Lập hóa đơn Microsoft 365: mẫu, Power Automate và khi nào bạn cần một hệ thống thực sự

Microsoft 365 bao gồm nhiều thứ cho một doanh nghiệp nhỏ — email, tài liệu, bảng tính, cuộc họp. Một thứ mà nó không bao gồm là một ứng dụng lập hóa đơn. Vì vậy, hầu hết các nhóm lập hóa đơn theo cách thủ công: một mẫu Word hoặc Excel, lưu dưới dạng PDF, gửi từ Outlook.

Cách tiếp cận đó hoạt động — cho đến khi nó không còn hoạt động. Hướng dẫn này bao gồm những gì lập hóa đơn với Microsoft 365 thực sự trông như thế nào, nơi cách tiếp cận mẫu bị lỗi và khi nào hóa đơn cần một hệ thống thực sự xung quanh nó.

Trả lời nhanh

Microsoft 365 có không có công cụ lập hóa đơn tích hợpCác nhóm lập hóa đơn bằng mẫu Word hoặc Excel gửi từ Outlook, đôi khi thêm quy trình Power Automate để nhắc nhở. Thiết lập đó sẽ hỏng khi hóa đơn cần đánh số tự động, liên kết thanh toán trực tuyến, kế hoạch thanh toán, nhắc nhở theo lịch trình và trạng thái theo từng khách hàng — lúc đó một hệ thống lập hóa đơn thực sự sẽ tự hoàn vốn trong vài ngày, không phải vài tháng.

Ba cách mọi người lập hóa đơn với Microsoft 365

Tùy chọn 1: cách tiếp cận mẫu

Thiết lập tiêu chuẩn: một tệp Excel hoặc Word với chi tiết của bạn, số hóa đơn, ngày tháng, các dòng sản phẩm, tổng cộng và hướng dẫn thanh toán. Xuất dưới dạng PDF, đính kèm vào email Outlook, gửi.

Nó bị lỗi ở những điểm có thể đoán trước. Số hóa đơn bị trùng lặp vì không có gì sắp xếp chúng. Khách hàng muốn thanh toán bằng thẻ trả lời hỏi cách nào. Không ai biết trong bốn mươi hóa đơn đang lưu hành cái nào vẫn chưa được thanh toán mà không mở bảng tính. Và việc theo dõi — lời nhắc thực sự giúp thanh toán hóa đơn — phụ thuộc vào việc bạn có nhớ gửi nó hay không.

Tùy chọn 2: mẫu cộng với Power Automate

Power Automate có thể thêm các quy trình nhắc nhở: gửi hóa đơn, đợi, thúc giục nếu chưa thanh toán. Nó giúp ích, nhưng nó thêm một lớp bảo trì mà hầu hết các nhóm nhỏ đánh giá thấp. Các quy trình bị hỏng khi ai đó chỉnh sửa cấu trúc bảng tính, và bạn vẫn không có liên kết thanh toán, không có kế hoạch thanh toán và không có chế độ xem trạng thái trực tiếp.

Tùy chọn 3: một hệ thống lập hóa đơn thực sự

Một hệ thống thực sự coi hóa đơn là một phần của vòng lặp, không phải một tài liệu: hồ sơ khách hàng lưu giữ lịch sử, đề xuất trở thành hóa đơn, hóa đơn mang liên kết thanh toán và lời nhắc được gửi theo lịch trình mà không cần bạn. Trong Workspace369, vòng lặp đó còn bao gồm các kế hoạch thanh toán cho tiền đặt cọc và số dư, hóa đơn định kỳ cho các hợp đồng giữ chỗ, cổng thông tin khách hàng nơi hóa đơn nằm cạnh các tệp và trạng thái, và báo cáo hiển thị những gì còn nợ theo từng khách hàng.

Đối với phần tài liệu hiện tại, công cụ tạo hóa đơn miễn phí tạo một hóa đơn sẵn sàng để in trong trình duyệt, và mẫu hóa đơn miễn phí tải xuống một tệp CSV mở trực tiếp trong Excel hoặc Google Sheets.

Khuyến nghị cuối cùng

Sử dụng cách tiếp cận mẫu Microsoft 365 khi số lượng hóa đơn chỉ là một vài mỗi tháng. Khi hóa đơn trở thành nhịp điệu hàng tuần — hoặc khi bạn cần liên kết thanh toán, kế hoạch, lời nhắc và khả năng hiển thị — hãy chuyển vòng lặp vào phần mềm lập hóa đơn và quản lý dự án được xây dựng cho việc đó, với các gói từ $29/tháng cho một chỗ ngồi.