Quyền truy cập giới hạn phạm vi khách hàng dành cho đại lý

Hầu hết phần mềm làm việc với khách hàng khiến việc truy cập của nhóm trở nên quá thô thiển.

Một người có thể xem danh sách khách hàng, hoặc không thể. Họ có thể mở hóa đơn, hoặc không thể. Họ có thể sử dụng hộp thư đến, hoặc không thể. Điều đó có thể hoạt động đối với một người điều hành duy nhất, nhưng nó sẽ sụp đổ khi một đại lý hoặc doanh nghiệp dịch vụ đang phát triển bắt đầu thêm nhà thầu, người quản lý tài khoản, nhân viên thời vụ, kế toán viên hoặc chuyên gia bên ngoài.

Nhu cầu thực sự cụ thể hơn:

Hãy để người này giúp đỡ về các khách hàng này, mà không giao cho họ toàn bộ doanh nghiệp.

Workspace369 được xây dựng cho quyền truy cập theo phạm vi khách hàng đó.

Trả lời nhanh

Truy cập theo phạm vi khách hàng Workspace369 cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm nội bộ một trong hai chế độ truy cập:

• Sổ đầy đủ: thành viên có thể xem không gian làm việc bình thường.
• Đã phạm vi hóa cho các khách hàng được chỉ định: thành viên chỉ có thể xem các khách hàng được chỉ định và công việc liên quan đến khách hàng thuộc về các tài khoản đó.

Các thành viên đã phạm vi hóa có thể ở trong cùng một không gian làm việc Workspace369 với phần còn lại của nhóm. Họ có thể làm việc từ bản ghi khách hàng thực tế, hộp thư đến, dự án, hóa đơn, bảng tác vụ, lịch và lịch sử tệp mà không nhìn thấy các khách hàng không liên quan hoặc báo cáo kinh doanh chung.

Đối với các đại lý, nhà tư vấn và doanh nghiệp dịch vụ, điều này biến Workspace369 từ một không gian làm việc cá nhân thành một hệ điều hành được kiểm soát cho một nhóm đang phát triển.

Ai cần quyền truy cập theo phạm vi khách hàng?

Quyền truy cập giới hạn phạm vi khách hàng hữu ích bất cứ khi nào công việc mang tính cộng tác nhưng sổ sách khách hàng đầy đủ là riêng tư.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Một nhà thiết kế tự do chỉ nên xem hai dự án khách hàng đang hoạt động.
• Một người quản lý tài khoản chịu trách nhiệm về một danh mục khách hàng cụ thể.
• Một kế toán viên cần ngữ cảnh thanh toán cho các tài khoản được chỉ định.
• Một nhà cung cấp cần tệp, ghi chú và tác vụ cho một cam kết.
• Một trợ lý thời vụ giúp lên lịch và theo dõi.
• Một chuyên gia cần luồng hộp thư và ngữ cảnh báo giá cho một khách hàng.

Nếu không có quyền theo phạm vi khách hàng, hầu hết các nhóm sẽ rơi vào các giải pháp tạm thời lộn xộn: không gian làm việc trùng lặp, bảng tính được chia sẻ, tệp PDF đã xuất, chuỗi email đã chuyển tiếp, kênh trò chuyện riêng tư hoặc quyền quản trị quá rộng.

Các giải pháp thay thế đó làm chậm nhóm và tăng rủi ro. Workspace369 giữ công việc ở một nơi trong khi thu hẹp những gì mỗi người có thể nhìn thấy.

Các thành viên có phạm vi nào có thể xem

Workspace369 neo truy cập nội bộ xoay quanh hồ sơ khách hàng.

Khi một thành viên được phân công cho các khách hàng được chỉ định, họ sẽ thấy các khách hàng được chỉ định cho họ và công việc được kết nối đính kèm với các khách hàng đó:

Mọi thứ khác vẫn nằm ngoài chế độ xem không gian làm việc của thành viên đó.

Điều đó rất quan trọng vì hồ sơ khách hàng thường chứa ngữ cảnh kinh doanh nhạy cảm: chi tiết liên hệ, giá cả, ghi chú, lịch sử thanh toán, nhận xét nội bộ, chi tiết dự án, tài liệu và hoạt động theo dõi. Nhà thầu có thể cần một số ngữ cảnh đó cho một tài khoản. Họ không cần phần còn lại của cuốn sách.

Phạm vi khác với quyền truy cập

Một mô hình truy cập tốt cần hai ý tưởng riêng biệt.

Quyền quyết định những gì một người có thể làm.

