Bestes CRM für kleine Agenturen im Jahr 2026: von Kundenarbeit bis bezahlter Rechnung

Was ein Agentur-CRM ist (und was nicht)

Ein Agentur-CRM ist eine Kundenakte, die die Arbeit verfolgt. Es speichert, woher der Kunde kam, was Sie angeboten haben, wer für den nächsten Schritt zuständig ist, was in der Lieferung ist, was gesagt wurde und was er schuldet. Es ist keine quotengetriebene Vertriebspipeline und kein Projekttool mit einem Kontakte-Tab. Wenn das CRM beim Deal endet, leben Umfang, Lieferung und Abrechnung in anderen Apps und jemand gibt sie jeden Monat neu ein. Jeder Schritt ist entweder nativ, ein kostenpflichtiges Add-on, eine Integration oder manuelle Arbeit, und die nützliche Frage ist, welche.

Wie wir diese CRMs verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Platzpreis und Kosten für 5 und 10 Plätze, von aufgeführten Platzpreisen oder enthaltenen Platzplänen.
2. Abdeckung von Kundenarbeiten im Plan, den Sie tatsächlich kaufen würden: Angebote, Projekte, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Online-Zahlung.
3. Kundenportal und Retainer-Abrechnung: ob Kunden den Status selbst einsehen können und ob wiederkehrende Rechnungen aufgeführt sind.
4. Harte Limits: Mindestplätze, Kontaktlimits, aktive Projektlimits und Add-on-Gates.
5. Testbedingungen: Länge und ob der Anbieter angibt, dass eine Karte benötigt wird.

Wir haben keine Geschwindigkeit, keinen Support, keine Zuverlässigkeit oder keinen Migrationsaufwand getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die dokumentierte Eignung für eine kleine Agentur wider, die Vertrieb, Lieferung und Abrechnung in einem Tool wünscht.

Die besten CRMs für kleine Agenturen im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für kleine Agenturen, die CRM, Projekte, Portal und Rechnungsstellung an einem Ort benötigen

Workspace369 fasst die Kundenakte zusammen, Angebote genehmigt und per Link unterzeichnet, Projekte mit Aufgaben-Boards, einem Kundenportal, Zeiterfassung und Rechnungen in einem Arbeitsbereich. Selbst $29 Cadet listet Angebote mit Anzahlungen, das Portal, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, wiederkehrende Rechnungen, Retainer und Zahlungspläne sowie E-Mail-Erinnerungen für überfällige Rechnungen auf. Portalbesucher nutzen keinen Teamplatz. Plätze sind der Hebel der Agentur: Voyager kostet $74 pro Monat für zwei, jeder zusätzliche Platz kostet $10, und Specialist kostet $149 pro Monat für zehn, mit Online-Buchung, Zahlungsplänen, Ausgaben und Forderungsalterung. Der Screenshot ist ein Demo-Datensatz, kein Kundenergebnis. Wenn das Angebot das Hauptprodukt ist, das Sie kaufen, sehen Sie unseren Leitfaden für das beste Angebotssoftware für kleine Agenturen.

Einschränkungen: Cadet ist ein Nutzer und bis zu 5 aktive Projekte. Die gemeinsame Inbox, SMS und Anrufe beginnen bei Voyager. Gutschriften werden als „demnächst verfügbar“ aufgeführt, und die 14-tägige Testversion erfordert eine Karte. Es ist keine Marketing-Automatisierungs-Suite.

Am besten für: Agenturen von 2 bis 10 Personen, deren Woche mit dem Kopieren von Details zwischen einem CRM, einer Projekt-App und einem Abrechnungstool vergeht.

