Workspace369で提案書を作成する方法をステップごとに解説

おかえりなさい。この動画では、提案書をさらに詳しく見ていきます。項目、デザイン、追加できるセクション、あなたを守る設定、そしてテンプレートを紹介し、次の提案書は1分で作れるようにします。

「財務」の下にある「提案書」を開きます。「新規提案書」をクリックします。テンプレートから始めることも、ゼロから作ることもできます。今回は白紙から始めて、最後にテンプレートを作ります。名前を付けて、クライアントを選びます。今回はWalsh LogisticsのDrew宛てです。カタログからサービスを追加し、数量を設定します。Drewの車両1台につき1つで、バン12台分です。税込みの合計は入力に合わせて更新されます。

次は見た目です。「デザイン」タブで、テーマとアクセントカラーを選びます。今回は「ボールド」とチャコールにします。次に表紙を選びます。アートワークのギャラリーから選ぶか、自分の写真をアップロードできます。表紙の配置は「全体に表示」「余白付き」「フェード」から選べます。

価格の下に、クライアントに読んでほしいセクションを追加します。各セクションには入力のヒントが表示されているので、そのまま上書きできます。タイムラインでは、いつ何が行われるかを示せます。マイルストーンを追加して日付を設定し、何が完了するかを記入します。「条件」セクションを追加すると、保存済みの条件が自動で入力されるので、毎回入力し直す必要はありません。セクションにカーソルを合わせると、ハイライト、コピー、ドラッグでの並べ替えができます。

「設定」タブでは、クライアントに求めることを決めます。「署名を必須にする」をオンにすると、承認時に署名してもらえます。オファーの有効期間を設定します。日付を選ぶと、クライアントにも表示されます。Stripeを連携していれば、承認時にデポジットを割合または固定額で請求できます。フォローアップリマインダーは、提案書を開いたものの返信していないクライアントに確認を促します。2日おきに最大3回です。そして内部メモはチーム専用です。クライアントには表示されません。

「プレビュー」をクリックすると、クライアントに表示される内容をそのまま確認できます。これをすべて再利用するには、「デザイン」タブを開いて「テンプレートとして保存」をクリックします。セクション、デザイン、明細項目が保持されるので、保存するだけです。次に「新規提案書」をクリックすると、クライアント以外のすべてが入ったテンプレートがすぐに使えます。

最後にもう1つ。クライアントが承認すると提案書はロックされるため、記録を残さずに変更されることはありません。変更するには、「新規変更注文」をクリックします。変更内容と理由を追加して、クライアントに送信し承認してもらいます。提案書の詳しい解説は以上です。次の動画では、請求書をさらに詳しく見ていきます。