Як використовувати Google Workspace як CRM (і де він дає збій)

Так, ви можете використовувати Google Workspace як CRM — приблизно для дюжини клієнтів.

Кожна невелика команда спочатку пробує це: таблиця для контактів, Gmail для розмов, Contacts для деталей, можливо, список завдань для подальших дій. Ось як зробити так, щоб це налаштування працювало якомога довше — і точний момент, коли воно перестає працювати. Для читання загальної картини, чи має сенс обхідний шлях взагалі, див. Посібник з CRM Google Workspace.

Швидка відповідь

Ви можете імпровізувати CRM за допомогою Google Sheets, Gmail та Contacts: один аркуш як список клієнтів, стовпці для статусу та наступного кроку, а також сувора дисципліна. Це руйнується на спільній історії, подальших діях та всьому, що виходить за межі етапу контакту — жодних запитів, проєктів, рахунків-фактур чи нагадувань. Система роботи з клієнтами, як-от Workspace369, бере на себе управління, коли взаємодія продовжується до доставки та виставлення рахунків — CRM, що працює поряд з Google Workspace є версією, створеною для команд, що залишаються на стеку Google.

Налаштування, яке працює (коротко)

• Один аркуш як список клієнтів — ім’я, компанія, електронна пошта, телефон, статус, наступний крок, останній контакт
• Мітки в Gmail — одна мітка для кожного клієнта або етапу, щоб теми були доступні для пошуку
• Контакти для деталей — основний запис електронної пошти та телефону
• Щотижневий огляд — щоп’ятниці оновлюйте таблицю та встановлюйте кожен наступний крок

Дисципліна — це система. У той момент, коли аркуш стає застарілим, усе, що йде далі, також стає застарілим.

Де ламається імпровізована CRM

• Немає спільної історії — запис зберігається в скриньках кожного окремого співробітника; колега не може бачити, що було сказано
• Немає системи нагадувань — «наступний крок» — це комірка, яку хтось повинен пам’ятати прочитати
• Нічого, крім контакту — жодних запитів, проєктів, пропозицій, рахунків-фактур чи статусу оплати
• Немає нагадувань — прострочені нагадування та неоплачені рахунки з’являються випадково
• Немає звітності — дохід, відкриті роботи та цінність клієнта потребують ручного збирання щоразу

Що додає справжня система роботи з клієнтами

Належна система підтримує актуальність запису після контакту: прийом та запити, проєкти та файли, кожна електронна пошта та SMS в одній скриньці, пропозиції, рахунки-фактури, платежі, нагадування та звітність. Це те, що таке Workspace369 — центр CRM Workspace детально показує модель.

Коли перейти

Переходьте, коли будь-яке з наступного стане щоденним: нагадування залежать від пам'яті, двоє людей дають клієнту різні відповіді, статус рахунку-фактури вимагає запитань, або голосове повідомлення клієнта стає запискою на стікері. Більшість команд досягають цього в межах перших дюжини активних клієнтів.

Остаточна рекомендація

Навмисно використовуйте налаштування Таблиць, поки воно працює — один список, щотижневий огляд, без винятків. Коли дисципліна почне коштувати дорожче, ніж програмне забезпечення, перейдіть до системи, яка зберігає запис. Почніть з центр програмного забезпечення CRM Workspace або найкраща CRM для Google Workspace порівняння.