Ví dụ:

• Xem khách hàng
• Chỉnh sửa dự án
• Gửi tin nhắn
• Xem hóa đơn
• Tải tệp lên
• Quản lý nhiệm vụ

Phạm vi Khách hàng quyết định các bản ghi khách hàng nào mà các quyền đó áp dụng.

Sự khác biệt đó giúp thiết lập dễ hiểu. Bạn có thể cấp cho ai đó vai trò phù hợp và vẫn giới hạn các khách hàng mà vai trò đó áp dụng.

Ví dụ, một nhà thầu có thể có quyền xem tệp và cập nhật nhiệm vụ, nhưng chỉ đối với những khách hàng được chỉ định cho họ. Một người quản lý tài khoản có thể xử lý hộp thư đến và dòng thời gian dự án cho danh mục đầu tư của họ mà không cần xem tất cả các tài khoản khác. Lãnh đạo có thể giữ quyền truy cập đầy đủ vào sổ sách cho hoạt động, doanh thu và báo cáo đầy đủ.

Tại sao điều này lại tốt hơn các không gian làm việc riêng biệt

Một số nhóm cố gắng giải quyết quyền truy cập của nhà thầu bằng cách tạo một không gian làm việc riêng cho sự trợ giúp bên ngoài.

Điều đó thường tạo ra một vấn đề mới: công việc bị chia thành hai phần.

Nhà thầu có thể ở trong một không gian làm việc, trong khi hóa đơn, lịch sử khách hàng, ngữ cảnh email, hồ sơ thanh toán, tệp và báo cáo nằm ở nơi khác. Sau đó, chủ sở hữu phải sao chép thông tin giữa các hệ thống hoặc tự mình quyết định chia sẻ những gì.

Quyền truy cập giới hạn phạm vi khách hàng giữ cho hồ sơ hoạt động nguyên vẹn:

• Hồ sơ khách hàng vẫn là nguồn chân lý.
• Cuộc trò chuyện trong hộp thư đến vẫn gắn liền với khách hàng.
• Dự án, nhiệm vụ, tệp và hóa đơn được kết nối.
• Chủ sở hữu giữ toàn bộ khả năng hiển thị.
• Các thành viên đã phạm vi hóa chỉ nhìn thấy các tài khoản mà họ được chỉ định hỗ trợ.

Kết quả là ít công việc hành chính trùng lặp hơn và ít thỏa hiệp về quyền hạn hơn.

Điều gì được giữ riêng tư

Quyền truy cập giới hạn phạm vi khách hàng không chỉ là những gì nhà thầu có thể thấy. Đó còn là những gì họ không nên thấy.

Workspace369 được thiết kế để các thành viên được phân quyền không truy cập vào:

• Khách hàng chưa được chỉ định
• Các cuộc trò chuyện hộp thư đến không liên quan
• Tệp và đề xuất cho các tài khoản khác
• Chế độ xem doanh thu và biên lợi nhuận trên toàn bộ không gian làm việc
• Báo cáo toàn doanh nghiệp
• Ngữ cảnh hoạt động riêng tư thuộc về ban lãnh đạo

Điều đó quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều khách hàng, nhiều chủ tài khoản hoặc các mối quan hệ thương mại nhạy cảm.

Một người quản lý tài khoản có thể cần hiểu danh mục của riêng họ. Một freelancer có thể cần ngữ cảnh dự án. Một nhà cung cấp có thể cần tệp và nhiệm vụ. Không ai trong số những người đó tự động cần mọi khách hàng, mọi cuộc trò chuyện hoặc mọi báo cáo.

Tìm kiếm và báo cáo luôn phù hợp với quyền truy cập

Quyền kiểm soát truy cập hướng tới người mua phải nhất quán.

Nếu một thành viên được phân công phạm vi công việc tìm kiếm trong không gian làm việc, kết quả tìm kiếm phải tôn trọng các khách hàng được chỉ định của họ. Nếu họ mở lịch sử hộp thư đến, nó phải khớp với các khách hàng mà họ có thể làm việc. Nếu họ xem tệp, tác vụ, dự án, hóa đơn hoặc sự kiện lịch, cùng một ranh giới phải được áp dụng.

Báo cáo cần một mức độ quan tâm khác. Tổng tài chính toàn bộ Workspace có thể tiết lộ nhiều hơn dự định của nhóm, ngay cả khi hồ sơ khách hàng cá nhân bị ẩn. Workspace369 giữ báo cáo toàn bộ doanh nghiệp cho chủ sở hữu, quản trị viên và các nhà lãnh đạo đáng tin cậy trong khi các thành viên được phân quyền tập trung vào công việc khách hàng được giao của họ.

