ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษาและคู่มือการเรียกเก็บเงิน
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษาที่ใช้งานได้จริงสำหรับค่าบริการคงที่, รายชั่วโมง, ค่าบริการรายเดือน, ตามเหตุการณ์สำคัญ และค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ พร้อมคำแนะนำเงื่อนไขการชำระเงิน
โดย Simon Dziak, ผู้ก่อตั้ง, Workspace369 · LinkedIn
ที่ดี ใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษา ตอบคำถามสามข้อทันที: ครอบคลุมงานอะไร จำนวนเงินที่ต้องชำระ และลูกค้าควรชำระเมื่อใดและอย่างไร เอกสารควรจะง่ายสำหรับผู้ซื้อ เจ้าของโปรเจกต์ และทีมบัญชีลูกหนี้ในการอนุมัติโดยไม่ต้องค้นหาข้อเสนอหรือขอให้ที่ปรึกษาอธิบายยอดรวม
ตัวอย่างด้านล่างเป็นโครงสร้าง ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษี ข้อกำหนดแตกต่างกันไปตามสถานที่ อุตสาหกรรม และสัญญา ดังนั้น โปรดตรวจสอบภาระผูกพันในท้องถิ่นกับผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติ สำหรับกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบเบื้องหลังเอกสาร — เมื่อใดควรส่ง อะไรควรแนบ จะติดตามผลอย่างไร — ดู วิธีออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการให้คำปรึกษา.
มีอะไรอยู่ข้างใน?
สิ่งจำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษาคัดลอกหรือดาวน์โหลดตัวอย่างที่ทำงานแล้วตัวอย่างที่ 2: ใบแจ้งหนี้ค่าบริการที่ปรึกษาแบบรายชั่วโมงตัวอย่างที่ 3: ใบแจ้งหนี้ค่าบริการรายเดือนตัวอย่างที่ 4: ใบแจ้งหนี้ตามเหตุการณ์สำคัญตัวอย่างที่ 5: ใบแจ้งหนี้พร้อมค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ตัวอย่าง:เงื่อนไขการชำระเงินที่ลดความคลุมเครือเก็บใบแจ้งหนี้ไว้กับสัญญา
สิ่งจำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษา
ทุกเวิร์กโฟลว์หลักจะชี้กลับไปยังประวัติลูกค้าและการดำเนินงานเดียวกัน
- ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อตามกฎหมายของคุณ
- ชื่อและที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินของลูกค้า
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน
- วันที่ออกและวันที่ครบกำหนดชำระเงิน
- การมีส่วนร่วม โครงการ ใบสั่งซื้อ หรือการอ้างอิงสัญญา
- รายการบรรทัดที่ชัดเจนพร้อมปริมาณ อัตรา และจำนวนเงินตามความเหมาะสม
- ค่าใช้จ่าย ส่วนลด ภาษี และเครดิตที่อนุมัติแล้ว
- ยอดรวมที่ต้องชำระและสกุลเงิน
- วิธีการชำระเงินและคำแนะนำ
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าปรับล่าช้าหรือดอกเบี้ยเฉพาะเมื่อได้รับการสนับสนุนจากข้อตกลงและกฎหมายที่บังคับใช้
คัดลอกหรือดาวน์โหลดตัวอย่างที่ทำงานแล้ว