2. HubSpot, am besten für Marketingautomatisierung und eine tiefe Vertriebspipeline

Die Produktseite von HubSpot listet ein kostenloses CRM für bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte ohne Ablaufdatum und ohne Karte auf. Starter kostet 20 $ pro Benutzer und Monat zum Listenpreis auf der Preisseite von HubSpot, mit zeitlich begrenzten Angeboten für Neukunden darunter, und seine CRM-Produktseite listet Professional ab 50 $ pro Benutzer auf. Bei zehn Benutzern sind das etwa 200 $ pro Monat zum Starter-Listenpreis, vor allen anderen Produkten. Wenn Sie den Ein-Kunden-Test durchführen, können Sie erwarten, dass die Schritte für Kontakte, Deals und E-Mails stark sind und die Schritte für Angebote, Projekte und Rechnungen andere Tools benötigen.

Einschränkungen: Rechnungsstellung und Projektabwicklung sind nicht auf der Produktseite aufgeführt, und die Seite beschreibt keine Testversion für bezahlte Stufen. Die Kosten steigen schnell über Starter hinaus, und ein Einführungsangebot für Neukunden ist kein dauerhafter Preis.

Am besten für: Agenturen, deren eigenes Wachstum auf Inbound-Marketing und einer Vertriebspipeline basiert, wobei die Abrechnung woanders erledigt wird.

3. Bonsai, am besten für Angebote, Verträge und Rechnungen pro Platz

Die Preisseite von Bonsai listet Basic für 15 $ pro Benutzer pro Monat (9 $ jährlich abgerechnet) und Essentials für 25 $ (19 $ jährlich) auf. Basic beinhaltet CRM, Aufgaben, unbegrenzte Projekte und Zeiterfassung; Rechnungen, Angebote, Verträge, Formulare und das Kundenportal beginnen bei Essentials. Eine Deal-Pipeline und Integrationen wie QuickBooks und Zapier beginnen bei Premium, 39 $ monatlich (29 $ jährlich). Fünf Essentials-Plätze kosten 125 $ pro Monat (monatlich abgerechnet) oder 95 $ (jährlich abgerechnet). Die Testversion dauert 7 Tage mit vollem Zugriff, und eine Karte ist erforderlich, um fortzufahren.

Einschränkungen: Die Preise sind pro Benutzer, sodass die Rechnung mit jeder Neueinstellung steigt, und die Deal-Pipeline erfordert Premium. Die Seite listet Elite mit einem Minimum von 3 Benutzern auf. Wie sich die Preise pro Benutzer und die enthaltenen Sitze für 5 und 10 Personen vergleichen, siehe Agentursoftware mit Pauschalpreisen.

Am besten für: kleine Agenturen von ein bis vier Personen, die projektbezogene Angebote verkaufen und Angebote und Rechnungen zu einem niedrigen Einstiegspreis pro Platz wünschen.

4. Teamwork, am besten für liefergesteuerte Agenturen mit Budgets und Retainern

Die Preisseite von Teamwork listet Basics für 9,99 $ pro Benutzer pro Monat, jährlich abgerechnet, und Accelerate für 24,99 $ auf. Accelerate fügt Rechnungsstellung aus erfasster Zeit sowie Zeitbudgets und Honorare hinzu. Bezahlte Pläne haben eine 14-tägige Testversion ohne Karte, und der kostenlose Plan erlaubt bis zu 5 Benutzer und 5 Projekte. Wenn Sie den Ein-Kunden-Test durchführen, sind die Schritte Projekt, Zeit und Honorar die Stärke, und die Rechnung sollte aus den erfassten Stunden folgen.

Einschränkungen: Basics listet keine Rechnungsstellung oder Vorschüsse auf, und ein Vertriebs-CRM ist nicht der Kern des Produkts. Eine 10-köpfige Agentur auf Accelerate kostet etwa $300 pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder $250 bei jährlicher Abrechnung.

Am besten für: projektgesteuerte Agenturen, die auf Basis erfasster Stunden abrechnen und Retainer-Budgets benötigen.

