9 เทมเพลตอีเมลติดตามใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการตอบกลับ (2026)

ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกปฏิเสธ — พวกมันถูกซ่อนอยู่ การติดตามผลสั้นๆ และสุภาพที่ส่งในเวลาที่เหมาะสมมักจะเพียงพอที่จะทำให้ได้รับการชำระเงิน และเทมเพลตด้านล่างเขียนขึ้นเพื่อคัดลอก ส่วนที่อยู่ในวงเล็บจะถูกสลับ และส่งภายในหนึ่งนาที

การใช้คำพูดสำคัญน้อยกว่าจังหวะ — ลำดับการติดตามการชำระเงินล่าช้า จับคู่เวลา คู่มือนี้ให้เทมเพลตอีเมลที่แน่นอนแก่คุณ

คำตอบอย่างรวดเร็ว: จังหวะการติดตามผล

ส่งการแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรสองถึงสามวันก่อนวันครบกำหนด การแจ้งเตือนสั้นๆ ในวันครบกำหนด การแจ้งเตือนที่เข้มงวดขึ้นเมื่อล่าช้าไปสามวัน การแจ้งเตือนโดยตรงเมื่อล่าช้าไปเจ็ดวัน และการแจ้งเตือนสุดท้ายที่ระบุวันครบกำหนด ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่จะชำระเงินเมื่อมีการติดต่อครั้งที่สองหรือสาม ดังนั้นให้ทุกอีเมลสั้นๆ และสันนิษฐานเจตนาที่ดีจนกว่าจะมีการแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย หากการแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายผ่านไปโดยไม่มีการตอบกลับ ให้หยุดส่งอีเมลและโทรศัพท์

เทมเพลต 1: การส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อใดควรใช้: ขณะที่งานได้รับการอนุมัติหรือส่งมอบ — การติดตามผลจะเริ่มต้นที่นี่ ไม่ใช่หลังจากวันครบกำหนด

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ number จาก ธุรกิจ — ถึงกำหนดชำระ วันที่

สวัสดี ชื่อ,

ขอบคุณอีกครั้งสำหรับ โครงการ / งานเกี่ยวกับ X. ใบแจ้งหนี้ number สำหรับ จำนวน แนบอยู่, ถึงกำหนด วันที่.

คุณสามารถตรวจสอบและชำระเงินได้ที่นี่: ลิงก์การชำระเงิน

หากมีคำถามเกี่ยวกับบรรทัด เพียงแค่ตอบกลับ

Name

เทมเพลต 2: การแจ้งเตือนก่อนครบกำหนดที่เป็นมิตร

เมื่อใดควรใช้: สองหรือสามวันก่อนวันครบกำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าใหม่หรือจำนวนเงินที่มากขึ้น

หัวข้อ: แจ้งให้ทราบล่วงหน้า — ใบแจ้งหนี้ number ครบกำหนด วันที่

สวัสดี ชื่อ,

การแจ้งเตือนเล็กน้อยว่าใบแจ้งหนี้ number สำหรับ จำนวน ครบกำหนดใน วันที่. ลิงก์ชำระเงินอยู่ที่นี่หากมีประโยชน์: ลิงก์การชำระเงิน

หากมีสิ่งใดขาดหายไปจากฝั่งของคุณ — หมายเลข PO, ผู้ติดต่อฝ่ายเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน — โปรดตอบกลับและฉันจะจัดการให้วันนี้

Name

เทมเพลต 3: ถึงกำหนดวันนี้

เมื่อใดควรใช้: เช้าวันครบกำหนด โทนเสียงเบา ไม่กดดัน

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ number ถึงกำหนดวันนี้

สวัสดี ชื่อ,

ใบแจ้งหนี้ number สำหรับ จำนวน ครบกำหนดวันนี้ คุณสามารถชำระเงินได้ที่นี่ในไม่กี่นาที: ลิงก์การชำระเงิน

หากชำระเงินแล้ว โปรดเพิกเฉย — และขอบคุณ

Name

เทมเพลต 4: ล่าช้าสามวัน

เมื่อใดควรใช้: สามวันเกินกำหนด ยังอุ่นๆ อยู่ แต่ตอนนี้คุณกำลังขอการตอบกลับ

หัวข้อ: ติดตามใบแจ้งหนี้ number

สวัสดี ชื่อ,

ใบแจ้งหนี้ number สำหรับ จำนวน ครบกำหนดเมื่อ วันที่, และฉันยังไม่เห็นการชำระเงิน ลิงก์อยู่ที่นี่: ลิงก์การชำระเงิน

หากติดอยู่ในคิวการอนุมัติ หรือมีบางอย่างผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ เพียงตอบกลับและเราจะแก้ไขให้

Name

เทมเพลต 5: ล่าช้าเจ็ดวัน

เมื่อใดควรใช้: ล่าช้าหนึ่งสัปดาห์ หยุดการเปิดประเด็นแบบนุ่มนวลและถามคำถามโดยตรง

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ number — ค้างชำระ 7 วัน

สวัสดี ชื่อ,

ใบแจ้งหนี้ number สำหรับ จำนวน ตอนนี้เจ็ดวันหลังจาก วันที่ ครบกำหนดวันนี้ คุณสามารถชำระเงินได้ที่นี่ในไม่กี่นาที: ลิงก์การชำระเงิน

หากมีปัญหาจากฝั่งของคุณ ฉันอยากจะรับฟังมากกว่าที่จะเดา — ตอบกลับและเราจะแก้ไขปัญหาร่วมกัน

Name

เทมเพลต 6: ข้อเสนอแผนการชำระเงิน

เมื่อใดควรใช้: ลูกค้าตอบกลับว่าเงินสดมีจำกัด หรือคุณรู้สึกว่าจำนวนเงินเต็มเป็นอุปสรรค

หัวข้อ: การแบ่งใบแจ้งหนี้ number เป็นยอดชำระที่เล็กลง

สวัสดี ชื่อ,

ขอบคุณที่พูดตรงไปตรงมากับฉัน หากเต็มจำนวน จำนวน ตอนนี้ยากลำบาก เราสามารถแบ่งมันได้ — ตัวอย่างเช่น สองงวดของ X / สามงวดรายเดือนของ Y, อันแรกบน วันที่.

