Ví dụ lời chào thư thoại doanh nghiệp và kịch bản

Lời chào thư thoại doanh nghiệp tốt cho người gọi biết họ đã đến đúng nơi, giải thích lý do không có ai trả lời, yêu cầu thông tin cần thiết để giúp đỡ và đặt kỳ vọng trung thực về phản hồi.

Trả lời nhanh

Sử dụng cấu trúc cơ bản này: “Cảm ơn bạn đã gọi kinh doanh. Chúng tôi hiện không có sẵn. Vui lòng để lại tên, số điện thoại và lý do bạn gọi. Nhóm của chúng tôi sẽ phản hồi khung thời gian. Đối với tùy chọn khẩn cấp, vui lòng hướng dẫn.” Sau đó điều chỉnh cho giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, ngày lễ, bộ phận hoặc hàng đợi.

Lời chào thư thoại kinh doanh tiêu chuẩn

Cảm ơn bạn đã gọi Tên doanh nghiệp. Chúng tôi không thể trả lời ngay bây giờ. Vui lòng để lại tên, số điện thoại và mô tả ngắn gọn về cách chúng tôi có thể giúp đỡ. Một thành viên trong nhóm của chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn trong vòng cửa sổ phản hồi.

Sử dụng điều này khi một số điện thoại chung xử lý hầu hết các cuộc gọi của khách hàng.

Lời chào doanh nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp

Bạn đã đạt đến Tên doanh nghiệp. Nhóm của chúng tôi hiện đang hỗ trợ các khách hàng khác. Vui lòng để lại tên, công ty, số điện thoại và vấn đề bạn đang gọi. Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn vào khung thời gian.

Phiên bản này yêu cầu bối cảnh công ty mà không yêu cầu người gọi giải thích mọi chi tiết trong bản ghi âm.

Lời chào của tư vấn viên hoặc đại lý

Cảm ơn bạn đã gọi Tên hoặc Đại lý. Vui lòng để lại tên, công ty, số điện thoại gọi lại và một bản tóm tắt ngắn về dự án hoặc tài khoản bạn đang gọi. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng khung thời gian. Khách hàng hiện tại cũng có thể trả lời tin nhắn Workspace369 mới nhất của họ.

Lời chào thư thoại ngoài giờ làm việc

Cảm ơn bạn đã gọi Tên doanh nghiệp. Văn phòng của chúng tôi hiện đang đóng cửa. Giờ làm việc thông thường của chúng tôi là ngày và giờ. Vui lòng để lại tên, số điện thoại và tin nhắn, và chúng tôi sẽ phản hồi khi văn phòng mở cửa trở lại vào ngày hoặc giờ.

Nếu có một lộ trình khẩn cấp thực sự, hãy thêm một hướng dẫn rõ ràng. Đừng hứa hẹn hỗ trợ khẩn cấp mà doanh nghiệp không cung cấp.

Lời chào đóng cửa ngày lễ

Bạn đã đạt đến Tên doanh nghiệp. Chúng tôi đóng cửa vào ngày lễ hoặc đóng cửa và sẽ mở lại vào ngày tại thời gian. Vui lòng để lại tên, số điện thoại và tin nhắn. Nhóm của chúng tôi sẽ phản hồi sau khi chúng tôi mở cửa trở lại.

Cập nhật ngày trước mỗi lần đóng và xóa lời chào khi giờ làm việc bình thường trở lại.

Lời chào bộ phận

Bạn đã đạt đến Bộ phận nhóm tại Tên doanh nghiệp. Vui lòng để lại tên, tên tài khoản hoặc công ty, số điện thoại gọi lại và một tin nhắn ngắn. Một thành viên của bộ phận sẽ phản hồi trong vòng khung thời gian.

Sử dụng lời chào bộ phận riêng biệt khi người gọi đến bộ phận kế toán, bán hàng, hỗ trợ, lên lịch hoặc một hàng đợi chuyên biệt khác.

Lời chào khi lập hóa đơn và thanh toán

Bạn đã liên hệ với bộ phận thanh toán tại Tên doanh nghiệp. Vui lòng để lại tên, công ty, số hóa đơn nếu có, số điện thoại gọi lại và mô tả ngắn gọn về câu hỏi của bạn. Để bảo mật, không để lại chi tiết thẻ thanh toán trong thư thoại.

Câu cuối cùng đó ngăn người gọi để lại thông tin thanh toán nhạy cảm trong bản ghi âm.

Lời chào lên lịch

Cảm ơn bạn đã gọi Tên doanh nghiệp lên lịch. Vui lòng để lại tên, số điện thoại gọi lại, ngày hoặc giờ ưu tiên và dịch vụ hoặc cuộc họp bạn cần. Chúng tôi sẽ xác nhận sự có sẵn khi chúng tôi gọi lại cho bạn.

Lời chào khi hàng đợi đầy

Nhóm của chúng tôi hiện đang hỗ trợ các cuộc gọi khác. Bạn có thể ở trong hàng đợi, hoặc để lại tên, số điện thoại gọi lại và một tin nhắn ngắn. Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn ngay khi có nhân viên hỗ trợ.

Chỉ cung cấp cuộc gọi lại nếu nhóm thực sự giám sát và hoàn thành quy trình đó.

Lời chào cuộc gọi nhỡ kèm theo theo dõi bằng SMS

Chúng tôi xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc gọi của bạn đến Tên doanh nghiệp. Vui lòng để lại tên và một tin nhắn ngắn. Nếu số của bạn có thể nhận tin nhắn văn bản, nhóm của chúng tôi cũng có thể theo dõi qua SMS.

Đảm bảo quy trình theo dõi tôn trọng sự đồng ý và các yêu cầu nhắn tin.

Những gì cần bao gồm

• Tên doanh nghiệp hoặc bộ phận
• Khả năng sẵn sàng hoặc lý do cho lời chào
• Tên người gọi và số gọi lại
• Ngữ cảnh tối thiểu cần thiết để định tuyến phản hồi
• Một kỳ vọng phản hồi thực tế
• Một giải pháp thay thế khẩn cấp chỉ khi có một giải pháp tồn tại
• Một cảnh báo không để lại thông tin nhạy cảm khi thích hợp

Những gì cần tránh

• Các tin nhắn tiếp thị dài trước lời nhắc ghi âm
• Những lời hứa mơ hồ như “chúng tôi sẽ gọi ngay lập tức”
• Ngày nghỉ lễ hoặc giờ làm việc lỗi thời
• Quá nhiều số thay thế
• Yêu cầu người gọi để lại mật khẩu, số thẻ, chi tiết y tế hoặc thông tin nhạy cảm khác
• Tuyên bố phản hồi 24/7 khi nhóm không có đủ nhân lực cho việc đó

Sử dụng lời chào với định tuyến và ghi âm

Workspace369 hỗ trợ lời chào thư thoại hoặc lời chào sau giờ làm việc có thể cấu hình bằng cách sử dụng văn bản thành giọng nói hoặc âm thanh tải lên. Nó có thể lưu trữ thư thoại, tạo bản ghi âm, khớp người gọi với hồ sơ khách hàng và giữ theo dõi gần với tác vụ, dự án, hóa đơn, tệp, SMS và lịch sử cuộc gọi.

Lời chào là cửa trước. Tự động hóa sau cuộc gọi và ngữ cảnh khách hàng xác định xem tin nhắn có trở thành công việc đã hoàn thành hay không.