如何逐步自動化客戶入門流程（2026 年）

如何逐步自動化客戶入門流程

1. 列出從「是」到啟動的每一個步驟。 寫下您今天在報價單被接受後會做的事情：感謝信、合約、訂金發票、問卷、啟動電話會議。
2. 標記每次都相同的步驟。 這些會被自動化。範圍界定、啟動議程和創意簡報仍由專人負責。
3. 為每個群組選擇一個觸發器： 提案接受、合約完成或付款收到。
4. 每個觸發器建立一個工作流程。 每個都會發送電子郵件並為一個人建立任務；第一個還會變更客戶階段。下面的三個入門工作流程已準備好複製。
5. 用您自己的語氣撰寫電子郵件， 包含客戶名稱和專案名稱，讓它看起來像是您發出的。
6. 在測試客戶上進行測試，然後啟用。 除非您執行，否則沒有任何東西會執行。
7. 檢查執行記錄 在您的第一個實際客戶之後，並修復任何執行兩次或未執行的步驟。

自動化客戶導入或任何服務型企業的新客戶導入，步驟相同；僅需更改術語。本指南涵蓋報價單被接受後可自動化的部分。該 最佳客戶導入軟體比較 涵蓋工具，以及 代理機構的客戶入職檢查清單 涵蓋了整個流程。

什麼值得自動化

使用簡單的測試：您是否每次都會撰寫相同的訊息並執行相同的點擊？如果是，就自動化它。

三個重要的觸發點

Workspace369 工作流程可以從客戶記錄中的事件開始。對於 客戶入職，其中三個是核心：

1. 提案已接受。 客戶已同意。這是您最快能表示感謝的時機。
2. 合約已完成。 所有簽署者均已完成。可以安全地確認開始流程。
3. 付款已收到。 訂金或發票已結清。可以安全地保留開始日期。

一個第四項， 預約已建立，如果您經營預約頁面來進行初步諮詢或導入課程，這會很有幫助。

一個內建步驟讓您了解：當提案附有合約時，合約會在接受後自動發送。這不是您需要建立的工作流程，能省去一個手動步驟。

可用的動作

在工作流程中，你可以串連步驟。對入門流程重要的步驟包括：

• 發送一個 電子郵件 （所有方案）。
• 發送一個 簡訊 （Voyager 及以上方案）。
• 創建任務，指派給您或您的隊友。
• 發送內部 通知.
• 指派隊友 給客戶。
• 移動客戶階段，例如從潛在客戶到活躍客戶。
• 設定欄位 或 新增標籤，例如「導入」。
• 將提案轉換為發票 和 發送發票.
• 發送合約 和 提醒 關於未簽署的。

今天不存在的內容：一個建立專案的步驟，或一個邀請客戶進入入口網站的步驟。手動規劃這兩項，或在您的歡迎電子郵件中將它們作為說明加入。

三個入門工作流程

工作流程 1：提案已接受

• 觸發條件： 提案已接受。
• 動作： 向客戶發送電子郵件，創建任務「安排啟動會議」，期限為兩天，將客戶移至活躍狀態。

電子郵件文案：

主旨：您已加入， 名字

感謝您接受 專案 提案。接下來，您將收到合約簽署，然後我會發送一些啟動問題。我將在一個工作日內聯繫您安排啟動會議時間。

Simon

工作流程 2：合約已簽署

• 觸發條件： 合約已完成。
• 動作： 內部通知您，向客戶發送問卷調查電子郵件，添加標籤「入門」，建立一個「審閱問卷調查答案」的任務，並在啟動前到期。

工作流程 3：款項已收到

• 觸發條件： 付款已收到。
• 動作： 向客戶發送電子郵件「您的開始日期已保留」，創建任務「訂購資材/預訂承包商」，通知指定的團隊成員。

如果你的第一張發票跟隨訂金，你可以新增一個步驟，從提案寄送發票。有關措辭，請參閱 客戶導入問卷.

在 Workspace369 中設定一次

您是作者，設定是一次性的工作。

1. 打開工作流程並從範本開始，例如「接受的提案交接」或「合約簽署感謝信」。這些都是單一的感謝信，請將它們視為起點。
2. 用您自己的語氣重寫電子郵件。使用客戶姓名和專案名稱。
3. 新增任務和階段變更。
4. 在啟用前，先與測試客戶進行測試。
5. 啟用。第一次實際接受後檢查執行日誌。

立即啟用，無須手動操作。這是最划算的交易：現在花幾分鐘，之後就能省去手動處理的麻煩。

您的方案應包含哪些內容

Cadet（每月 $29）包含電子郵件自動化，最多三個活躍工作流程，正好涵蓋上述三個。Voyager（每月 $74）增加了 SMS 步驟和最多十個活躍工作流程。Specialist（每月 $149）允許 25 個。Commander 和 Enterprise 是無限的，並增加了 AI 草擬工作流程。查看 定價 用於當前矩陣。

它在產品中的顯示位置

查看 工作流程自動化 詳細了解觸發器和動作。啟動此鏈的提案已在 提案與報價，客戶之後的檢視是 客戶入口網站.

上述接受狀態是客戶在點選「是」後立即看到的。您的接受工作流程在同一時間觸發，因此感謝信會與合約同時送達。

要避免的錯誤

• 過度自動化第一週。 一天內發送三則訊息感覺像垃圾郵件。請錯開時間。
• 通用文案。 如果任何公司都可以寄送，請重寫它。
• 忽略人為步驟。 每個自動化流程都應以分配給人員的任務結束。
• 假設入口網站已設定。 客戶入口網站存取是客戶的單獨選擇加入項目，請在歡迎電子郵件中說明。
• 沒有測試。 先對自己運行工作流程。

一個實際範例：品牌專案

假設您銷售一個品牌識別專案，價格為 $4,800（假設金額），包含 40% 的訂金和附加合約。訂金為 $4,800 × 0.40 = $1,920。以下是三個工作流程的實際情況：

1. 客戶接受提案並支付 $1,920 的押金（佔 $4,800 的 40%）。工作流程 1 發送感謝信並創建您的「安排啟動」任務。合約將自動發送。
2. 客戶簽署。工作流程 2 通知您，發送問卷連結並將客戶標記為「入門」。
3. 付款已記錄。工作流程 3 確認保留的開始日期並建立收集品牌資產的任務。

您沒有接觸到任何一部分。您第一天要做的是閱讀問卷回覆並進行啟動會議，這是客戶付費給您的部分。金額是虛構的，用來說明專案如何劃分，而非基準或建議價格。

如何知道它正在運作

在服務了第一批客戶後，請檢查三件事。每個觸發器是否只觸發了一次？電子郵件的語氣是否像您寫的一樣？每個任務是否都在您設定的時間內由人員完成？執行記錄顯示了哪些已運行，因此錯過或重複的步驟是可見的，而不是隱藏的。在添加更多工作流程之前，請調整文案，並在尚未見過客戶之前，避免建立一個包含十二個步驟的序列。

最終建議

從三個工作流程開始，讓每個工作流程都以一個給人類的任務結束，並在處理了最初的幾位客戶後檢查執行記錄。對於圍繞這些工作流程的更廣泛流程，請使用 入門檢查清單 以及 入門軟體短名單.