Wie man eine Anzahlung vor Beginn der Arbeit entgegennimmt (2026)

Schnelle Antwort

Fordern Sie 25 bis 50 Prozent des Projektentgelts an, nennen Sie die Kosten, die es abdeckt, geben Sie an, ob es verrechnet oder nicht erstattungsfähig ist, und verwenden Sie die gleiche Formulierung im Angebot und im Vertrag. Sammeln Sie es bei Annahme durch den Kunden, nicht danach. Wenn Sie es bei Annahme nicht einziehen können, senden Sie innerhalb einer Stunde eine Anzahlungsrechnung mit Zahlungslink und buchen Sie das Startdatum erst, wenn es bezahlt ist.

Warum überhaupt eine Anzahlung nehmen

Eine Anzahlung erfüllt drei Zwecke:

• Filter. Ein Kunde, der bereit ist, einen ersten Betrag zu zahlen, ist deutlich engagierter als jemand, der bei einem Anruf nickt.
• Finanziert den Start. Stockfotos, ein Auftragnehmer, Software-Sitze, reservierte Tage: Kosten entstehen vor dem ersten Liefergegenstand.
• Gibt den Ton an. Sie sind ein Unternehmen mit Bedingungen. Das hilft, wenn derselbe Kunde später nach Scope Creep fragt.

Es schützt auch die Kunden. Eine klare Anzahlung mit einer klaren Gutschriftsregel ist besser als eine vage "Wir werden irgendwann eine Rechnung stellen".

Wie viel zu verlangen ist

Es gibt keine universelle Zahl, aber es gibt sinnvolle Bereiche:

Verwenden Sie die Einlagenrechner um einen Prozentsatz in Dollar für Ihr typisches Angebot zu übersetzen. Testen Sie die Zahl dann mit einer Frage: Welche spezifischen Kosten deckt dies ab? Wenn die Antwort lautet „reservierte Kalenderzeit für sechs Wochen“, ist eine Anzahlung von 50 Prozent leicht zu rechtfertigen. Wenn Sie sie nicht benennen können, reduzieren Sie sie.

Gutschrift versus nicht erstattungsfähig

Hier entstehen die meisten Anzahlungsstreitigkeiten, also entscheiden Sie, bevor Sie das Angebot schreiben.

Gutschrift Anzahlung. Die Anzahlung ist eine Vorauszahlung. Sie wird von der Endrechnung abgezogen. Wenn der Kunde vor Beginn storniert, erstatten Sie sie zurück oder behalten einen angegebenen Teil für die reservierte Zeit.

Nicht erstattungsfähige Buchungsgebühr. Die Anzahlung kauft die Reservierung. Sie behalten sie, wenn der Kunde storniert, weil Sie andere Arbeit abgewiesen haben. Sie funktioniert am besten, wenn Sie eine sichtbare Warteliste oder ein festes Datum haben.

Hybrid. Rückerstattungsfähig bis zu einem Stichtag, danach nicht erstattungsfähig. Klare Daten sind besser als vage Formulierungen wie „angemessene Frist“.

Welchen Sie auch immer wählen, geben Sie ihm eine klare Bezeichnung. „Anzahlung (wird auf die Endrechnung angerechnet)“ und „Buchungsgebühr (nicht erstattungsfähig)“ sind unterschiedliche Dokumente.

Was der Vertrag sagen sollte

Behalten Sie diese Punkte in Ihrem Vertrag und lassen Sie das Angebot sie in einer Zeile zusammenfassen:

1. Der Anzahlungsbetrag oder Prozentsatz und Basis.
2. Das Fälligkeitsdatum, idealerweise „bei Annahme“.
3. Ob es auf die endgültige Rechnung angerechnet wird.
4. Was passiert, wenn der Kunde vor Arbeitsbeginn und danach absagt.
5. Was passiert, wenn das Projekt vom Kunden lange pausiert wird.
6. Welche Stelle der Kunde bezahlt und wie Quittungen ausgestellt werden.

Beginnen Sie mit dem Vertragsvorlage für Freiberufler und lassen Sie einen Anwalt jede Klausel prüfen, bei der Ihre lokalen Regeln wichtig sind. Die Durchsetzbarkeit hängt davon ab, wo Sie und Ihr Kunde sich befinden, behandeln Sie dies also als praktische Struktur und nicht als Rechtsberatung.