ชื่อ จำนวนเงิน วันที่ และเงื่อนไขทั้งหมดด้านล่างนี้เป็นข้อมูลสมมติและแสดงโครงสร้างเอกสาร ใช้ข้อตกลง รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน และการจัดการภาษีที่ใช้บังคับของคุณเอง ชุดข้อความที่ดาวน์โหลดได้ประกอบด้วยตัวอย่างทั้งห้าแบบ ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่ส่งหรือใบเสร็จรับเงิน
สร้างใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ได้ โดยใช้รายละเอียดของคุณเอง หรือเริ่มต้นด้วย เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่. ค่าตัวอย่างจะไม่ถูกโหลดลงในตัวสร้างโดยอัตโนมัติ ดู ใบแจ้งหนี้เทียบกับใบเสร็จ เมื่อบันทึกการชำระเงิน
ตัวอย่างที่ 2: ใบแจ้งหนี้ค่าบริการที่ปรึกษาแบบรายชั่วโมง
ใช้ใบแจ้งหนี้แบบราคาคงที่เมื่อขอบเขตและราคาได้รับการตกลงก่อนการส่งมอบ
| รายการ | คำอธิบาย | จำนวน |
|---|---|---|
| การมีส่วนร่วมเชิงกลยุทธ์ | การค้นพบ, การวิเคราะห์ และคำแนะนำรูปแบบการดำเนินงานภายใต้ข้อเสนอ P-104 | $6,000 |
| เครดิต | ได้รับเงินมัดจำ 1 พ.ค. | -$2,000 |
| ยอดรวมที่ต้องชำระ | ยอดคงเหลือสุดท้ายที่ต้องชำระ Net 15 | $4,000 |
คำอธิบายที่แข็งแกร่งที่สุดอ้างอิงถึงข้อเสนอหรือใบแจ้งหนี้งาน และระบุสิ่งที่ได้ส่งมอบแล้ว หลีกเลี่ยงการเพิ่มรายละเอียดงานภายในที่ลูกค้าไม่เคยตกลงที่จะตรวจสอบ
ตัวอย่างที่ 3: ใบแจ้งหนี้ค่าบริการรายเดือน
ใช้การเรียกเก็บเงินรายชั่วโมงเมื่อความพยายามมีความผันผวนและข้อตกลงกำหนดอัตราต่อชั่วโมง
| ช่วงวันที่ | เวิร์กสตรีม | ชั่วโมง | อัตรา | จำนวน |
|---|---|---|---|---|
| 1-15 มิถุนายน | การสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการสังเคราะห์ | 12.5 | $225 | $2,812.50 |
| 1-15 มิถุนายน | การทบทวนแบบจำลองทางการเงิน | 6.0 | $225 | $1,350.00 |
| ยอดรวมที่ต้องชำระ | รายงานเวลาที่แนบมา | 18.5 | $4,162.50 |
จัดกลุ่มเวลาตามกระแสงานหรือผลลัพธ์ที่มีความหมาย รายการรายการจับเวลาดิบอาจอนุมัติได้ยากกว่าสรุปที่กระชับพร้อมรายงานรายละเอียดที่แนบมา
ตัวอย่างที่ 4: ใบแจ้งหนี้ตามเหตุการณ์สำคัญ
ค่าบริการรายเดือนควรกำหนดว่าการชำระเงินครอบคลุมช่วงเวลาและขอบเขตใด
| รายการ | คำอธิบาย | จำนวน |
|---|---|---|
| ค่าธรรมเนียมที่ปรึกษาเดือนกรกฎาคม | ให้คำปรึกษาด้านกลยุทธ์สูงสุด 20 ชั่วโมง, การประชุมผู้นำสองครั้ง และการตรวจสอบแบบอะซิงโครนัส | $5,000 |
| ชั่วโมงที่ได้รับอนุมัติเพิ่มเติม | 3 ชั่วโมงเกินค่าบริการรายเดือนที่ $250/ชั่วโมง | $750 |
| ยอดรวมที่ต้องชำระ | ครบกำหนด 1 ก.ค. | $5,750 |
เก็บเงื่อนไขค่าบริการไว้ใกล้ๆ บันทึกการมีส่วนร่วมในการให้คำปรึกษา เพื่อให้ทีมสามารถดูการใช้งาน ส่วนที่เกิน การตัดสินใจ ใบแจ้งหนี้ และสถานะการชำระเงินร่วมกันได้
ตัวอย่างที่ 5: ใบแจ้งหนี้พร้อมค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้
