Hogyan alakítsuk át a kiszámlázható órákat számlává (pénzveszteség nélkül)

A befejezett időlap és a kifizetett számla közötti rés az, ahol a szolgáltató vállalkozások csendben bevételt veszítenek: kihagyott órák, következetlenül alkalmazott díjak, túl homályos tételek a jóváhagyáshoz. Ez a rés bezárásának tiszta munkafolyamata – akár automatikusan időt konvertáló szoftvert használ, akár táblázatot, amit kézzel futtat.

Gyors válasz

Tekintse át a munkaidő-nyilvántartást a számlázási időszakra, jelölje meg, mi számlázható, szorozza meg az órákat az elfogadott díjjal minden szerepkörhöz, adja hozzá a költségeket, adja meg a kerekítési szabályzatát és a fizetési feltételeket a számlán, küldje el, és kövesse nyomon, amíg ki nem fizetik. Az egész ciklusnak percenként kellene tartania ügyfelenként, nem pedig egy délutánon át.

1. lépés: Kövesse nyomon az időt, hogy az ellenőrzésen átmenjen

A konverzió a rögzítéssel kezdődik. Minden időbejegyzésnek három dologra van szüksége az időtartamon túl: az ügyfélre vagy projektre, amelyhez tartozik, a feladatra vagy tevékenységre, és egy rövid megjegyzésre, amelyet egy jövőbeli olvasó – az ügyfél – számára írtak, nem magadnak. A „Hívás” semmit sem jelent három hét múlva. „Hívás: felülvizsgált bevezető sorozat az indító visszajelzés után” magától jóváhagyódik.

Az időzítők jobb, mint az emlékezet. Péntek óráinak hétfői rekonstruálása az, ahogy a 20 perces feladatok eltűnnek, és ezek a bevételéből, nem az ügyfél számlájából tűnnek el.

2. lépés: Ellenőrizze az időlapot, mielőtt bármi is kiszámlázásra kerülne

Soha ne számlázzon nyers időt. A számlázási időszak lezárása előtt végezzen egy ellenőrzést:

• Hiányzó projekt, feladat vagy megjegyzés bejegyzések
• Nem számlázható munka, ami becsúszott – belső megbeszélések, saját hibákból eredő módosítások
• Duplikátumok egy futó időzítőből
• Más időszakhoz vagy más ügyfélhez tartozó bejegyzések

Egy csapatban ez az áttekintés a vezető jóváhagyási lépése. Egy egyéni vállalkozásban ez a különbség egy olyan számla között, amelyet sorról sorra meg tud védeni, és egy olyan között, amelyben reméli, hogy senki sem kérdőjelez meg semmit.

3. lépés: Alkalmazza a megbeszélt díjakat, szerepkörönként

Számlázási díj × órák, a munka elvégző személy vagy szerepkör díjszabását használva – nem egyetlen összesített szám, hacsak az ügyfél nem egyezett bele egy összesítésbe. Egy 150 USD-s senior és egy 85 USD-s junior ugyanazon a projekten két sorcsoportként jelenjen meg, mert erre szerződött az ügyfél.

Ha beállítja vagy felülvizsgálja az árait, a óradíj kalkulátor visszafelé halad a céljövedelmedtől és a számlázható kapacitástól ahhoz a számhoz, amit felszámolnod kell.

Itt is döntse el a kerekítési szabályzatát, és írja le: 6 vagy 15 perces időegységek a gyakoriak. A szabályzat maga ritkán probléma egy vitában – a láthatatlan alkalmazása az.

4. lépés: Adjon hozzá költségeket és bármi fix díjas tételt

A visszatérítendő költségek elvesznek a nyugta és a számla közötti résben. Hozza ki az időszak költségeit az ügyfél számára – utazás, anyagok, az ő nevében vásárolt szoftverek – a számlára tételek listájaként, összegekkel és dátumokkal, nem pedig egyetlen „költségek” összegként. Ha a projekt óradíjas munkát és fix díjas szakaszt kever, tartsa őket világosan elkülönített szekciókként, hogy az ügyfél minden egyes tételt össze tudjon egyeztetni a szerződéssel.

5. lépés: Állítsa be az ügyfél által teljesíthető feltételeket

Egy explicit feltételek nélküli számlát akkor fizetnek ki, amikor az ügyfél ráér. Adja meg a fizetési határidőt, a fizetési ablakot és a késedelmi díjra vonatkozó szabályzatot magán a dokumentumon. Ha ablakot határoz meg, útmutatónk a net 30 fizetési feltételek lefedi, mikor illeszkedik a standard hónap, és mikor védi a rövid távú szerződés a pénzforgalmat. Aztán tegye zökkenőmentessé a fizetést: egy online Fizetés most opció jobb, mint egy banki átutalás, amit senki sem ütemez be.

