วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจสำหรับงานลูกค้า

หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจให้ลูกค้าเป็นจุดติดต่อเดียวที่เป็นมืออาชีพในการโทรหรือส่งข้อความโดยไม่ต้องเปิดเผยหมายเลขส่วนตัว การตั้งค่าที่เหมาะสมควรจะกำหนดเส้นทางการโทร, เคารพเวลาทำการ, บันทึกข้อความเสียง, จับคู่ผู้โทรกับบันทึก CRM และเปลี่ยนบทสนทนาให้เป็นการติดตามผลที่รับผิดชอบได้

คำตอบด่วน

ในการรับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ ให้เลือกประเภทหมายเลข ค้นหาหมายเลขที่มีอยู่ กรอกข้อมูลประจำตัวหรือการลงทะเบียนข้อความที่จำเป็น จัดเตรียมหมายเลข และกำหนดค่าการกำหนดเส้นทาง ชั่วโมงทำการ ข้อความเสียง SMS ID ผู้โทร และความเป็นเจ้าของทีม Workspace369 รองรับการค้นหาและจัดเตรียมหมายเลขใหม่ภายใน Workspace Voice

ตัดสินใจว่าตัวเลขต้องทำอะไร

ก่อนเลือกตัวเลข ให้จดข้อกำหนดการดำเนินงานจริง:

• ใครควรรับสายเรียกเข้า
• ควรให้คนหลายคนโทรพร้อมกันหรือตามลำดับ?
• จะเกิดอะไรขึ้นหลังเลิกงาน ในวันหยุด หรือเมื่อไม่มีใครรับสาย?
• ผู้โทรต้องการเมนู IVR หรือไม่?
• หมายเลขจะส่งและรับข้อความธุรกิจได้หรือไม่
• ควรบันทึกการโทรหรือสรุปการโทร?
• ระเบียนลูกค้าใดที่ควรปรากฏเมื่อลูกค้าโทรเข้ามา
• ควรเกิดอะไรขึ้นหลังจากการโทรพลาดหรือฝากข้อความเสียง?

รายการนี้สำคัญกว่าการหาหมายเลขที่น่าจดจำ หมายเลขที่ไม่มีแผนการกำหนดเส้นทางและการติดตามผลเพียงสร้างกล่องจดหมายอีกอัน

หมายเลขท้องถิ่น หมายเลขโทรฟรี หรือหมายเลขประเภทอื่น

หมายเลขท้องถิ่น

หมายเลขท้องถิ่นใช้รหัสพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ สามารถเป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งเมื่อลูกค้าคาดหวังการมีตัวตนของธุรกิจในท้องถิ่น

หมายเลขโทรฟรี

หมายเลขโทรฟรีสามารถใช้ได้กับธุรกิจที่ให้บริการลูกค้าในหลายภูมิภาคหรือนำเสนอจุดติดต่อระดับชาติเพียงจุดเดียว

ขยาย

ผู้ให้บริการบางรายรองรับการย้ายหมายเลขที่มีอยู่ Workspace369 ไม่ได้เสนอการย้ายหมายเลขในขณะนี้ ดังนั้นทีมที่ประเมิน Workspace Voice ควรวางแผนเกี่ยวกับการจัดเตรียมหมายเลขใหม่

ตั้งค่าเส้นทางการโทรที่สมบูรณ์

หลังจากการจัดเตรียม ให้กำหนดค่า:

1. เวลาทำการและวันหยุด: ตัดสินใจว่าทีมพร้อมให้บริการเมื่อใดและจะเกิดอะไรขึ้นนอกเหนือจากตารางเวลานั้น
2. กลุ่มการโทร: ใช้การกระจายแบบพร้อมกัน, แบบวนซ้ำ หรือแบบผู้ที่ว่างนานที่สุด โดยพิจารณาจากการครอบคลุมของทีม
3. IVR และผู้ตอบรับอัตโนมัติ: ทักทายผู้โทรและกำหนดเส้นทางการเลือกปุ่มกดไปยังบุคคล, กลุ่ม, คิว หรือข้อความเสียง
4. การส่งต่อเมื่อไม่มีผู้รับสาย: ตัดสินใจว่าสายที่ไม่ได้รับจะถูกโอนไปยังหมายเลขอื่นหรือข้อความเสียงหรือไม่
5. ข้อความเสียงทักทาย: ใช้คำทักทายที่ชัดเจนซึ่งอธิบายว่าทีมจะตอบสนองเมื่อใดและอย่างไร
6. หมายเลขผู้โทรและการจับคู่ลูกค้า: เชื่อมต่อหมายเลขขาเข้าเข้ากับประวัติลูกค้าที่ถูกต้อง.
7. การติดตามผลการโทรที่พลาดไป: ตัดสินใจว่าควรสร้างการตอบกลับ SMS, งาน, การแจ้งเตือน หรือการโทรกลับหรือไม่

