คู่มือการจัดการค่าใช้จ่าย Google Workspace

Google Workspace มีประโยชน์สำหรับการดำเนินธุรกิจ Google รายการแอป Workspace อย่างเป็นทางการ รวมถึง Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar และเครื่องมือทำงานร่วมกันอื่นๆ ไม่ได้ระบุแอปพลิเคชันจัดการค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะในรายการหลักนั้น ทำให้ข้อสรุปด้านล่างเป็นการอนุมานจากกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่เผยแพร่ของ Google ไม่ใช่การอ้างว่า Google Workspace ไม่สามารถรองรับเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่ายที่กำหนดเองได้

แต่ Google Workspace ไม่ใช่ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายในตัวเอง

สำหรับที่ปรึกษา, เอเจนซี่ และธุรกิจบริการ ค่าใช้จ่ายมักต้องการบริบทมากกว่าที่สเปรดชีตหรือโฟลเดอร์สามารถให้ได้ ต้นทุนอาจเป็นของลูกค้า, โปรเจกต์, ใบแจ้งหนี้, สินค้า, การซื้อ หรือเวิร์กโฟลว์การส่งมอบ หากติดตามค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก ฝ่ายการเงินจะสูญเสียเรื่องราวการดำเนินงาน

Google Workspace รวมการจัดการค่าใช้จ่ายหรือไม่?

ไม่มีแอปจัดการค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะปรากฏในรายการแอปหลักของ Workspace ที่เผยแพร่โดย Google Gmail, Drive, Sheets, Docs และ Calendar สามารถรองรับส่วนต่างๆ ของกระบวนการได้ แต่ทีมต้องออกแบบและดูแลรักษากระบวนการทำงานด้วยตนเอง Workspace369 เชื่อมต่อค่าใช้จ่ายกับงานของลูกค้า การเรียกเก็บเงิน ไฟล์ การชำระเงิน และการรายงาน

Google Workspace ยังคงสามารถรองรับเอกสาร, อีเมล และการทำงานร่วมกันได้ Workspace369 ทำหน้าที่เป็นชั้นการดำเนินงานของงานลูกค้า ซึ่งค่าใช้จ่ายเชื่อมโยงกับกิจกรรมทางธุรกิจที่สร้างขึ้น

คู่มือนี้ได้รับการประเมินอย่างไร

เราได้ตรวจสอบรายการแอป Workspace อย่างเป็นทางการของ Google และเปรียบเทียบเครื่องมือการทำงานร่วมกันเหล่านั้นกับเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่ายที่อธิบายไว้ในหน้าผลิตภัณฑ์ปัจจุบันของ Workspace369 คู่มือนี้ประเมินความเหมาะสมของเวิร์กโฟลว์ ไม่ใช่การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี การลงบัญชี หรือความถูกต้องของการบัญชี ความสามารถของผลิตภัณฑ์อาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบรายละเอียดปัจจุบันก่อนทำการซื้อ

Google Workspace ช่วยเหลือที่ไหน

Google Workspace สามารถรองรับเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย:

• Gmail สามารถเก็บใบเสร็จและบทสนทนาของผู้ขายได้
• Drive สามารถจัดเก็บใบเสร็จ, ใบแจ้งยอด และเอกสารได้
• ชีตสามารถติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเองได้
• ปฏิทินสามารถแสดงวันที่โครงการหรืองานประชุมได้
• เอกสารสามารถบันทึกนโยบายหรือการอนุมัติได้

นั่นมีประโยชน์ แต่ก็ไม่เหมือนกับเวิร์กโฟลว์ทางการเงินที่เชื่อมต่อกัน

เมื่อสเปรดชีตค่าใช้จ่ายมีปัญหา

การติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับฟรีแลนซ์และทีมที่ทำงานกับลูกค้า

ปัญหาทั่วไป:

• ใบเสร็จอยู่ใน Drive ในขณะที่งานลูกค้าอยู่ที่อื่น
• ค่าใช้จ่ายไม่ได้เชื่อมโยงกับโปรเจกต์หรือใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน
• สถานะการชำระเงินและการติดตามค่าใช้จ่ายถูกแยกออกจากกัน
• รายงานต้องมีการส่งออกด้วยตนเอง
• สมาชิกทีมไม่ทราบว่าค่าใช้จ่ายใดเป็นของลูกค้า
• เจ้าของไม่สามารถเห็นรายได้ ค่าใช้จ่าย และกิจกรรมการส่งมอบร่วมกันได้

ณ จุดนั้น ปัญหาไม่ใช่แค่การบันทึกค่าใช้จ่ายเท่านั้น ปัญหาคือการดำเนินงานที่ขาดการเชื่อมต่อ

