Cách thiết lập kế hoạch thanh toán cho khách hàng (hướng dẫn năm 2026)

Các kế hoạch thanh toán giúp chốt các hợp đồng mà một ngày đến hạn duy nhất sẽ làm mất. Một khách hàng do dự trước hóa đơn 6.000 USD hiếm khi do dự trước 1.500 USD đặt cọc và năm khoản thanh toán hàng tháng — và bạn nhận được cam kết cộng với lịch trình có thể dự đoán thay vì cuộc trò chuyện giảm giá khó xử. Điểm khó là quản lý: chạy kế hoạch trên bảng tính và bộ nhớ, và việc theo dõi tốn kém hơn doanh số bán hàng. Hướng dẫn này bao gồm khi nào kế hoạch có ý nghĩa, cách cấu trúc một kế hoạch, những gì cần ghi lại và các công cụ thanh toán gốc. Nếu bạn muốn bức tranh thanh toán lớn hơn trước, phần mềm thanh toán dịch vụ chuyên nghiệp trang hiển thị cách đề xuất, hóa đơn, kế hoạch và báo cáo nằm trên một hồ sơ khách hàng.

Trả lời nhanh

Chia tổng thành tiền đặt cọc cộng với các đợt trả góp theo lịch trình, mỗi đợt có số tiền chính xác và ngày đến hạn. Chọn thanh toán theo giai đoạn cho các dự án theo từng giai đoạn và lịch trình hàng tháng cố định cho công việc đang diễn ra. Ghi lại số tiền, ngày tháng, cách xử lý chậm thanh toán và sự đồng ý lưu thẻ để thanh toán trong tương lai. Sau đó, sử dụng phần mềm thanh toán nơi gói dịch vụ là một đối tượng gốc — không phải là giải pháp tạm thời — để các khoản phí, lời nhắc và theo dõi chạy mà không cần can thiệp thủ công.

Khi kế hoạch thanh toán giành được công việc

Ba tình huống biện minh cho cấu trúc bổ sung.

Hóa đơn lớn hơn. Khi một hóa đơn vượt quá khả năng chi trả thoải mái của khách hàng trong một lần — đối với nhiều khách hàng doanh nghiệp nhỏ, con số đó nằm trong khoảng vài nghìn đô la — lựa chọn là giữa trả góp và mất hợp đồng vào tay đối thủ cạnh tranh rẻ hơn hoặc "không phải quý này". Một kế hoạch giữ nguyên giá của bạn và chuyển sự phản đối từ tổng số tiền sang số tiền hàng tháng.

Phí duy trì và các cam kết đang diễn ra. Phí cố định hàng tháng là một kế hoạch thanh toán không bao giờ kết thúc: số tiền cố định, ngày cố định, hóa đơn định kỳ. Phần hướng dẫn phí hợp đồng dài hạn bao gồm hai mô hình tiền đặt cọc và cách lập hóa đơn cho từng mô hình. Nếu bạn cũng tính phí thiết lập ban đầu một lần, bạn sẽ gặp phải vấn đề chính xác mà người dùng nêu ra trong Cộng đồng HoneyBook: "nhiều người trong chúng tôi muốn cung cấp tùy chọn thanh toán theo đợt / chia nhỏ" (luồng nguồn). Một khoản phí cộng với một khoản tiền đặt trước nên là một thiết lập, không phải hai tài liệu được gắn kết với nhau bằng các quy trình tự động hóa.

Các dự án theo giai đoạn. Bất cứ điều gì được giao theo từng giai đoạn — các bản dựng, chiến dịch, sự kiện — đều được ánh xạ một cách tự nhiên với việc thanh toán theo giai đoạn. Khách hàng thanh toán khi giá trị đến, và bạn không bao giờ phải gánh toàn bộ công việc bằng dòng tiền của mình.

Khi nào một gói không được thanh toán? Hóa đơn nhỏ. Chia một công việc $400 thành hai khoản thanh toán tạo ra một ngày đến hạn thứ hai để theo dõi và nhân đôi các sự kiện xử lý của bạn. Một mức sàn thô: nếu tổng số tiền dưới khoảng $1.000, hãy nhận thanh toán đầy đủ khi hoàn thành.

Chọn cấu trúc: đặt cọc cộng với lịch trình

Hầu hết mọi kế hoạch thanh toán của khách hàng đều bao gồm tiền đặt cọc sau đó là lịch trình. Tiền đặt cọc — thường là 25 đến 50 phần trăm — dùng để đặt chỗ công việc và tài trợ cho giai đoạn đầu. Lịch trình thu phần còn lại. Hãy làm rõ khoản chia tách trước khi bạn gửi bất cứ điều gì: khoản máy tính tiền gửi tính toán tổng số và tỷ lệ phần trăm thành các khoản trả góp chính xác, điều này tốt hơn phép tính nhẩm khi gọi đề xuất.