เชื่อมต่อหมายเลขโทรศัพท์กับ CRM

หมายเลขธุรกิจจะมีมูลค่ามากขึ้นเมื่อทีมสามารถเห็นโครงการ, คำขอ, ใบแจ้งหนี้, ไฟล์, ข้อความก่อนหน้า และบันทึกของผู้โทร ก่อนที่จะตอบกลับ

Workspace369 เก็บ Workspace Voice, SMS, ข้อความเสียง, การจับคู่ผู้โทร, การบันทึก, สรุป AI, บันทึก, งาน, โครงการ และบริบทการเรียกเก็บเงินรอบระเบียนลูกค้า หมายเลขโทรศัพท์กลายเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์แทนที่จะเป็นเครื่องมือแยกต่างหาก

การส่งข้อความธุรกิจและการลงทะเบียน

การส่งข้อความธุรกิจอาจต้องมีการลงทะเบียนและเวิร์กโฟลว์ความยินยอม ขึ้นอยู่กับปลายทาง กรณีการใช้งาน และกฎของผู้ให้บริการ ทีมควรวางแผนสำหรับการยืนยันตัวตน กรณีการใช้งานการส่งข้อความที่ได้รับอนุมัติ การจัดการการยกเลิก การระงับ และการตรวจสอบการส่งมอบ แทนที่จะสันนิษฐานว่าหมายเลขที่จัดเตรียมใหม่สามารถส่งแคมเปญทุกประเภทได้ทันที

Workspace369 เปิดเผยสถานะข้อกำหนดการส่งข้อความ A2P และระหว่างประเทศ, การจัดการการยกเลิก, รายการระงับ และสถานะการส่งมอบตามที่กำหนดค่าไว้ ธุรกิจยังคงรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎหมายการส่งข้อความและการยินยอม

Workspace369 รองรับอะไรบ้างในปัจจุบัน

Workspace Voice รวมถึง:

• การค้นหาและจัดเตรียมหมายเลขโทรศัพท์
• VoIP เข้าและออก
• กลุ่มการโทร, คิว, IVR, การโอนสาย และเวลาทำการ
• การโอนสาย การจัดการหลายสาย และการประชุมสามสาย
• ข้อความเสียง, การทักทายที่อัปโหลดหรือแปลงข้อความเป็นเสียงพูด, และการถอดเสียง
• บันทึกการโทร, การจับคู่ผู้โทร, สรุป AI, บันทึก และการวิเคราะห์
• SMS, MMS, เทมเพลต, การส่งตามกำหนดเวลา และการตอบกลับสายที่ไม่ได้รับแบบสองทาง
• งาน, การแจ้งเตือน, ไฟล์, โครงการ, ใบแจ้งหนี้ และการรายงานอยู่ใกล้เคียง

คำแนะนำสุดท้าย

เลือกหมายเลขหลังจากกำหนดเวิร์กโฟลว์รอบๆ นั้นแล้วเท่านั้น หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่ดีที่สุดคือหมายเลขที่ลูกค้าจำได้ ทีมสามารถกำหนดเส้นทางได้อย่างน่าเชื่อถือ และระบบปฏิบัติการสามารถเชื่อมต่อกับงานที่ตามมาได้

สำหรับข้อมูลเบื้องหลังนโยบายการกำหนดหมายเลข โปรดดู คู่มือหมายเลขโทรศัพท์ FCC. สำหรับการใช้งานปัจจุบันของ Workspace369 โปรดตรวจสอบ Workspace Voice.