การติดตามค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้สำหรับงานของลูกค้า
เรียนรู้วิธีการจับอนุมัติ จัดทำเอกสาร ออกใบแจ้งหนี้ และรายงานค่าใช้จ่ายลูกค้าที่เรียกเก็บเงินได้โดยไม่สูญเสียใบเสร็จ บริบทโครงการ หรือผลกำไร
คำตอบด่วน
- ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้ต้องการบริบทของลูกค้า, โครงการ, ใบเสร็จ, การอนุมัติ, ภาษี, การบวกเพิ่ม และใบแจ้งหนี้
- กำหนดกฎค่าใช้จ่ายที่สามารถขอคืนได้ก่อนที่จะเกิดค่าใช้จ่าย
- ติดตามค่าใช้จ่ายที่ได้รับคืนและไม่ได้รับคืนแยกจากค่าธรรมเนียมวิชาชีพ
การติดตามค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้คือกระบวนการในการรักษาต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าตั้งแต่เวลาที่เกิดขึ้นจนถึงการอนุมัติ การออกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และการรายงานผลกำไร ใบเสร็จในโฟลเดอร์ไม่เพียงพอ ค่าใช้จ่ายต้องเชื่อมโยงกับลูกค้า โครงการ ข้อตกลง และใบแจ้งหนี้
กำหนดนโยบายค่าใช้จ่ายก่อนเริ่มงาน
ใบเสนอราคาหรือสัญญาควรอธิบาย:
- หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่สามารถเบิกคืนได้
- ไม่ว่าจะต้องได้รับการอนุมัติจากลูกค้าก่อนการซื้อหรือไม่
- เกณฑ์การใช้จ่ายใด ๆ
- ไม่ว่าจะต้องใช้ใบเสร็จหรือไม่
- ไม่ว่าจะส่งผ่านต้นทุนหรือบวกเพิ่ม
- ภาษี, การแปลงสกุลเงิน และค่าธรรมเนียมบัตรได้รับการจัดการอย่างไร
- จะเรียกเก็บค่าใช้จ่ายเมื่อใด
บันทึกรายการค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์
บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการพร้อมบริบทเพียงพอให้ผู้อื่นตรวจสอบได้:
| ฟิลด์ | เหตุใดจึงมีความสำคัญ |
|---|---|
| ลูกค้าและโครงการ | ระบุว่าใครได้รับประโยชน์จากค่าใช้จ่าย |
| ผู้ขายและวันที่ | รองรับการยืนยันและการรายงาน |
| จำนวนและสกุลเงิน | รักษาธุรกรรมเดิม |
| หมวดหมู่ | แยกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ซอฟต์แวร์ ผลิตภัณฑ์ ผู้รับเหมา และค่าใช้จ่ายอื่นๆ |
| ใบเสร็จหรือเอกสาร | ให้หลักฐานสำหรับลูกค้าและหนังสือ |
| การอนุมัติ | แสดงต้นทุนตามข้อตกลง |
| สถานะที่เรียกเก็บเงินได้ | แยกต้นทุนที่เรียกเก็บคืนจากลูกค้าออกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป |
| การอ้างอิงใบแจ้งหนี้ | ยืนยันว่าได้เรียกเก็บค่าใช้จ่ายจริงแล้ว |
| สถานะการชำระเงิน | ยืนยันว่าลูกค้าได้ขอคืนเงินหรือไม่ |
แยกสามสถานะที่แตกต่างกัน
ทีมมักจะสับสนระหว่างค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น, ที่ออกใบแจ้งหนี้ และที่เรียกเก็บเงิน แยกแยะให้ชัดเจน:
- เกิดขึ้น: ธุรกิจได้ชำระเงินหรือผูกพันกับต้นทุนแล้ว
- ออกใบแจ้งหนี้แล้ว: ต้นทุนถูกรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ลูกค้าแล้ว
- รวบรวม: ลูกค้าได้ชำระใบแจ้งหนี้ที่มีต้นทุนแล้ว
ความแตกต่างนั้นมีความสำคัญต่อกระแสเงินสดและ ความสามารถในการทำกำไรของโครงการ.
เพิ่มค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินไปยังใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน
ใช้รายการบรรทัดแยกต่างหากหรือส่วนค่าใช้จ่ายพร้อมคำอธิบายที่เป็นประโยชน์ แนบใบเสร็จเมื่อจำเป็น แต่หลีกเลี่ยงการเปิดเผยการซื้อภายในที่ไม่เกี่ยวข้องหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษา แสดงโครงสร้างที่ชัดเจนเพียงหนึ่งเดียว
รายงานต้นทุนที่เรียกคืนได้และเรียกคืนไม่ได้
รีวิว:
- ค่าใช้จ่ายโครงการทั้งหมด
- ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้เทียบกับค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินไม่ได้
- ค่าใช้จ่ายรอการอนุมัติ
- ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้
- ค่าใช้จ่ายที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วแต่ยังไม่ได้ชำระ
- การบวกเพิ่มหรือการจัดการรายได้
- การจัดการค่าใช้จ่าย
Workspace369 ให้บริการ ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับฟรีแลนซ์ โดยการเก็บค่าใช้จ่ายไว้ข้างๆ ลูกค้า โครงการ ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน ไฟล์ และรายงาน