Sau đó chọn những gì thúc đẩy lịch trình:

Nếu tiền đặt cọc có thể hoàn lại — trường hợp tiền đặt cọc an ninh — quy trình lập hóa đơn và hoàn tiền hoạt động khác. Điều đó có hướng dẫn riêng: cách lập hóa đơn tiền đặt cọc.

Nên ghi gì vào văn bản trước lần tính phí đầu tiên

Một kế hoạch thanh toán tồn tại trong một cuộc gọi điện thoại cuối cùng sẽ tồn tại trong một tranh chấp. Bốn điều khoản ngăn chặn hầu hết mọi thứ:

1. Số tiền chính xác. Không phải "khoảng một phần ba mỗi lần" — số tiền đô la của tiền đặt cọc và mỗi lần trả góp, cộng với tổng số.
2. Ngày chính xác. Ngày lịch, không phải "30 ngày sau hóa đơn." Khách hàng lập ngân sách theo ngày; các điều khoản mơ hồ dẫn đến thanh toán mơ hồ.
3. Xử lý chậm. Điều gì xảy ra khi một đợt thanh toán bị bỏ lỡ: tần suất nhắc nhở, bất kỳ khoản phí trễ hạn nào và thời điểm công việc bị tạm dừng. Quyết định điều này giữa dự án có vẻ cá nhân; quyết định trước là chính sách.
4. Sự đồng ý lưu thẻ. Giấy phép bằng văn bản để lưu trữ phương thức thanh toán và tính phí vào các ngày đã lên lịch. Đây là điều biến một kế hoạch từ bốn lần theo dõi riêng biệt thành một lần thiết lập — và sự đồng ý bằng văn bản sẽ bảo vệ bạn nếu có tranh chấp về phí.

Đặt cả bốn mục vào báo giá hoặc thỏa thuận mà khách hàng chấp nhận, và phản ánh chúng trên hóa đơn.

Thiết lập một lần, không phải cho mỗi khách hàng

Lộ trình công cụ quan trọng hơn mẫu. Trong phần mềm không có gói gốc, mỗi lần bán hàng được dàn dựng có nghĩa là lịch trình thanh toán bị chia nhỏ trên các tài liệu, các mẫu được ghép nối và theo dõi thủ công những gì vẫn còn nợ — các luồng giải pháp thay thế được liên kết ở trên đầy những điều đó.

Trong Workspace369, các kế hoạch thanh toán được tích hợp sẵn từ gói Specialist với giá 149 đô la/tháng (năm chỗ ngồi). Một kế hoạch đính kèm các khoản trả góp theo lịch trình vào hóa đơn trên cùng một hồ sơ khách hàng như đề xuất, dự án và cuộc trò chuyện. Hóa đơn và liên kết thanh toán trực tuyến có trên mọi gói từ Cadet với giá 29 đô la/tháng, vì vậy ngay cả người điều hành độc lập cũng có thể nhận tiền đặt cọc và số dư bằng thẻ hoặc thanh toán ngân hàng từ hóa đơn hoặc cổng thông tin khách hàng. Lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán và thanh toán được xử lý trên Stripe — mà Stripe cũng quyết định chi phí mỗi giao dịch là bao nhiêu, được đề cập trong Phí ACH so với thẻ cho doanh nghiệp nhỏ.

Các trang tính năng hóa đơn hiển thị cách thanh toán kết nối với hồ sơ khách hàng, và trang thanh toán bao gồm khía cạnh xử lý.

Điểm mấu chốt

Các kế hoạch thanh toán là một công cụ bán hàng tình cờ nằm trong phần hóa đơn của bạn. Cung cấp chúng cho các hóa đơn lớn, hợp đồng giữ chỗ và các dự án theo giai đoạn; cấu trúc chúng dưới dạng tiền đặt cọc cộng với một mốc hoặc lịch trình hàng tháng; và ghi lại số tiền, ngày, xử lý chậm trễ và sự đồng ý lưu thẻ trên hồ sơ. Chạy chúng trong phần mềm nơi kế hoạch là gốc, và việc theo dõi sẽ tự động chạy.

Bắt đầu dùng thử Specialist — các kế hoạch thanh toán được bao gồm từ gói đó với giá $149/tháng cho năm chỗ ngồi, với bản dùng thử 14 ngày — hoặc xem Giá Workspace369 cho bảng phân tích gói đầy đủ, bao gồm hóa đơn và liên kết thanh toán từ $29/tháng.