Đồng bộ hóa hai chiều Google Calendar cho công việc của khách hàng: công việc, lượt thăm và lời nhắc

Các doanh nghiệp khách hàng hoạt động trên hai lịch cùng lúc: lịch bên trong hệ thống công việc nơi công việc, lượt thăm và thời hạn tồn tại, và Google Calendar mà nhóm thực sự kiểm tra mỗi sáng. Khi các lịch này không khớp, mọi người sẽ bỏ lỡ lượt thăm, đặt lịch hẹn trùng với khách hàng và quên lời nhắc.

Đồng bộ hóa hai chiều là một cách để giữ chúng là một hệ thống. Hướng dẫn này giải thích ý nghĩa của nó, những gì cần kiểm tra trước khi bạn dựa vào nó và cách Workspace369 kết nối Google Calendar xử lý công việc: lịch Workspace369 của bạn được đồng bộ với Google, các sự kiện Google của bạn hiển thị trên Workspace369 và các trang đặt lịch sẽ bỏ qua những thời gian bạn bận.

Trả lời nhanh

Đồng bộ hai chiều có nghĩa là các sự kiện và thay đổi được truyền theo cả hai hướng giữa hệ thống công việc của bạn và Google Calendar, thay vì xuất một luồng dữ liệu tĩnh. Workspace369 đồng bộ hai chiều: các sự kiện và đặt lịch bạn được chỉ định trong Workspace369 sẽ xuất hiện trên Google Calendar bạn chọn và được cập nhật, đồng thời các sự kiện trên Google Calendars bạn chọn sẽ hiển thị trên lịch Workspace369 của bạn. Khi bạn bận trên các Google Calendars bạn chọn, những thời gian đó cũng sẽ bị chặn trên các trang đặt lịch công khai. Kết nối hoạt động thông qua quyền tài khoản Google: Workspace369 chỉ truy cập các lịch bạn cho phép và bạn có thể ngắt kết nối bất kỳ lúc nào từ cả hai phía.

Tại sao xuất lịch một chiều thất bại đối với các doanh nghiệp khách hàng

Hầu hết các công cụ công việc cung cấp xuất lịch một chiều: một URL nguồn cấp dữ liệu bạn đăng ký trong Google Calendar. Nó trông giống như đồng bộ hóa, nhưng nó thất bại trong thực tế:

• Cập nhật đến muộn. Đăng ký nguồn cấp dữ liệu làm mới theo lịch của ứng dụng lịch, không phải của bạn. Một công việc được lên lịch lại lúc 9 giờ sáng vẫn có thể hiển thị thời gian cũ lúc 12 giờ trưa.
• Sự kiện chỉ đọc. Nhóm không thể hoàn thành, chuyển giao hoặc thêm ghi chú từ lịch nơi họ thấy công việc.
• Thiếu ngữ cảnh. Một mục nguồn cấp dữ liệu cho biết "thăm khách hàng" mà không có hồ sơ khách hàng, lịch sử địa chỉ hoặc hóa đơn đính kèm với công việc.
• Nguồn cấp dữ liệu nhân lên. Mỗi công cụ thêm nguồn cấp dữ liệu riêng và sớm muộn không ai biết lịch nào là đúng.

Kết quả là một nhóm ngừng tin tưởng lịch và bắt đầu hỏi trong trò chuyện họ cần ở đâu.

Đồng bộ hóa hai chiều thực tế trông như thế nào

Tích hợp Google Calendar được xây dựng cho công việc của khách hàng nên thực hiện bốn việc:

1. Ghi sự kiện thực tế. Công việc, lượt thăm, lời nhắc và công việc giao hàng xuất hiện dưới dạng sự kiện Google Calendar gốc với các chi tiết quan trọng.
2. Giữ cho các sự kiện được cập nhật. Khi công việc di chuyển, sự kiện lịch di chuyển theo nó — không có bản sao lỗi thời.
3. Tôn trọng quyền hạn. Tích hợp kết nối qua quyền tài khoản Google và chỉ chạm vào các lịch bạn phê duyệt.
4. Ngắt kết nối sạch sẽ. Bạn có thể thu hồi quyền truy cập từ tài khoản Google của mình hoặc từ hệ thống công việc, bất kỳ lúc nào, từ một trong hai phía.

Workspace369 đồng bộ hóa với Google Calendar như thế nào

Workspace369 kết nối Lịch Google với cùng một không gian làm việc chứa hồ sơ khách hàng và đồng bộ chạy cả hai chiều:

• Workspace369 đến Google. Các sự kiện và đặt chỗ bạn được chỉ định trong Workspace369 sẽ đến lịch Google bạn chọn, và chúng sẽ cập nhật hoặc biến mất khi công việc di chuyển hoặc bị hủy.
• Google đến Workspace369. Các sự kiện trên lịch Google bạn chọn hiển thị trong lịch Workspace369 của bạn, vì vậy các cuộc hẹn cá nhân và công việc khách hàng nằm trong một chế độ xem. Chúng hiển thị chỉ đọc và chỉ cho bạn; mở một sự kiện để chuyển đến đó trong Lịch Google.
• Các trang đặt lịch tôn trọng lịch của bạn. Khi bạn bận rộn với các lịch đã chọn, những thời gian đó sẽ bị chặn trên các trang đặt lịch công khai (gói Specialist trở lên).

Workspace369 vẫn là nơi thay đổi đặt chỗ của khách hàng, vì vậy lời nhắc, tiền đặt cọc và thông báo khách hàng theo lịch trình thực tế.

Vì mục lịch đến từ không gian làm việc của khách hàng, công việc đằng sau nó chỉ cách một cú nhấp chuột: hồ sơ CRM của khách hàng, dự án, tệp, hóa đơn và lịch sử hộp thư đến giải thích công việc.

Thiết lập chạy thông qua quyền Google account của từng thành viên trong nhóm. Workspace369 chỉ chạm vào các lịch bạn phê duyệt và bạn có thể ngắt kết nối bất kỳ lúc nào — từ Workspace369 hoặc từ Google account của bạn.

Đồng bộ hóa hai chiều dành cho ai

Đồng bộ hóa hai chiều Google Calendar quan trọng nhất khi lịch là lịch trình hoạt động của doanh nghiệp:

• Các đại lý điều phối các cuộc gọi, đánh giá và thời hạn giao hàng cho khách hàng
• Các nhóm dịch vụ tại hiện trường và tại nhà thực hiện các lượt thăm và cửa sổ lắp đặt
• Các nhà tư vấn và người làm nghề tự do có lịch hẹn, theo dõi và nhắc nhở thanh toán chia sẻ trong một ngày
• Bất kỳ nhóm nào mà sự kiện lịch bị bỏ lỡ đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cam kết với khách hàng

Bắt đầu

Kết nối Tích hợp Google Calendar để đặt công việc khách hàng bạn được chỉ định vào lịch bạn đã kiểm tra, và các sự kiện Google của bạn bên cạnh nó trong Workspace369 — với quyền truy cập đã phê duyệt và có thể ngắt kết nối bất kỳ lúc nào.