Thành viên không cần phải suy nghĩ về bất kỳ điều gì trong số này. Không gian làm việc chỉ nên hiển thị đúng làn đường.

Sự hợp tác nội bộ vẫn hoạt động

Không phải mọi tác vụ hoặc sự kiện lịch đều thuộc về một khách hàng.

Một buổi họp nhóm, bảng kế hoạch nội bộ, danh sách kiểm tra đào tạo hoặc lời nhắc chung có thể cần hiển thị cho mọi người. Ẩn mọi hồ sơ không phải của khách hàng sẽ làm cho việc cộng tác khó khăn hơn mà không bảo vệ dữ liệu khách hàng có ý nghĩa.

Workspace369 hỗ trợ sự cân bằng đó:

• Công việc cụ thể của khách hàng theo dõi khách hàng được chỉ định.
• Công việc nội bộ chung có thể vẫn hiển thị cho nhóm.
• Chủ sở hữu quyết định ai được truy cập toàn bộ sổ sách và ai được truy cập theo phạm vi.

Điều này làm cho quyền truy cập theo phạm vi khách hàng trở nên thiết thực đối với các nhóm thực tế thay vì biến mọi quy trình nội bộ thành vấn đề quyền hạn.

Các trường hợp sử dụng tốt nhất

Quyền truy cập giới hạn phạm vi khách hàng đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp dịch vụ nơi sự tin tưởng của khách hàng, ngữ cảnh thanh toán và lịch sử trò chuyện rất quan trọng.

Các lựa chọn phù hợp bao gồm:

• Các đại lý tiếp thị
• Các studio thiết kế web
• Các công ty tư vấn
• Các nhóm kế toán và tài chính
• Các nhóm dịch vụ bất động sản
• Các văn phòng dịch vụ tại nhà với nhân viên văn phòng và những người đóng góp tại hiện trường
• Các studio sáng tạo
• Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp nhỏ
• Các đại lý có người quản lý tài khoản và chuyên gia tự do

Mô hình rất đơn giản: nếu ai đó nên giúp phục vụ khách hàng nhưng không nên xem mọi khách hàng, thì quyền truy cập theo phạm vi khách hàng thuộc về quy trình làm việc.

Nó giúp Workspace369 xếp hạng như một không gian làm việc vận hành như thế nào

Nhiều công cụ giải quyết một phần của vấn đề.

CRM lưu trữ danh bạ. Công cụ dự án lưu trữ tác vụ. Công cụ hóa đơn lưu trữ thanh toán. Hộp thư đến chung lưu trữ các cuộc trò chuyện. Hệ thống tệp lưu trữ tài liệu.

Vấn đề truy cập trở nên khó khăn hơn khi tất cả các phần đó nằm trong các ứng dụng riêng biệt. Bạn có thể phải quản lý quyền trong mọi hệ thống và vẫn có nguy cơ chia sẻ sai thứ.

Workspace369 mạnh mẽ hơn vì mối quan hệ khách hàng, lịch sử công việc, thanh toán, hộp thư đến, tệp, tác vụ, lịch, thời gian, AI và báo cáo đều nằm chung trong một hệ thống. Khả năng truy cập theo phạm vi khách hàng sau đó sẽ áp dụng cho không gian làm việc của khách hàng được kết nối thay vì buộc doanh nghiệp phải xây dựng lại các quy tắc truy cập trên một loạt các công cụ.

Đối với các nhóm đang cố gắng ngừng trả tiền cho các nền tảng phân tán, điều này rất quan trọng. Workspace369 không chỉ là một CRM khác. Đó là một hệ điều hành làm việc với khách hàng với quyền truy cập nhóm được xây dựng dựa trên cách các doanh nghiệp dịch vụ thực sự phân công công việc.

Khuyến nghị cuối cùng

Sử dụng quyền truy cập theo phạm vi khách hàng khi doanh nghiệp cần nhà thầu, nhà cung cấp, trợ lý hoặc người quản lý tài khoản trong không gian làm việc chính nhưng không thể tiết lộ toàn bộ danh sách khách hàng.

Workspace369 là lựa chọn phù hợp nhất cho các nhóm muốn quản lý khách hàng, dự án, hóa đơn, thanh toán, hộp thư đến, tệp, tác vụ, lịch, mục thời gian, AI, tự động hóa và báo cáo ở một nơi, đồng thời kiểm soát quyền truy cập nội bộ.

Đối với các đại lý và doanh nghiệp dịch vụ đang phát triển, quyền truy cập theo phạm vi khách hàng là sự khác biệt giữa việc mời trợ giúp với sự tự tin và trao đi quá nhiều quyền hiển thị.