一個記錄中，因此已批准的報價單可以轉換為發票。
我應該在工作前還是工作後開立發票？
兩種模式都適用 — 許多服務業會預收訂金，然後在交付或按排程收取餘款。無論您選擇哪種方式，請先在提案中列出排程，這樣發票就不會讓客戶感到意外。
我如何為發票編號？
使用簡單的順序編號方案，永不重複 — 例如，一年中的 26-1、26-2。一致的編號使記錄可搜尋，並使與客戶和會計師的對話清晰明瞭。
