Cách chọn phần mềm tóm tắt cuộc gọi AI để theo dõi khách hàng
Cách chọn phần mềm tóm tắt cuộc gọi AI: tóm tắt hữu ích nắm bắt những gì, lưu ở đâu và bài kiểm tra năm cuộc gọi để chạy trước khi thanh toán.
Bởi Simon Dziak, Người sáng lập, Workspace369 · LinkedIn
Phần mềm tóm tắt cuộc gọi AI biến một cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn thoại thành một bản ghi ngắn gọn: ai đã gọi, họ muốn gì, đã quyết định gì và những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Việc chọn một phần mềm ít phụ thuộc vào độ chính xác của bản ghi hơn là hai câu hỏi. Bản tóm tắt có ghi lại mọi cam kết không? Và nó có kết thúc ở nơi người tiếp theo trong nhóm của bạn sẽ tìm thấy không?
Đối với các nhóm làm việc với khách hàng, nơi đó là hồ sơ khách hàng, bên cạnh dự án, báo giá hoặc hóa đơn đang mở và các tin nhắn trước đó. Một bản tóm tắt được lưu ở bất kỳ đâu khác sẽ trở thành một ghi chú nữa để sao chép thủ công.
Có gì bên trong?
Trả lời nhanhTóm tắt cuộc gọi AI nên bao gồm những gìWorkspace369 phù hợp với các nhóm làm việc với khách hàng như thế nàoDanh sách kiểm tra so sánhKiểm tra năm cuộc gọi trước khi muaKhi bạn không cần nóLựa chọn, tóm lại
Trả lời nhanh
Chọn phần mềm tóm tắt cuộc gọi AI bằng cách kiểm tra những gì xảy ra sau cuộc gọi, không phải bằng cách đọc bản ghi mẫu. Một công cụ tốt sẽ gọi tên người gọi, liệt kê từng cam kết với người phụ trách và ngày tháng, lưu tóm tắt vào hồ sơ khách hàng phù hợp và biến nó thành một nhiệm vụ hoặc lời nhắc. Nếu các cuộc gọi của bạn chủ yếu là các cuộc họp nội bộ, một công cụ ghi chú cuộc họp là đủ. Nếu đó là các cuộc gọi với khách hàng về báo giá, lịch trình và thanh toán, bản tóm tắt cần có hồ sơ khách hàng của bạn bên cạnh.
Workspace369 là một tùy chọn được xây dựng theo cách đó: Phần mềm tóm tắt cuộc gọi AI trên gói Specialist của nó, với các cuộc gọi, tóm tắt và theo dõi trên cùng một hồ sơ khách hàng.
Tóm tắt cuộc gọi AI nên bao gồm những gì
Tìm kiếm phần mềm có thể thu thập:
- Kết quả và ngữ cảnh cuộc gọi
- Tên khách hàng và hồ sơ CRM phù hợp
- Ghi âm và phát lại
- Phiên âm thư thoại
- Các câu hỏi, phản đối và quyết định chính
- Cam kết theo dõi
- Nhắc nhở hoặc nhiệm vụ được đề xuất
- Bản nháp trả lời SMS hoặc email
- Liên kết đến các dự án, yêu cầu, báo giá hoặc hóa đơn
- Lịch sử hoạt động có thể tìm kiếm
Một bản tóm tắt không có theo dõi chỉ là một công cụ hỗ trợ trí nhớ. Một bản tóm tắt có ngữ cảnh quy trình làm việc trở thành đòn bẩy hoạt động.
Workspace369 phù hợp với các nhóm làm việc với khách hàng như thế nào
Workspace369 kết nối tóm tắt cuộc gọi bằng AI với phần còn lại của vòng đời khách hàng. Các cuộc gọi trên hệ thống hệ thống điện thoại doanh nghiệp có thể nằm gần hồ sơ CRM, luồng hộp thư đến, SMS, thư thoại, báo giá, hóa đơn, dự án, tệp, ghi chú, tác vụ và báo cáo.
Điều đó quan trọng vì hầu hết các cuộc gọi không phải là biệt lập. Khách hàng có thể gọi về đề xuất, lịch hẹn, thanh toán, yêu cầu bị bỏ lỡ, cập nhật dự án, tệp hoặc sửa đổi báo giá. Bản tóm tắt nên giúp công việc đó dễ dàng hơn, không tạo thêm một bước sao chép-dán.