เวิร์กโฟลว์การจัดการค่าใช้จ่ายของ Google Workspace ที่ใช้งานได้จริง

ทีมสามารถใช้ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกัน ในขณะที่ย้ายบันทึกค่าใช้จ่ายในการดําเนินงานไปยัง Workspace369 ใบเสร็จยังคงสามารถเข้ามาผ่าน Gmail หรืออยู่ใน Drive ได้ แต่ต้นทุนควรถูกบันทึกเทียบกับลูกค้า, โครงการ, บริการ หรือใบแจ้งหนี้ที่อธิบายว่าทําไมจึงมีอยู่ จากนั้นชั้นการรายงานสามารถเปรียบเทียบรายได้และต้นทุนได้โดยไม่ต้องสร้างความสัมพันธ์ใหม่ใน Sheets ทุกเดือน

การเปลี่ยนผ่านที่มีประโยชน์มีลักษณะดังนี้:

1. เก็บ Gmail และ Drive ไว้สำหรับการสื่อสารและเอกสารต้นฉบับที่ยังคงมีประโยชน์
2. บันทึกค่าใช้จ่ายใน Workspace369 โดยแนบข้อมูลลูกค้าหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง
3. ระบุว่าต้นทุนเป็นภายใน สามารถเบิกคืนได้ หรือเรียกเก็บเงินได้
4. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายควบคู่ไปกับใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, ความคืบหน้าการส่งมอบ และความสามารถในการทำกำไร
5. ใช้ระเบียนที่เชื่อมโยงกันสำหรับการรายงาน แทนที่จะดูแลสเปรดชีตการกระทบยอดอีกอัน

สำหรับผลลัพธ์ทางการเงิน, ใช้ คู่มือความสามารถในการทำกำไรของเอเจนซี่ และ คู่มือการติดตามค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้.

การจัดการค่าใช้จ่ายควรรองรับอะไรบ้าง

สำหรับทีมงานที่ทำงานกับลูกค้า ค่าใช้จ่ายควรเชื่อมโยงกับ:

• ลูกค้าและบริษัท
• โครงการ, งาน และการส่งมอบบริการ
• ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา และใบเสนอราคา
• การชำระเงิน เงินทดรอง เงินมัดจำ และแผนการชำระเงิน
• ไฟล์, ใบเสร็จ และเอกสารสนับสนุน
• แคตตาล็อกผลิตภัณฑ์, สินค้าคงคลัง และบริการเมื่อเกี่ยวข้อง
• การรายงานสำหรับรายได้ ต้นทุน ลูกหนี้การค้า และผลกำไร

Workspace369 สร้างขึ้นเพื่อให้บริบททางการเงินนั้นอยู่ใกล้กับงาน

Google Workspace เทียบกับ Workspace369 สำหรับเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่าย

ใครควรใช้ Workspace369 แทนสเปรดชีตค่าใช้จ่าย

Workspace369 เหมาะสมกว่าเมื่อ:

• ค่าใช้จ่ายเป็นของลูกค้าหรือโปรเจกต์ที่ระบุ
• ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินต้องการบริบทการดำเนินงาน
• ไฟล์และใบเสร็จควรอยู่ใกล้กับงาน
• ธุรกิจต้องการการรายงานโดยไม่ต้องแก้ไขสเปรดชีตด้วยตนเอง
• ทีมต้องการ CRM, โครงการ, กล่องจดหมาย, การเรียกเก็บเงิน, การชําระเงิน, AI และค่าใช้จ่ายร่วมกัน

หากธุรกิจต้องการเพียงบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างง่ายๆ สเปรดชีตอาจเพียงพอ หากค่าใช้จ่ายต้องสนับสนุนงานลูกค้าและการรายงาน พื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันจะมีประสิทธิภาพมากกว่า

คำแนะนำสุดท้าย

ใช้ Google Workspace สำหรับการทำงานร่วมกัน ใช้ Workspace369 เมื่อธุรกิจต้องการค่าใช้จ่ายที่เชื่อมโยงกับงานของลูกค้า

สำหรับที่ปรึกษา, เอเจนซี่ และธุรกิจบริการที่ต้องการ CRM, โปรเจกต์, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, ไฟล์, การสื่อสาร, AI, ค่าใช้จ่าย และการรายงานร่วมกัน Workspace369 เป็นเลเยอร์การดำเนินงานที่ดีกว่า

ดูว่าเวิร์กโฟลว์เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรสำหรับธุรกิจเดี่ยวใน คู่มือการติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับฟรีแลนซ์ และเรียนรู้วิธีการเก็บค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกคืนได้ด้วย การติดตามค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้.