Cách có được số điện thoại doanh nghiệp cho công việc của khách hàng
Tìm hiểu cách lấy số điện thoại doanh nghiệp, chọn vùng phủ sóng nội địa hoặc miễn phí, lập kế hoạch định tuyến và thư thoại, đồng thời kết nối cuộc gọi với CRM và theo dõi khách hàng.
Trả lời nhanh
- Chọn một số điện thoại doanh nghiệp dựa trên sự tin cậy của người gọi, phạm vi phủ sóng, định tuyến, nhắn tin và các hồ sơ mà nhóm của bạn cần sau mỗi cuộc gọi.
- Số chỉ là điểm vào; giờ làm việc, IVR, nhóm đổ chuông, thư thoại, bản ghi âm, tuân thủ và khớp khách hàng xác định quy trình làm việc thực tế.
- Workspace369 hỗ trợ tìm kiếm và cung cấp số mới, nhưng hiện tại không cung cấp chuyển số.
Số điện thoại doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một nơi chuyên nghiệp để gọi hoặc nhắn tin mà không để lộ số cá nhân. Thiết lập phù hợp cũng nên định tuyến cuộc gọi, tôn trọng giờ làm việc, ghi âm thư thoại, khớp người gọi với hồ sơ CRM và biến cuộc trò chuyện thành các hành động theo dõi có trách nhiệm.
Trả lời nhanh
Để có được số điện thoại doanh nghiệp, hãy chọn loại số, tìm kiếm kho có sẵn, hoàn thành bất kỳ yêu cầu xác minh danh tính hoặc đăng ký tin nhắn nào, cung cấp số và cấu hình định tuyến, giờ làm việc, thư thoại, SMS, ID người gọi và quyền sở hữu nhóm. Workspace369 hỗ trợ tìm kiếm và cung cấp số mới trong Workspace Voice.
Quyết định số cần làm gì
Trước khi chọn các chữ số, hãy ghi lại các yêu cầu vận hành thực tế:
- Ai nên nhận các cuộc gọi đến?
- Nhiều người có nên đổ chuông cùng lúc hay theo trình tự?
- Điều gì xảy ra sau giờ làm việc, vào ngày lễ hoặc khi không ai trả lời?
- Người gọi có cần menu IVR không?
- Số điện thoại có gửi và nhận tin nhắn văn bản kinh doanh không?
- Các cuộc gọi có nên được ghi âm hay tóm tắt?
- Bản ghi CRM nào sẽ hiển thị khi khách hàng gọi?
- Điều gì nên xảy ra sau một cuộc gọi nhỡ hoặc thư thoại?
Danh sách này quan trọng hơn việc tìm một số điện thoại dễ nhớ. Một số điện thoại không có kế hoạch định tuyến và theo dõi chỉ tạo ra một hộp thư đến khác.
Số nội địa, miễn phí hoặc loại số khác
Số nội địa
Số điện thoại địa phương sử dụng mã vùng liên quan đến một khu vực địa lý. Nó có thể là một lựa chọn phù hợp khi khách hàng mong đợi sự hiện diện của doanh nghiệp địa phương.
Số miễn phí
Một số điện thoại miễn phí có thể hoạt động cho các doanh nghiệp phục vụ khách hàng trên nhiều khu vực hoặc trình bày một điểm liên hệ quốc gia.
Số hiện có
Một số nhà cung cấp hỗ trợ chuyển số hiện có. Workspace369 hiện không cung cấp tính năng chuyển số, vì vậy các nhóm đánh giá Workspace Voice nên lên kế hoạch cấp một số mới.
Thiết lập toàn bộ luồng cuộc gọi
Sau khi cấp phép, hãy cấu hình:
- Giờ làm việc và ngày lễ: quyết định khi nào nhóm có sẵn và điều gì xảy ra ngoài lịch trình đó.
- Nhóm đổ chuông: sử dụng phân phối đồng thời, theo vòng tròn hoặc theo người rảnh rỗi lâu nhất dựa trên phạm vi nhóm.
- IVR và tự động trả lời: chào hỏi người gọi và định tuyến các lựa chọn bằng bàn phím đến một người, nhóm, hàng đợi hoặc thư thoại.
- Chuyển tiếp khi không có câu trả lời: xác định xem các cuộc gọi không được trả lời có chuyển đến một số khác hoặc thư thoại hay không.
- Lời chào thư thoại: sử dụng lời chào rõ ràng giải thích khi nào và làm thế nào nhóm sẽ phản hồi.
- ID người gọi và khớp khách hàng: kết nối số điện thoại đến với lịch sử khách hàng phù hợp.
- Theo dõi cuộc gọi nhỡ: quyết định xem có nên tạo phản hồi SMS, nhiệm vụ, lời nhắc hay cuộc gọi lại hay không.
Kết nối số điện thoại với CRM
Số điện thoại doanh nghiệp trở nên có giá trị hơn khi nhóm có thể xem các dự án, yêu cầu, hóa đơn, tệp, tin nhắn trước đó và ghi chú của người gọi trước khi trả lời.
Workspace369 giữ Workspace Voice, SMS, thư thoại, khớp cuộc gọi, bản ghi âm, tóm tắt AI, ghi chú, nhiệm vụ, dự án và ngữ cảnh thanh toán xung quanh hồ sơ khách hàng. Số điện thoại trở thành một phần của quy trình làm việc thay vì một tiện ích riêng biệt.
Nhắn tin doanh nghiệp và đăng ký
Nhắn tin doanh nghiệp có thể yêu cầu quy trình đăng ký và đồng ý tùy thuộc vào điểm đến, trường hợp sử dụng và quy tắc của nhà mạng. Các nhóm nên lên kế hoạch cho việc xác minh danh tính, các trường hợp sử dụng nhắn tin được phê duyệt, xử lý từ chối, chặn và giám sát phân phối thay vì giả định một số được cấp mới có thể ngay lập tức gửi mọi loại chiến dịch.
Workspace369 hiển thị trạng thái yêu cầu nhắn tin A2P và quốc tế, xử lý từ chối, danh sách chặn và trạng thái phân phối khi được cấu hình. Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về các phương pháp nhắn tin hợp pháp và sự đồng ý.
Workspace369 hiện hỗ trợ những gì
Workspace Voice bao gồm:
- Tìm kiếm và cấp số điện thoại
- VoIP inbound và outbound
- Nhóm đổ chuông, hàng đợi, IVR, chuyển tiếp và giờ làm việc
- Chuyển cuộc gọi, xử lý nhiều cuộc gọi và cuộc gọi hội nghị 3 chiều
- Thư thoại, lời chào tải lên hoặc chuyển văn bản thành giọng nói và phiên âm
- Bản ghi âm cuộc gọi, khớp người gọi, tóm tắt AI, ghi chú và phân tích
- SMS, MMS hai chiều, mẫu, gửi theo lịch và phản hồi cuộc gọi nhỡ
- Nhiệm vụ, lời nhắc, tệp, dự án, hóa đơn và báo cáo ở gần
Khuyến nghị cuối cùng
Chọn số điện thoại chỉ sau khi xác định quy trình xung quanh nó. Số điện thoại doanh nghiệp tốt nhất là số mà khách hàng nhận ra, nhóm có thể định tuyến đáng tin cậy và hệ điều hành có thể kết nối với công việc tiếp theo.
Để biết thông tin nền về chính sách đánh số, hãy xem Hướng dẫn số điện thoại của FCC. Đối với việc triển khai hiện tại của Workspace369, xem Workspace Voice.