Danh sách kiểm tra so sánh
| Tiêu chí | Tại sao nó quan trọng | Sự phù hợp của Workspace369 |
|---|---|---|
| Bản ghi âm cuộc gọi | Các nhóm cần một nguồn hồ sơ | Ghi âm liên tục, được lưu trữ cùng với lịch sử cuộc gọi (Specialist) |
| Phiên âm thư thoại | Cuộc gọi nhỡ cần phân loại nhanh chóng | Bản ghi AI của mọi thư thoại (Specialist); bản thân thư thoại từ Voyager |
| Khớp CRM | Bản tóm tắt cần có một nơi để lưu trữ | ID người gọi có thể khớp với hồ sơ khách hàng |
| Hành động sau cuộc gọi | Tóm tắt nên dẫn đến công việc | Các tác vụ được tạo sau cuộc gọi (Specialist); ghi chú, lời nhắc, gọi lại và theo dõi SMS (Voyager) |
| Ngữ cảnh lập hóa đơn | Cuộc gọi thường đề cập đến thanh toán hoặc báo giá | Hóa đơn, liên kết thanh toán, hợp đồng định kỳ và đề xuất ở gần |
| Ngữ cảnh nhóm | Chủ sở hữu cần khả năng hiển thị | Lịch sử hoạt động và báo cáo được giữ kết nối |
Kiểm tra năm cuộc gọi trước khi mua
Một bản dùng thử là cách duy nhất để xem liệu các bản tóm tắt có hiệu quả trong các cuộc gọi của bạn hay không. Sử dụng cùng năm bản trong mỗi lần dùng thử:
- Một yêu cầu mới. Bản tóm tắt có ghi lại dịch vụ được hỏi, ngân sách và thời gian biểu không, và người gọi có được chuyển đến hồ sơ khách hàng mới hay hiện có không?
- Một câu hỏi về giá trên báo giá mở. Bản tóm tắt có nêu tên báo giá không, và bạn có thể truy cập nó chỉ bằng một cú nhấp chuột không?
- Một lời phàn nàn. Nó có giữ nguyên lời của khách hàng về những gì đã sai, thay vì một bản tóm tắt được làm dịu đi không?
- Một tin nhắn thoại. Bản ghi có đủ dễ đọc để trả lời mà không cần nghe không, và người gọi có được khớp không?
- Một cuộc gọi với hai lời hứa. Bản tóm tắt có liệt kê cả hai cam kết không, và mỗi cam kết có trở thành một nhiệm vụ với người phụ trách không?
Chấm điểm mỗi cuộc gọi về độ chính xác, lưu trữ và theo dõi. Một công cụ viết các đoạn văn tốt nhưng lưu trữ chúng ở sai vị trí sẽ thất bại trong bài kiểm tra.
Khi bạn không cần nó
Bỏ qua tóm tắt cuộc gọi chuyên dụng nếu hầu hết các cuộc gọi là cuộc họp nội bộ, nếu một người thực hiện mọi cuộc gọi và tự ghi chú, hoặc nếu số lượng cuộc gọi chỉ vài cuộc mỗi tuần. Một mẫu ghi chú chung là đủ trong trường hợp đó. Công cụ này có giá trị khi nhiều người trả lời các cuộc gọi của khách hàng và việc theo dõi bắt đầu bị bỏ sót giữa họ.
Lựa chọn, tóm lại
Chọn công cụ có tóm tắt vượt qua bài kiểm tra năm cuộc gọi và nằm trên hồ sơ khách hàng mà nhóm của bạn đã làm việc. Nếu hồ sơ đó ở trong Workspace369, tóm tắt cần Specialist ($149 mỗi tháng, 10 chỗ); so sánh các gói trên giá cả và xem bộ tính năng điện thoại đầy đủ trên Workspace Voice.
Thực hiện theo dõi khách hàng trong một không gian làm việc.
CRM, hộp thư, thoại, hóa đơn, thanh toán, dự án, tệp, AI và tự động hóa quy trình làm việc — kết nối thay vì xuất.
Dùng thử miễn phí 14 ngày. Cần thẻ. Sau thời gian dùng thử: từ $29/tháng. Tự động gia hạn hàng tháng cho đến khi bạn hủy. Hủy bất kỳ lúc nào trong Cài đặt → Thanh toán.