Exemple și scripturi de saluturi pentru mesageria vocală de afaceri

Un salut bun pentru mesageria vocală de afaceri spune apelantului că a ajuns la locul potrivit, explică de ce nimeni nu a răspuns, cere informațiile necesare pentru a ajuta și stabilește o așteptare onestă pentru răspuns.

Răspuns rapid

Utilizați această structură de bază: „Vă mulțumim că ați sunat afacere. Nu suntem disponibili chiar acum. Vă rugăm să lăsați numele dvs., numărul și motivul apelului. Echipa noastră va răspunde perioadă de timp. Pentru Opțiune urgentă, vă rugăm instrucțiune.” Apoi adaptați-l pentru orele de program, după program, sărbători, departamente sau cozi.

Mesaj vocal standard de afaceri

Vă mulțumim pentru apel Numele afacerii. Nu putem răspunde chiar acum. Vă rugăm să lăsați numele dvs., numărul de telefon și o scurtă descriere a modului în care vă putem ajuta. Un membru al echipei noastre va returna apelul în fereastră de răspuns.

Utilizați acest număr atunci când un singur număr general gestionează majoritatea apelurilor clienților.

Salutare pentru firme de servicii profesionale

Ai ajuns la Numele afacerii. Echipa noastră asistă în prezent alți clienți. Vă rugăm să lăsați numele dvs., compania, numărul de telefon și motivul pentru care sunați. Vom returna apelul până la perioadă de timp.

Această versiune solicită contextul companiei fără a cere apelantului să explice fiecare detaliu în înregistrare.

Salut consultanți sau agenții

Vă mulțumim pentru apel Nume sau Agenție. Vă rugăm să lăsați numele dvs., compania, numărul de apel invers și un scurt rezumat al proiectului sau contului pentru care sunați. Vom reveni în perioadă de timp. Clienții existenți pot, de asemenea, să răspundă la cel mai recent mesaj Workspace369.

Mesaj vocal după program

Vă mulțumim pentru apel Numele afacerii. Biroul nostru este închis în prezent. Orele noastre obișnuite sunt zile și ore. Vă rugăm să lăsați numele dvs., numărul și mesajul, iar noi vom răspunde când biroul se redeschide pe zi sau oră.

Dacă există o cale reală de urgență, adăugați o instrucțiune clară. Nu promiteți acoperire de urgență pe care afacerea nu o oferă.

Mesaj de salut pentru închidere de sărbători

Ai ajuns la Numele afacerii. Suntem închiși pentru sărbătoare sau închidere și se va redeschide la dată la timp. Vă rugăm să lăsați numele dvs., numărul și mesajul. Echipa noastră va răspunde după redeschidere.

Actualizați data înainte de fiecare închidere și eliminați salutul când orele normale reiau.

Salut departament

Ai ajuns la Departament echipă la Numele afacerii. Vă rugăm să lăsați numele dvs., numele contului sau al companiei, numărul de apel invers și un scurt mesaj. Un membru al departamentului va răspunde în perioadă de timp.

Utilizați saluturi departamentale separate atunci când apelatorii ajung la departamentul de facturare, vânzări, suport, programări sau la o altă coadă specializată.

Salutare pentru facturare și plată

Ai ajuns la echipa de facturare la Numele afacerii. Vă rugăm să lăsați numele dvs., compania, numărul facturii dacă este disponibil, numărul de apel invers și o scurtă descriere a întrebării dvs. Pentru securitate, nu lăsați detalii de card de plată în mesajul vocal.

Această ultimă propoziție împiedică apelanții să lase informații sensibile de plată într-o înregistrare.

Salut programare

Vă mulțumim pentru apel Numele afacerii Programare. Vă rugăm să lăsați numele, numărul de telefon pentru retur, datele sau orele preferate și serviciul sau întâlnirea de care aveți nevoie. Vom confirma disponibilitatea când vă vom suna înapoi.

Salut la depășirea cozii

Echipa noastră ajută în prezent alți apelatori. Puteți rămâne în coadă sau puteți lăsa numele, numărul de telefon pentru apel de retur și un scurt mesaj. Vă vom returna apelul imediat ce un agent devine disponibil.

Oferiți un apel de retur doar dacă echipa monitorizează și finalizează efectiv acel flux de lucru.

Salutare apel ratat cu urmărire prin SMS

Ne pare rău că am ratat apelul dumneavoastră către Numele afacerii. Vă rugăm să lăsați numele dvs. și un scurt mesaj. Dacă numărul dvs. poate primi mesaje text, echipa noastră poate urmări și prin SMS.

Asigurați-vă că procesul de urmărire respectă consimțământul și cerințele de mesagerie.

Ce să incluzi

• Numele afacerii sau departamentului
• Disponibilitate sau motiv pentru mesajul de întâmpinare
• Nume apelant și număr de apel de retur
• Contextul minim necesar pentru a ruta răspunsul
• O așteptare realistă a răspunsului
• O alternativă urgentă doar atunci când există una
• Un avertisment de a nu lăsa informații sensibile atunci când este cazul

Ce să eviți

• Mesaje marketing lungi înainte de promptul de înregistrare
• Promisiuni vagi precum „vom suna imediat”
• Date de sărbătoare sau ore de funcționare depășite
• Prea multe numere alternative
• Solicitarea apelurilor să lase parole, numere de card, detalii medicale sau alte informații sensibile
• Pretenția de răspuns 24/7 atunci când echipa nu este pregătită pentru aceasta

Utilizați saluturi cu rutare și transcriere

Workspace369 suportă salutări configurabile pentru mesaje vocale și în afara orelor de program folosind text-to-speech sau audio încărcat. Poate stoca mesaje vocale, genera o transcriere, potrivi apelantul cu o înregistrare a clientului și menține urmărirea aproape de sarcini, proiecte, facturi, fișiere, SMS și istoricul apelurilor.

Salutul este ușa din față. Automatizare post-apel și contextul clientului determină dacă mesajul devine muncă finalizată.