Bei Annahme fragen, im Angebot selbst

Der stärkste Ort, um zu fragen, ist im Angebot, in derselben Bewegung wie das Ja-Sagen. Eine Zeile wie „Anzahlung von 40 % (1.600 $) bei Annahme fällig“ erspart eine spätere Konversation.

In Workspace369 kann ein Angebot eine Anzahlung als Prozentsatz oder als festen Betrag verlangen. Wenn der Kunde auf Akzeptieren tippt, liest die Schaltfläche "Akzeptieren und bezahlen" mit dem Betrag, und die Zahlung erfolgt über Stripe Checkout. Das Angebot wird als akzeptiert erfasst, sobald die Zahlung abgeschlossen ist. Wenn Sie einen Vertrag anhängen, wird dieser nach der Annahme automatisch gesendet, und der Kunde öffnet ihn über eine Schaltfläche "Weiter zur Vertragsunterzeichnung" auf einer zweiten Seite mit einem E-Mail-Code.

Was Sie sagen sollten, wenn der Kunde zögert

Einige Gegenreaktionen sind normal. Kurze, ruhige Antworten sind am besten:

"Können wir nach der Lieferung bezahlen?" "Ich plane die Arbeit gegen die Anzahlung, sodass das Startdatum reserviert ist, sobald es bezahlt ist. Gerne teile ich den Restbetrag in Meilensteine auf, wenn das hilft."

"Warum 50 Prozent?" "Es deckt der Auftragnehmer / die reservierten Wochen / die Lizenz, was ich vor dem ersten Tag zusagen werde."

"Ist es erstattungsfähig?" "Es wird mit Ihrer Endrechnung verrechnet. Wenn Sie vor meinem Beginn stornieren, Ihre Regel. Es ist in Abschnitt 4 des Vertrags."

Reduzieren Sie die Zahl nicht sofort. Bieten Sie stattdessen eine andere Struktur an, z. B. Meilensteine.

Anzahlungen in der Praxis einziehen

Der obige Screenshot zeigt, wie sich die Anzahlung aus der Auswahl des Kunden ergibt. Kombinieren Sie das mit Angebote und Kalkulation für die Einrichtung, und mit Online-Zahlungen zum Verbinden von Stripe.

Für Dienstleistungsunternehmen mit einer Buchungsseite kann eine Anzahlung auch vor der Bestätigung eines Zeitfensters eingezogen werden.

Buchungsseiten sind ab dem Specialist-Plan aufgeführt. Sie ermöglichen es einem Kunden, einen Service und eine Zeit auszuwählen, und sie haben keinen Vertragschritt, also verwenden Sie sie für Termine und nicht für Projektumfänge.

Checkliste für Anzahlungsnachverfolgung

• Das Angebot gibt den Betrag und das Fälligkeitsdatum an.
• Der Vertrag gibt an, ob die Anzahlung angerechnet wird und was bei Stornierung passiert.
• Stripe ist verbunden und Sie haben eine Testzahlung durchgeführt.
• Das Startdatum wird erst nach Klärung der Anzahlung gehalten.
• Sie senden eine Quittung und eine kurze Nachricht „Was passiert als Nächstes“.
• Wenn der Kunde nicht innerhalb von zwei Werktagen bezahlt, senden Sie eine einzige Erinnerung mit dem Link.

Welchen Plan benötigen Sie

Auf Workspace369 sind Angebote, öffentliche Angebotsunterschriften, Branding, Stripe-Zahlungen und Anzahlungen bei Annahme in jedem Plan ab Cadet für 29 $/Monat enthalten; Buchungsseiten sind ab Specialist verfügbar. Sie können auch eine Anzahlungsrechnung mit einem Zahlungslink senden, wenn Sie die Anzahlung lieber separat in Rechnung stellen möchten. Sehen Sie sich die Preisgestaltung für die aktuelle Matrix. Für die rechnungsbasierte Variante lesen Sie die Leitfaden für Kautionen.

Endgültige Empfehlung

Wählen Sie eine Zahl, die Sie rechtfertigen können, wählen Sie, ob sie gutgeschrieben wird, schreiben Sie sie zweimal (Angebot und Vertrag) und ziehen Sie sie im Moment des Ja ein. Alles andere ist Wortwahl.