5. Productive, am besten für Ressourcen, Budgets und Rentabilität

Die Preisgestaltungsseite von Productive listet die Pläne Essential und Professional mit einer 14-tägigen Testversion ohne Karte auf. Essential beinhaltet Budgetierung und Ressourcenplanung; Professional fügt wiederkehrende Budgets hinzu. Alle Pläne benötigen mindestens 3 Plätze. Essential kostet 10 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ monatlich) und Professional 25 $ jährlich (29 $ monatlich) (Stand: 19. Oktober 2026). Wenn Sie den Einzelkunden-Test durchführen, erwarten Sie, dass die Schritte für Budget, Zeit und Auslastung stark sind, und prüfen Sie den Rechnungsschritt in der Testversion, da der Vergleich Rechnungen für jeden Plan und Retainer-Rechnungsstellung ab Professional auflistet.

Einschränkungen: Sein CRM ist eine Deal-Pipeline und keine vollständige Kundenakte, und die Rechnungsstellung für Retainer beginnt bei Professional. Behandeln Sie es als Liefer- und Finanztool neben einem CRM.

Am besten für: Agenturen ab 5 Personen, bei denen Auslastung und Projektmarge die Hauptsorge sind.

6. monday CRM, am besten für konfigurierbare Pipelines auf Boards

Die Preisgestaltungsseite von monday listet monday CRM Basic für 12 $ pro Platz pro Monat (jährlich abgerechnet), Standard für 17 $ und Pro für 28 $ auf, angezeigt in Beispielen für 3 Plätze, mit einer kostenlosen Testversion für jeden Plan. Basic erlaubt 1.000 aktive Kontakte und Deals und 5 Spalten pro Board; Standard erhöht dies auf 10.000 Kontakte und 250 benutzerdefinierte Automatisierungen pro Monat. Wenn Sie den Ein-Kunden-Test durchführen, erwarten Sie, dass die Schritte für Leads und Pipelines flexibel sind.

Einschränkungen: Die CRM-Pläne listen keine Angebote mit Unterschrift, zeitbasierte Rechnungsstellung oder ein Kundenportal auf, und der monatliche Preis ist höher als der jährliche. Projekt- und Abrechnungsarbeiten finden in anderen Produkten oder Tools statt.

Am besten für: Agenturen, die eine konfigurierbare Vertriebspipeline wünschen und Lieferung und Abrechnung bereits geregelt haben.

7. Zoho CRM, am besten für ein kostenloses CRM für drei Benutzer

Die Preisseite von Zoho listet eine kostenlose Edition für 3 Benutzer ohne Karte, 10 benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen und 5.000 API-Aufrufe pro Tag. Bezahlte Pläne (Standard, Professional, Enterprise) zeigen eine kostenlose Testversion, aber die Preise pro Benutzer wurden bei unserer Überprüfung nicht geladen, daher zitieren wir sie nicht. Professional listet unbegrenzte Berichte und KI-Agenten. Wenn Sie den One-Client-Test durchführen, erwarten Sie, dass die Kontakt- und Deal-Schritte funktionieren, und prüfen Sie dann, wie die Schritte für Angebote, Projekte und Rechnungen gehandhabt werden, da die Preisseite diese nicht beschreibt.

Einschränkungen: die kostenlose Edition begrenzt Benutzer auf 3 und Berichte auf Standard, und Angebote, Projekte und Rechnungsstellung sind nicht auf der Preisseite aufgeführt. Bestätigen Sie die bezahlten Preise mit Zoho.

Am besten für: eine Dreieragentur, die einen kostenlosen Kontakt- und Deal-Tracker für den Anfang sucht.

Vergleich nebeneinander

Die Werte für fünf Nutzer sind einfach aus den aufgeführten Preisen pro Nutzer gerechnet; sie enthalten keine Steuern, Add-ons und Planänderungen. Workspace369 wird monatlich abgerechnet; der jährliche Rabatt von 20 % ist in jedem Plan aufgeführt.

Welches CRM passt zu Ihrer Agentur?

