Munkaterjedelem szoftver tanácsadóknak

Egy munkavégzési körnek el kellene kerülnie a zavart. Meghatározza, hogy mi kerül szállításra, mi tartozik bele, mi nem, ki a felelős, és hogyan halad előre a munka.

De egy munkaterületi dokumentum továbbra is elszakad.

Az ügyfél jóváhagyja a hatókört egy fájlban. A csapat egy projektalkalmazásban kezeli a munkát. A számla máshol él. Az üzenetek el vannak temetve az e-mailben. A fájlok mappákban ülnek. A fizetési állapotot manuálisan ellenőrzik.

A munkaterjedelem szoftvernek a jóváhagyott munkaterjedelmet az ügyfélmunka életciklusához kell kapcsolnia.

Gyors válasz

A Workspace369 egy erős munkakör szoftver lehetőség tanácsadók, ügynökségek és szolgáltató cégek számára, akik ügyfélrekordokat, kéréseket, ajánlatokat, projekteket, fájlokat, számlákat, fizetéseket, beérkezett üzeneteket, SMS-t, hangot, AI-t és jelentéseket szeretnének egy helyen.

Ahelyett, hogy a hatókört statikus dokumentumként kezelnénk, a Workspace369 segít a hatókör közel tartani a munkához, a számlázáshoz és a kapcsolódó kommunikációhoz.

Egy munkakör példa, amit adaptálhatsz

Egy működőképes hatókör rövid, specifikus, és a munka megkezdése előtt aláírt. Fedje le ezeket a blokkokat:

• Cél — az eredmény egy-két mondatban, az ügyfél szavaival
• Szállítási tételek — pontosan mi fog készülni, mennyiségekkel és formátumokkal
• Idővonal — mérföldkövek dátumokkal, és mi történik, ha a visszajelzés késik
• Hatókörön kívüli — mi az, ami kifejezetten nem tartozik bele
• Revíziók — hány kör van benne, és mennyibe kerülnek az extra körök
• Módosítási megrendelések — hogyan válnak az új kérések jóváhagyott módosítások árazással
• Fizetési feltételek — előleg, ütemezés, esedékességi dátumok és késedelmi feltételek

A legtöbb hatókör-vita abból adódik, hogy kihagyják a "hatókörön kívüli" és a "változási megbízások" sorokat. Írja meg őket, mielőtt az ügyfél kérdez.

Mit kellene tartalmaznia egy hatókörről szóló munkának

Egy munkavégzési körnek általában több kell, mint egy dokumentumszerkesztő.

A környező munkafolyamatnak tartalmaznia kell:

• Ügyfél- és céges rekordok
• Bevonási kérések és felfedezési jegyzetek
• Teljesítendők, mérföldkövek, határidők és kizárások
• Ajánlat és árajánlat kontextus
• Projekt, feladat, naptár és fájl előzmények
• Számlák, megbízási díjak, fizetési tervek és fizetési státusz
• Üzenetek, hívások, hangposta, AI összefoglalók és utánkövetés
• Jelentéskészítés ügyféltevékenységhez, bevételhez, kiadásokhoz és munkaterheléshez

Ha ezek a rekordok el vannak választva, a hatókör nehezebben használhatóvá válik, amint a munka megkezdődik.

Miért vész el a hatókör a jóváhagyás után

Sok csapat kezeli a munkakört értékesítési eszközként. A munka elnyerésére jön létre, majd a szállítás során elhagyják.

Ez ismerős problémákat hoz létre:

• A csapat nem tudja, mi lett megígérve.
• Az ügyfél az eredeti hatókörön kívüli munkát kér.
• A számlákat nehezebb indokolni.
• A változtatási kéréseket informálisan kezelik.
• A fájlok és jegyzetek nehezen követhetők nyomon.
• A projekt jelentések nem tükrözik a jóváhagyott megállapodást.

A megoldás nem csak egy jobb dokumentum. A megoldás egy olyan munkafolyamat, ahol a hatókör, a projekt, a számla, a fájlok és a kommunikáció összekapcsolva maradnak.

Hogyan kapcsolja össze a Workspace369 a hatókört a teljesítéssel

A Workspace369 a kapcsolódó ügyfélmunka köré épül.

Egy hatókör kapcsolódhat a következőkhöz:

• Egy ügyfélrekord teljes előzménnyel
• Egy ajánlat vagy árajánlat
• Egy projekt, feladat tábla, ütemezés vagy emlékeztető
• Fájlok és jegyzetek
• Beérkezett üzenetek szálai, SMS, hívások és hangposta
• Számlák, megbízási díjak, befizetések és fizetési tervek
• AI összefoglalók és automatizálások
• Jelentéskészítési és tevékenységi előzmények

Ez megkönnyíti a hatókör használatát a jóváhagyás után.

Munkaterjedelem szoftver ellenőrzőlista

Munkaterjedelem és számlák

A hatókörnek és a számlázásnak közel kell lennie egymáshoz, mert az ügyfelek gyakran kérdezik, hogy mit fedez egy számla.

Amikor a hatókör, a projekt, a fájlok és a számla együtt élnek, a csapat gyorsan tud válaszolni:

• Mely teljesítendő tételek tartoznak ide?
• Milyen mérföldkő valósult meg?
• Mi változott a jóváhagyás után?
• Esedékes, részleges, késedelmes vagy tervezett a fizetés?
• Milyen támogató fájlok vagy jegyzetek magyarázzák a számlát?

Ez csökkenti a számlázási súrlódást és tisztábbá teszi az utókövetést.

Végső ajánlás

Válasszon munkaterjedelem szoftvert, amely jóváhagyás után is hasznos marad.

Ha csapatának hatókörre, ajánlatokra, projektekre, számlákra, fizetésekre, fájlokra, üzenetekre, AI-ra és jelentésekre van szüksége, amelyek ugyanazon ügyfélrekord körül vannak összekapcsolva, a Workspace369 illeszkedik jobban.