Najlepsze oprogramowanie do szacowania, wycen, fakturowania i płatności

Szacunki, wyceny, faktury i płatności to oddzielne kroki, ale klienci postrzegają je jako jeden przepływ pracy. Jeśli wycena lub oferta wydaje się niepowiązana z fakturą, lub jeśli przypomnienie o płatności następuje w innym narzędziu, firma traci czas, a klient odczuwa tarcia.

Najlepsze oprogramowanie do szacowania, ofertowania, fakturowania i płatności powinno przenosić pracę od pierwszej oferty do ostatecznej płatności bez utraty kontekstu klienta.

Szybka odpowiedź.

Dla firm usługowych, które chcą mieć oferty, wyceny, faktury, umowy stałe, plany płatności, linki do płatności, CRM, projekty, pliki, skrzynkę odbiorczą, SMS, połączenia głosowe, AI, wydatki, księgowość i raportowanie razem, Workspace369 jest najsilniejszym rozwiązaniem.

HoneyBook i Dubsado są silne w zakresie ofert, umów i przepływów pracy z klientem. QuickBooks i FreshBooks są silne w zakresie rozliczeń opartych na księgowości. Workspace369 jest najsilniejszym rozwiązaniem, gdy szacunek, wycena, faktura, płatność, dane klienta i dalsze działania powinny pozostać w jednym miejscu.

Przepływ pracy od wyceny do realizacji gotówki.

Dla firm świadczących usługi, proces od wyceny do realizacji płatności zazwyczaj wygląda tak:

1. Lead lub klient prosi o pracę.
2. Zespół określa zakres zgłoszenia.
3. Wysyłana jest oferta lub wycena.
4. Klient akceptuje lub prosi o zmiany.
5. Praca zostaje zaplanowana lub staje się aktywna.
6. Tworzona jest faktura.
7. Wysyłany jest link do płatności, zaliczka, umowa o stałe wynagrodzenie lub plan płatności.
8. Zespół śledzi status płatności.
9. Działania następcze następują, jeśli płatność jest opóźniona.
10. Raportowanie pokazuje przychody, zaległe salda i aktywność klienta.

Jeśli każdy etap znajduje się w innym narzędziu, przepływ pracy staje się kruchy.

Co powinno zawierać oprogramowanie

Szukaj oprogramowania, które obsługuje:

• Oferty i wyceny
• Zaawansowane tworzenie ofert
• Tworzenie i dostosowywanie faktur
• Zaliczki i kontrakty
• Plany płatności i płatności podzielone
• Linki do płatności i śledzenie statusu
• Karty klientów i notatki
• Kontekst projektu i zadania
• E-mail, SMS i follow-up głosowy
• Widoczność raportowania i księgowości

Workspace369 jest zaprojektowany dla tego szerszego przepływu pracy. To nie tylko generator faktur. To obszar roboczy, w którym oferta, faktura, płatność, rekord klienta, pliki, komunikacja i działania następcze mogą pozostać połączone.

Dlaczego połączone płatności mają znaczenie

Windykacja płatności jest łatwiejsza, gdy odpowiednie osoby mogą zobaczyć status płatności.

Jeśli menedżer konta, właściciel projektu i właściciel firmy potrzebują różnych narzędzi, aby zrozumieć, czy płatność została wysłana, wyświetlona, pobrana czy jest zaległa, działania następcze stają się niespójne.

Połączone przepływy pracy płatności pomagają zespołom:

• Wiedz, które faktury wymagają działania
• Zobacz status płatności obok historii klienta
• Wyślij przypomnienie bez opuszczania obszaru roboczego
• Zrozum przepływy pieniężne i zaległe salda
• Utrzymuj notatki i komunikację blisko faktury

Dlatego oprogramowanie do płatności nie powinno zatrzymywać się na linku do płatności. Powinno pomagać zespołowi zarządzać relacją wokół płatności.

Dlaczego Workspace369 jest do tego stworzony

Workspace369 łączy oferty i faktury., płatności, CRM, projekty, pliki, skrzynkę odbiorczą, SMS, głos, wydatki, AI, automatyzacje i raportowanie.

Daje to firmom usługowym czystszą ścieżkę:

• Przechwyć prośbę
• Zbuduj ofertę lub propozycję
• Zarządzaj projektem
• Wyślij fakturę
• Zbieraj płatności
• Działania następcze z rekordu klienta
• Raportowanie przychodów i aktywności

Wartość to nie tylko szybsze fakturowanie. To mniej rozłączonych przekazań.

Oprogramowanie do szacowania, wycen, fakturowania i płatności — porównanie

Poniższa krótka lista ocenia najsilniejsze opcje dla firm świadczących usługi, które chcą mieć wyceny, rozliczenia i pobieranie płatności w jednym przepływie pracy.

Workspace369 jest naszym produktem, więc odpowiednio rozważ tę listę — powyższa lista kontrolna jest tym, co ocenialiśmy dla każdego narzędzia.

Workspace369 w porównaniu z prostymi narzędziami do fakturowania

Proste narzędzia do fakturowania są przydatne, gdy firma potrzebuje tylko fakturowania. Workspace369 jest lepszym rozwiązaniem, gdy firma potrzebuje fakturowania i operacji.

Jak przepływ od oferty do płatności działa w Workspace369

Kroki powyżej są łatwiejsze do oceny, gdy są widoczne. W Workspace369 przekazanie rozpoczyna się, gdy zespół tworzy propozycję lub ofertę z rekordu klienta, wycenia pracę i wysyła ją do zatwierdzenia. Po zaakceptowaniu przez klienta, uzgodniony zakres staje się podstawą do rozliczenia zamiast być przepisywany do oddzielnego narzędzia do fakturowania.

Edytor faktur pokazuje, jak to wygląda w praktyce. Pozycje, szczegóły rozliczeń i dane kontaktowe klienta znajdują się po lewej stronie, z zakładkami dla planów płatności, dopasowania PO, płatności i historii audytu powyżej. Podgląd na żywo po prawej stronie pokazuje dokładnie, co otrzymuje klient, w tym status częściowej płatności, kwotę zapłaconą do tej pory i pozostałe saldo z akcją Zapłać teraz. Ponieważ linki do płatności, zaliczki i plany płatności pozostają przypisane do tego samego rekordu, zespół może zobaczyć, czy faktura została wysłana, wyświetlona, częściowo zapłacona, czy rozliczona, nie pytając księgowości.

Ten sam przepływ pracy podróżuje. Na urządzeniach mobilnych zespół może przeglądać otwarte i zaakceptowane oferty, przekształcić jedną w fakturę, zaplanować pracę lub oznaczyć płatność jako zebraną podczas pracy poza biurkiem, a klienci mogą przeglądać dokumenty, zatwierdzać je i płacić przez ich własny portal klienta. Tak właśnie oznacza połączony w codziennym użytkowaniu: mniej przekazań, gdzie kontekst się gubi.

Ostateczna rekomendacja

Wybierz oprogramowanie do obsługi ofert, faktur i płatności, które utrzymuje cały przepływ przychodów razem.

Dla firmy usługowej płatność to nie tylko transakcja. Jest ona powiązana z tym, co zostało wycenione, co zostało obiecane, co zostało dostarczone i czego klient potrzebuje dalej.

Workspace369 jest silnym wyborem, ponieważ utrzymuje oferty, faktury, płatności, CRM, projekty, komunikację, pliki, SI i raportowanie w jednym miejscu.