Příklady a scénáře pozdravů hlasové schránky pro firmy

Dobrá uvítací zpráva hlasové schránky pro firmy sdělí volajícímu, že se dovolal na správné místo, vysvětlí, proč nikdo neodpověděl, požádá o informace potřebné k pomoci a nastaví upřímné očekávání pro odpověď.

Rychlá odpověď

Použijte tuto základní strukturu: „Děkujeme, že jste volali obchodní. Momentálně nejsme k dispozici. Zanechte prosím své jméno, číslo a důvod vašeho hovoru. Náš tým odpoví časový rámec. Pro naléhavá možnost, prosím instrukce.” Poté jej přizpůsobte pro pracovní dobu, mimo pracovní dobu, svátky, oddělení nebo fronty.

Standardní pozdrav hlasové schránky pro podnikání

Děkujeme za váš hovor Název firmy. Momentálně nemůžeme odpovědět. Zanechte prosím své jméno, telefonní číslo a stručný popis toho, jak vám můžeme pomoci. Člen našeho týmu vám zavolá zpět do responzní okno.

Použijte toto, když jeden obecný počet obsluhuje většinu klientských hovorů.

Pozdrav pro profesionální servisní firmu

Dosáhli jste Název firmy. Náš tým momentálně pomáhá jiným klientům. Zanechte prosím své jméno, společnost, telefonní číslo a záležitost, o kterou voláte. Vrátíme vám hovor do časový rámec.

Tato verze žádá o firemní kontext, aniž by vyžadovala, aby volající vysvětlil každý detail v nahrávce.

Pozdrav konzultanta nebo agentury

Děkujeme za váš hovor Jméno nebo agentura. Zanechte prosím své jméno, společnost, zpětné číslo a krátký souhrn projektu nebo účtu, o kterém voláte. Budeme vás kontaktovat do časový rámec. Stávající klienti mohou také odpovědět na svou nejnovější zprávu Workspace369.

Pozdrav hlasové schránky mimo pracovní dobu

Děkujeme za váš hovor Název firmy. Naše kancelář je momentálně zavřená. Naše běžná pracovní doba je dny a hodiny. Zanechte prosím své jméno, číslo a zprávu a my odpovíme, až se kancelář znovu otevře dne den nebo čas.

Pokud existuje skutečná nouzová cesta, přidejte jeden jasný pokyn. Neslibujte nouzové pokrytí, které firma neposkytuje.

Pozdrav při uzavření svátku

Dosáhli jste Název firmy. Jsme zavřeni pro svátek nebo uzavření a znovu se otevře datum na čas. Zanechte prosím své jméno, číslo a zprávu. Náš tým odpoví po znovuotevření.

Aktualizujte datum před každým uzavřením a odstraňte pozdrav, když se obnoví běžná provozní doba.

Pozdrav oddělení

Dosáhli jste Oddělení tým na Název firmy. Zanechte prosím své jméno, název účtu nebo společnosti, zpětné číslo a krátkou zprávu. Člen oddělení odpoví do časový rámec.

Použijte samostatné pozdravy oddělení, když volající dosáhnou fakturace, prodeje, podpory, plánování nebo jiné specializované fronty.

Pozdrav pro fakturaci a platby

Dosáhli jste fakturačního týmu na adrese Název firmy. Zanechte prosím své jméno, společnost, číslo faktury, pokud je k dispozici, zpětné číslo a krátký popis vaší otázky. Z bezpečnostních důvodů nezadávejte do hlasové schránky údaje o platební kartě.

Tato poslední věta zabraňuje volajícím v zanechání citlivých platebních informací v nahrávce.

Plánovací pozdrav

Děkujeme za váš hovor Název firmy plánování. Zanechte prosím své jméno, zpětné číslo, preferované dny nebo časy a službu nebo schůzku, kterou potřebujete. Potvrdíme dostupnost, až vám zavoláme zpět.

Uvítací zpráva při přetečení fronty

Náš tým právě pomáhá jiným volajícím. Můžete zůstat ve frontě nebo zanechat své jméno, zpětné číslo a krátkou zprávu. Zavoláme vám zpět, jakmile bude agent k dispozici.

Nabídněte zpětné volání pouze v případě, že tým skutečně monitoruje a dokončuje tento pracovní postup.

Pozdrav po zmeškaném hovoru s následnou SMS

Je nám líto, že jsme zmeškali váš hovor na Název firmy. Zanechte prosím své jméno a krátkou zprávu. Pokud vaše číslo může přijímat textové zprávy, náš tým může také následovat SMS.

Ujistěte se, že proces následných kroků respektuje souhlas a požadavky na zasílání zpráv.

Co zahrnout

• Název firmy nebo oddělení
• Dostupnost nebo důvod pozdravu
• Jméno volajícího a číslo pro zpětné volání
• Minimální kontext potřebný pro směrování odpovědi.
• Realistické očekávání odpovědi
• Naléhavá alternativa pouze tehdy, když existuje
• Varování, aby se v případě potřeby nezanechávaly citlivé informace

Čemu se vyhnout

• Dlouhé marketingové zprávy před výzvou k nahrávání
• Vágní sliby jako „okamžitě zavoláme“
• Zastaralé svátky nebo pracovní doba
• Příliš mnoho alternativních čísel.
• Žádost volajícím, aby zanechali hesla, čísla karet, lékařské údaje nebo jiné citlivé informace
• Deklarování 24/7 odezvy, když tým není na to připraven

Použijte pozdravy s směrováním a přepisem

Workspace369 podporuje konfigurovatelné pozdravy pro hlasovou schránku a mimo provozní dobu pomocí převodu textu na řeč nebo nahraného zvuku. Může ukládat hlasové zprávy, generovat přepis, spárovat volajícího se záznamem klienta a udržovat následnou péči blízko úkolů, projektů, faktur, souborů, SMS a historie hovorů.

Pozdrav je přední dveře. Automatizace po hovoru a kontext klienta určují, zda se zpráva stane dokončenou prací.