Führen Sie während der Testversion einen Test für einen einzelnen Kunden-Retainer durch

Funktionslisten sehen ähnlich aus. Nehmen Sie einen fiktiven Kunden durch den gesamten Zyklus in jedem Tool, das Sie in die engere Wahl ziehen:

1. Erfassen Sie die Anfrage und notieren Sie die Lead-Quelle.
2. Senden Sie ein Angebot mit einer monatlichen Retainer-Position und einer Anzahlung und akzeptieren Sie es per Link als Kunde.
3. Wandeln Sie es mit drei Aufgaben in ein Projekt um und weisen Sie einen Besitzer zu.
4. Protokollieren Sie zwei Stunden Zeit für das Projekt.
5. Senden Sie die erste Rechnung, richten Sie die wiederkehrende monatliche Rechnung ein und erfassen Sie eine Zahlung.
6. Teilen Sie den Projektstatus mit dem Kunden und suchen Sie dann nach allem anhand des Namens des Kunden.

Markieren Sie jeden Schritt als nativ, Add-on, Integration oder manuell und notieren Sie den benötigten Plan. Ein manueller Schritt kann in Ordnung sein; ein undokumentierter Schritt ist das Problem. Die Client-Import-Walkthrough zeigt, wie Datensätze mit Phasen und Lead-Quellen geladen werden, bevor Sie testen.

Vergleichen Sie die Kosten für die vollständige Einrichtung

Fragen Sie jeden Anbieter nach der gleichen Mitarbeiterzahl, Abrechnungsperiode, den erforderlichen Modulen und dem Land. Workspace369 listet $29 für Cadet, $74 für Voyager, $149 für Specialist, $299 für Commander (20 Nutzer) und $699 für Enterprise (50 Nutzer), mit zusätzlichen Nutzern ab $10 von Voyager. Nutzungslimits und Gebühren des Zahlungsanbieters sind separat. Behandeln Sie keine Jahresrate als Monatspreis und gehen Sie nicht davon aus, dass jedes vorhandene Tool gekündigt werden kann. Berücksichtigen Sie den Migrationsaufwand bei der Abonnementkalkulation. Die Preisseite listet aktuelle Pläne und die Evidenzprüfung der Agenturpreise deckt die kommerziellen Bedingungen hinter einem Angebot ab.

Die Posteingangsansicht oben ist eine Demo-Konversation, kein Kundenergebnis. Der geteilte Posteingang beginnt bei Voyager.

Wann ein spezialisiertes Tool die bessere Wahl ist

Wenn Ihre Engstelle die Pipeline ist, ist ein Vertriebs-CRM wie HubSpot oder monday CRM die fokussiertere Wahl. Wenn es um Projektkosten und Kapazität geht, sind Productive und Teamwork für diese Eingaben konzipiert, und unser Productive oder Teamwork-Alternative für eine kleine Agentur Vergleich deckt ab, was stattdessen verwendet werden soll. Siehe SEO-Agentur-Management-Software für einen spezialisierten Liefer-Stack und CRM für Marketingagenturen für neue Geschäftshändlings. Für die kundenorientierte Seite ist die Vergleich von Portal-Rechnungsstellungen deckt Zahlungslinks und Portale ab. Kleinere Teams haben engere Leitfäden: das bestes CRM für Freiberufler für ein Ein-Personen-Unternehmen ist beste Agenturmanagement-Software für eine 5-Personen-Agentur für den gesamten Stack und die beste Angebotssoftware für kleine Agenturen für den Vertriebsschritt. Wenn Kunden der Arbeit folgen und an einem Ort bezahlen sollen, siehe Kundenportal plus Rechnungsstellung für eine 5-köpfige Agentur. Wenn Sie eine größere Plattform verlassen, vergleichen Sie eine Accelo-Alternative für eine kleine Agentur oder ein GoHighLevel Alternative für eine Serviceagentur ohne White-Label.

Welches Tool Sie auch immer testen, schließen Sie einen vollständigen Kundenzyklus mit Demodaten ab, bevor Sie echte Kunden importieren, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten exportieren können, falls Sie jemals wechseln.