Wie man eine geschäftliche Telefonnummer für Kundenarbeit erhält

Eine Geschäftsnummer bietet Kunden einen professionellen Anlaufpunkt für Anrufe oder Textnachrichten, ohne eine persönliche Leitung preiszugeben. Die richtige Einrichtung sollte auch Anrufe weiterleiten, Geschäftszeiten berücksichtigen, Voicemails erfassen, Anrufer mit CRM-Datensätzen abgleichen und Gespräche in nachverfolgbare Follow-ups umwandeln.

Schnelle Antwort

Um eine geschäftliche Telefonnummer zu erhalten, wählen Sie den Nummern-Typ, suchen Sie nach verfügbaren Nummern, vervollständigen Sie die erforderliche Identitäts- oder Nachrichtenregistrierung, stellen Sie die Nummer bereit und konfigurieren Sie Routing, Geschäftszeiten, Voicemail, SMS, Anrufer-ID und Teameigentümerschaft. Workspace369 unterstützt die Suche und Bereitstellung neuer Nummern innerhalb von Workspace Voice.

Entscheiden Sie, was die Zahl tun soll

Bevor Sie sich für Ziffern entscheiden, schreiben Sie die tatsächlichen betrieblichen Anforderungen auf:

• Wer sollte eingehende Anrufe entgegennehmen?
• Sollen mehrere Personen gleichzeitig oder nacheinander klingeln?
• Was passiert nach Feierabend, an Feiertagen oder wenn niemand antwortet?
• Benötigen Anrufer ein IVR-Menü?
• Sendet und empfängt die Nummer geschäftliche Textnachrichten?
• Sollen Anrufe aufgezeichnet oder zusammengefasst werden?
• Welcher CRM-Datensatz soll angezeigt werden, wenn ein Kunde anruft?
• Was sollte nach einem verpassten Anruf oder einer Voicemail passieren?

Diese Liste ist wichtiger als die Suche nach einer einprägsamen Nummer. Eine Nummer ohne einen Routing- und Nachfassplan schafft lediglich einen weiteren Posteingang.

Lokale, gebührenfreie oder andere Rufnummerntypen

Lokale Nummer

Eine lokale Nummer verwendet eine Vorwahl, die mit einer geografischen Region verbunden ist. Sie kann eine gute Wahl sein, wenn Kunden eine lokale Geschäftspräsenz erwarten.

Servicenummer

Eine kostenlose Servicenummer kann für Unternehmen nützlich sein, die Kunden in mehreren Regionen bedienen oder einen nationalen Kontaktpunkt anbieten.

Vorhandene Nummer

Manche Anbieter unterstützen die Portierung einer bestehenden Nummer. Workspace369 bietet derzeit keine Rufnummernportierung an, daher sollten Teams, die Workspace Voice bewerten, die Bereitstellung einer neuen Nummer einplanen.

Richten Sie den vollständigen Anrufweg ein

Nach der Bereitstellung konfigurieren:

1. Geschäftszeiten und Feiertage: entscheiden, wann das Team verfügbar ist und was außerhalb dieses Zeitplans passiert.
2. Anrufgruppen: Verwenden Sie gleichzeitige, Round-Robin- oder Längste-Leerlauf-Verteilung basierend auf der Teamabdeckung.
3. IVR und automatische Vermittlung: Anrufer begrüßen und Tastenauswahlen an eine Person, Gruppe, Warteschlange oder Voicemail weiterleiten.
4. Weiterleitung bei Nichtannahme: definieren, ob unbeantwortete Anrufe an eine andere Nummer oder an die Mailbox weitergeleitet werden.
5. Voicemail-Begrüßung: Verwenden Sie eine klare Begrüßung, die erklärt, wann und wie das Team antworten wird.
6. Anrufer-ID und Kundenabgleich: Verbinden Sie die eingehende Nummer mit der richtigen Kundenhistorie.
7. Nachverfolgung verpasster Anrufe: entscheiden, ob eine SMS-Antwort, eine Aufgabe, eine Erinnerung oder ein Rückruf erstellt werden soll.

Verbinden Sie die Telefonnummer mit dem CRM

Eine Geschäftsnummer wird wertvoller, wenn das Team vor der Beantwortung die Projekte, Anfragen, Rechnungen, Dateien, vorherigen Nachrichten und Notizen des Anrufers sehen kann.

Workspace369 behält Workspace Voice, SMS, Voicemail, Anruferzuordnung, Aufzeichnungen, KI-Zusammenfassungen, Notizen, Aufgaben, Projekte und Abrechnungskontext rund um den Kunden-Datensatz. Die Telefonnummer wird Teil des Workflows anstatt eines separaten Dienstprogramms.

Geschäftliche Textnachrichten und Registrierung

Geschäftliche Textnachrichten können je nach Ziel, Anwendungsfall und Carrier-Regeln eine Registrierung und Zustimmungs-Workflows erfordern. Teams sollten mit Identitätsprüfung, genehmigten Messaging-Anwendungsfällen, Opt-out-Handling, Unterdrückung und Lieferüberwachung planen, anstatt davon auszugehen, dass eine neu bereitgestellte Nummer sofort jede Art von Kampagne senden kann.

Workspace369 zeigt den Status von A2P- und internationalen Nachrichtenanforderungen, Opt-out-Handling, Unterdrückungslisten und Lieferstatus an, wo konfiguriert. Unternehmen bleiben für gesetzeskonforme Nachrichtenpraktiken und Zustimmung verantwortlich.

Was Workspace369 derzeit unterstützt

Workspace Voice beinhaltet:

• Telefonnummernsuche und -bereitstellung
• Eingehendes und ausgehendes VoIP
• Anrufgruppen, Warteschlangen, IVR, Weiterleitung und Geschäftszeiten
• Anrufweiterleitung, Bearbeitung mehrerer Anrufe und 3-Wege-Konferenzgespräche
• Voicemail-, hochgeladene oder Text-to-Speech-Begrüßungen und Transkription
• Anrufaufzeichnungen, Anruferabgleich, KI-Zusammenfassungen, Notizen und Analysen
• Zwei-Wege-SMS, MMS, Vorlagen, geplante Sendungen und Antworten auf verpasste Anrufe
• Aufgaben, Erinnerungen, Dateien, Projekte, Rechnungen und Berichte in der Nähe

Endgültige Empfehlung

Wählen Sie die Nummer erst, nachdem der Workflow darum herum definiert wurde. Die beste Geschäftsnummer ist diejenige, die Kunden erkennen, die das Team zuverlässig weiterleiten kann und die das Betriebssystem mit der nachfolgenden Arbeit verbinden kann.

Für Hintergrundinformationen zur Nummerierungspolitik siehe die Leitfaden für FCC-Telefonnummern. Für die aktuelle Implementierung von Workspace369, siehe Workspace Voice.