Cara memilih perangkat lunak ringkasan panggilan AI untuk tindak lanjut klien

Jawaban cepat

Pilih perangkat lunak ringkasan panggilan AI dengan menguji apa yang terjadi setelah panggilan, bukan dengan membaca transkrip sampel. Alat yang baik akan menyebutkan penelepon, mencantumkan setiap janji dengan pemilik dan tanggal, menyimpan ringkasan pada catatan klien yang benar, dan mengubahnya menjadi tugas atau pengingat. Jika panggilan Anda sebagian besar adalah rapat internal, alat catatan rapat sudah cukup. Jika itu adalah panggilan klien tentang kutipan, jadwal, dan pembayaran, ringkasan tersebut memerlukan catatan klien Anda di sebelahnya.

Workspace369 adalah salah satu opsi yang dibangun seperti itu: Perangkat lunak ringkasan panggilan AI pada paket Specialist-nya, dengan panggilan, ringkasan, dan tindak lanjut pada catatan klien yang sama.

Apa yang harus disertakan dalam ringkasan panggilan AI

Cari perangkat lunak yang dapat menangkap:

• Hasil dan konteks panggilan
• Nama klien dan catatan CRM yang cocok
• Perekaman dan pemutaran
• Transkripsi pesan suara
• Pertanyaan kunci, keberatan, dan keputusan
• Komitmen tindak lanjut
• Pengingat atau tugas yang disarankan
• Draf balasan SMS atau email
• Tautan ke proyek, permintaan, penawaran harga, atau faktur
• Riwayat aktivitas yang dapat dicari

Ringkasan tanpa tindak lanjut hanyalah alat bantu memori. Ringkasan dengan konteks alur kerja menjadi daya ungkit operasional.

Di mana Workspace369 cocok untuk tim kerja klien

Workspace369 menghubungkan ringkasan panggilan AI ke sisa siklus hidup klien. Panggilan di sistem telepon bisnis dapat berada di dekat catatan CRM, utas kotak masuk, SMS, pesan suara, kutipan, faktur, proyek, file, catatan, tugas, dan pelaporan.

Itu penting karena sebagian besar panggilan tidak terisolasi. Klien mungkin menelepon tentang proposal, jadwal, pembayaran, permintaan yang terlewat, pembaruan proyek, file, atau revisi penawaran harga. Ringkasan harus membuat pekerjaan itu lebih mudah, bukan menciptakan langkah salin-tempel lagi.

Daftar periksa perbandingan

Uji coba lima panggilan sebelum Anda membeli

Uji coba adalah satu-satunya cara untuk melihat apakah ringkasan berlaku pada panggilan Anda sendiri. Gunakan lima hal yang sama selama setiap uji coba:

1. Pertanyaan baru. Apakah ringkasan menangkap layanan yang ditanyakan, anggaran, dan lini masa, dan apakah penelepon mendarat di catatan klien baru atau yang sudah ada?
2. Pertanyaan harga pada penawaran terbuka. Apakah ringkasan menyebutkan kutipan, dan bisakah Anda mencapainya dalam satu klik?
3. Keluhan. Apakah itu menyimpan kata-kata klien sendiri tentang apa yang salah, daripada parafrase yang diperhalus?
4. Pesan suara. Apakah transkrip cukup terbaca untuk dibalas tanpa mendengarkan, dan apakah penelepon cocok?
5. Panggilan dengan dua janji. Apakah ringkasan mencantumkan kedua komitmen, dan apakah masing-masing menjadi tugas dengan pemilik?

Nilai setiap panggilan berdasarkan akurasi, pengarsipan, dan tindak lanjut. Alat yang menulis paragraf bagus tetapi menyimpannya di tempat yang salah gagal dalam tes.

Ketika Anda tidak membutuhkannya

Lewati ringkasan panggilan khusus jika sebagian besar panggilan adalah rapat internal, jika satu orang menjawab setiap panggilan dan menulis catatannya sendiri, atau jika volume panggilan hanya beberapa kali seminggu. Templat catatan bersama sudah cukup di sana. Alat ini berguna ketika beberapa orang menjawab panggilan klien dan tindak lanjut mulai terlewat di antara mereka.

Memilih, singkatnya

Pilih alat yang ringkasannya lulus tes lima panggilan dan masuk ke catatan klien tempat tim Anda sudah bekerja. Jika catatan itu ada di Workspace369, ringkasan memerlukan Specialist ($149 per bulan, 10 kursi); bandingkan paket di harga dan lihat set fitur telepon lengkap di Workspace Voice.