การเรียกเก็บเงินตาม Milestone จะทำงานได้เมื่อการชำระเงินเชื่อมโยงกับระยะที่กำหนด
| Milestone | การอ้างอิงการยอมรับ | จำนวน |
|---|---|---|
| ระยะที่ 2: แผนการดำเนินการ | อนุมัติโดยลูกค้าเมื่อวันที่ 24 มิถุนายน | $8,500 |
| ยอดรวมที่ต้องชำระ | 40% ของค่าธรรมเนียมโครงการสมมติที่ $21,250, ชำระภายใน 15 วัน | $8,500 |
ระบุเหตุการณ์สําคัญและหลักฐานการยอมรับ ห้ามใช้ภาษาเหตุการณ์สําคัญหากสัญญาพื้นฐานเรียกเก็บเงินตามเวลาหรือวันที่ในปฏิทิน
ตัวอย่าง:
แยกค่าธรรมเนียมวิชาชีพออกจากค่าใช้จ่ายที่อนุมัติแล้ว
| รายการ | คำอธิบาย | จำนวน |
|---|---|---|
| การอำนวยความสะดวกเวิร์กช็อป | เวิร์กช็อปความเป็นผู้นำ ณ สถานที่ | $4,500 |
| ค่าโดยสารเครื่องบิน | การเดินทางที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้า, ใบเสร็จแนบ | $486.20 |
| โรงแรม | สองคืนพร้อมใบเสร็จ | $418.00 |
| ยอดรวมที่ต้องชำระ | ค่าบริการระดับมืออาชีพบวกค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติ | $5,404.20 |
ใช้ที่สอดคล้องกัน เวิร์กโฟลว์การติดตามค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บเงินได้ เพื่อให้ใบเสร็จและบริบทการอนุมัติไม่หายไปก่อนการออกใบแจ้งหนี้
เงื่อนไขการชำระเงินที่ลดความคลุมเครือ
วันครบกำหนดควรชัดเจน เงื่อนไข Net 15, Net 30, ชำระเมื่อได้รับ, กำหนดส่งตามเหตุการณ์สำคัญ และค่าบริการแบบต่อเนื่องแต่ละรายการสร้างความคาดหวังเกี่ยวกับกระแสเงินสดที่แตกต่างกัน กำหนดไว้ในข้อตกลงก่อน จากนั้นจึงระบุให้ชัดเจนในใบแจ้งหนี้ ดูฉบับเต็ม คู่มือเงื่อนไขการชำระเงินใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์.
เก็บใบแจ้งหนี้ไว้กับสัญญา
ใบแจ้งหนี้จะได้รับการอนุมัติได้ง่ายขึ้นเมื่อระบบสามารถแสดงข้อเสนอ, ขอบเขต, โครงการ, เวลา, ค่าใช้จ่าย, ไฟล์, การสื่อสาร และประวัติการชำระเงินที่อยู่เบื้องหลังได้ Workspace369 เชื่อมต่อบันทึกเหล่านั้นผ่าน ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษา แทนที่จะปฏิบัติต่อใบแจ้งหนี้เสมือนเป็น PDF ที่แยกจากกัน ใบแจ้งหนี้, ใบเสนอราคา, การติดตามเวลา และสัญญาบริการ มีอยู่ในทุกแผนตั้งแต่ $29 ต่อเดือน และค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่ Specialist; ดู หน้าการกำหนดราคา.
ดำเนินงานติดตามลูกค้าในพื้นที่ทำงานเดียว
CRM, กล่องจดหมาย, เสียง, การออกใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, โครงการ, ไฟล์, AI และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ — เชื่อมต่อแทนการส่งออก
ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ต้องใช้บัตร หลังจากทดลองใช้: เริ่มต้นที่ $29/เดือน ต่ออายุอัตโนมัติทุกเดือนจนกว่าคุณจะยกเลิก ยกเลิกได้ตลอดเวลาใน การตั้งค่า → การเรียกเก็บเงิน