6. lépés: Küldje el, majd kövesse nyomon – minden alkalommal

A küldés nem a munkafolyamat vége; a fizetés az. Kövesse nyomon a számla állapotát, és hagyja, hogy az emlékeztetők ütemezetten menjenek ki ahelyett, hogy emlékezetből kellene őket küldeni: egy emlékeztető a fizetési határidő előtt, egy a lejárat napján, egy egy héttel később. Az utókövetés ugyanazon az ügyfélrekordon, mint a munka, tényekre alapozottan tartja a kommunikációt – a számla, az időszak, a tételek –, szemben egy kínos e-mail szálakkal, amelyeket emlékezetből építettek.

Mit várnak az ügyfelek a számlán

Helyezze magát a jóváhagyó oldalra. Aki fizet, az ellenőrizni akar, nem nyomozni:

• Számlázási időszak — az órák időtartamát lefedő pontos dátumtartomány
• Tevékenységi összefoglaló — rövid, specifikus leírások tételenként, projektfázisonként vagy személyenként csoportosítva
• Árbontás — órák × díj minden szerepkörre, megegyezés szerint
• Költségek — tételes, dátumokkal
• Kerekítési szabályzat — az alkalmazott növekmény, világosan megfogalmazva
• Feltételek és összeg — esedékesség dátuma, fizetési ablak és egy futó összeg, amely számológép nélkül összeadódik

Egy olyan számla, amely önmagában megválaszolja ezeket, megbeszélés nélkül jóváhagyásra kerül. Egy, amelyik nem, megbeszélést generál.

A hibák, amelyek valódi pénzbe kerülnek

Két minta váltja ki a legtöbb számlázási vitát. Az első a kerekítés kimondott szabályzat nélkül: az ügyfél saját számítása szerint 37,2 óra, a te számlád szerint 39, és most az egész dokumentum gyanús — még akkor is, ha a kerekítésed becsületes volt. A második homályos számlatételi tételek: "tanácsadás — 14 óra — 2100 dollár" kihívást jelent, amit "14 óra az induló megbeszélésen, auditon és a megállapítások műhelyfoglalkozásán, szeptember 1–12." nem. Szorosan mögötte: két számlázási időszak keverése egy számlába, és olyan idő számlázása, amelyet senki sem ellenőrzött.

A Workspace369 útja.

A Workspace369-ben a fenti lánc egy rendszer, nem pedig átadás. Időzítők, időlapok és kiszámlázható időkövetés minden csomagban elérhető; áttekinti az időszakot az időlapban, megjelöli a kiszámlázható tételeket, és az idő-számlára konvertálás átalakítja őket számla tételek a projekttel összekapcsolva – minden terven, kezdve a Cadet csomaggal 29 USD/hó-ért egy felhasználóval. A időkövető és számlázási szoftver az oldal megmutatja a teljes ciklust, és a mi legjobb időkövetés számlázással a lista dedikált követőkkel hasonlítja össze.

A manuális út, helyesen elvégezve

Egy táblázat képes kezelni ezt a munkafolyamatot, ha megadod neki a szoftver által alapértelmezés szerint érvényesített fegyelmet. Egy sor minden időbejegyzéshez dátummal, ügyféllel, projekttel, tevékenységi jegyzettel, időtartammal, számlázható-e igen/nem, és díjjal. Fix heti felülvizsgálat — péntek, mielőtt elfelejtenéd a hetet. Egy pivot vagy szűrő ügyfelenként a számlázáskor, amely a tételsorokká válik. És egy kemény szabály: ha egy időszakot kiszámláztak, zárd le. Egy időlap szerkesztése a számla kiküldése után az oka annak, hogy a két rekord később eltér egymástól.

Ahol a manuális út megszakad, az a követés és a bizonyíték: nincs fizetési státusz, nincsenek emlékeztetők, és nincs kapcsolat a tétel és az alapul szolgáló bejegyzések között, amikor egy ügyfél vitatja a számlát a harmadik hónapban. Ha hetente számlázol óradíjban, akkor általában ekkor éri meg a szoftver az előfizetését.

Végső ajánlás

Bármilyen eszközzel is dolgozol, a lánc nem változik: rögzíts jegyzetekkel, ellenőrizd számlázás előtt, szorozd az óradíjat a munkaórákkal, tételesítsd a költségeket, add meg a kerekítési szabályzatodat és feltételeidet, küldd el, kövesd. Ha hetente teszed, a számla magától íródik; ha havonta emlékezetből, akkor leírja a bevételedet.

Ha az átadást automatizálni szeretné, indítson egy 14 napos Workspace369 próbaidőszakot — a számlázási idő minden csomagban benne van 29 dollártól/hó — vagy hasonlítsd össze a szinteket a árjegyzék oldal.