ตอบกลับด้วยสิ่งที่ใช้ได้ผล แล้วฉันจะตั้งค่าในใบแจ้งหนี้เดียวกัน: ลิงก์การชำระเงิน

Name

เสนอเงื่อนไขที่ธุรกิจสามารถดำเนินการได้จริงเท่านั้น และใส่กำหนดการที่ตกลงกันไว้เป็นลายลักษณ์อักษร แผนการชำระเงินและยอดคงเหลือที่แบ่งเป็นงวดเป็นส่วนปกติของ รับเงินเร็วขึ้น, ไม่ใช่บุญคุณ

เทมเพลต 7: การแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย

เมื่อใดควรใช้: ล่าช้า 14 วันขึ้นไปโดยไม่มีการตอบกลับ, หรือสัญญาการชำระเงินที่ผิดสัญญา ระบุวันครบกำหนดจริงและขั้นตอนต่อไปจริง

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ - แจ้งเตือนครั้งสุดท้าย number, ต้องการชำระเงินภายใน วันครบกำหนด

สวัสดี ชื่อ,

นี่คือการแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายว่าใบแจ้งหนี้ number สำหรับ จำนวน, ถึงกำหนดชำระ วันที่, ยังคงไม่ได้รับชำระ โปรดชำระภายใน วันครบกำหนด: ลิงก์การชำระเงิน

หากไม่ได้รับชำระเงินหรือการตอบกลับภายในเวลานั้น บัญชีถูกส่งต่อไปยังฝ่ายเก็บหนี้ / งานหยุดชั่วคราวในโครงการ / มีการคิดค่าธรรมเนียมล่าช้าตามข้อตกลงของเรา.

ฉันอยากจะจัดการเรื่องนี้โดยตรงมากกว่า — ตอบกลับหรือโทรหาฉันที่ number.

Name

ขั้นตอนต่อไปต้องเป็นขั้นตอนที่คุณจะดำเนินการจริง และควรตรงกับที่ระบุในสัญญา

เทมเพลต 8: หลังการชำระเงิน — ขอบคุณ

เมื่อใดควรใช้: วันเดียวกับที่การชำระเงินเข้ามา สามสิบวินาทีที่นี่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีสำหรับใบแจ้งหนี้ถัดไป

หัวข้อ: รับชำระเงินแล้ว - ขอบคุณ

สวัสดี ชื่อ,

การชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ number ได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว — ขอบคุณ ใบเสร็จแนบมา และยอดคงเหลือชัดเจน

ตั้งตารอครั้งต่อไป

Name

เทมเพลต 9: การเปลี่ยนไปใช้การโทรศัพท์

เมื่อใดควรใช้: การแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายผ่านไป อีเมลไม่ได้รับการตอบกลับ หรือเธรดวนไปวนมา ส่งสิ่งนี้เพื่อจองการโทร จากนั้นพูดในโทรศัพท์

หัวข้อ: เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่ number สัปดาห์นี้?

สวัสดี ชื่อ,

ดูเหมือนว่าอีเมลจะไม่ถึงบุคคลที่ถูกต้อง ดังนั้นฉันจึงอยากจะโทรหาคุณ คุณว่างสิบนาทีไหมใน วัน รอบๆ เวลา?

ฉันต้องการตกลงวันที่ชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ number (จำนวน) ก่อนที่เราจะต้องดำเนินการต่อไป

Name, หมายเลขโทรศัพท์

ในการโทรเอง ให้คงรูปแบบเดิม: ระบุชื่อใบแจ้งหนี้และจำนวนเงิน ถามว่ามีอะไรขัดข้อง ตกลงวันที่ และยืนยันทางอีเมลทันทีหลังจากนั้น

การติดตามทุกครั้งควรมีอะไรบ้าง

ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อแบบใด อีเมลต้องมีหกสิ่งเหมือนกัน พลาดไปอย่างหนึ่งแล้วคุณจะได้รับคำตอบที่ล่าช้าแทนการชำระเงิน:

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ ในบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหา
• จำนวนเงินที่ต้องชำระที่แน่นอน
• วันครบกำหนดเดิม (และจำนวนวันที่เกินกำหนดเมื่อล่าช้า)
• ลิงก์ชำระเงินโดยตรง — ไม่ใช่ "เข้าสู่ระบบแล้วค้นหา"
• คำขอที่ชัดเจนเพียงหนึ่งเดียว: ชำระเงิน ตอบกลับพร้อมวันที่ หรือโทร
• การลงนามโดยมนุษย์พร้อมชื่อจริง

สำหรับเวอร์ชันความยาวข้อความ ตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนการชำระเงิน ครอบคลุมข้อความ SMS และฟรี เครื่องมือสร้างการแจ้งเตือนการชำระเงิน รวบรวมข้อความที่พร้อมส่งจากส่วนประกอบเดียวกัน

อะไรที่ทำให้การตอบกลับลดลง

• เขียนเรียงความ เกินหกหรือเจ็ดบรรทัด ลูกค้าจะอ่านคร่าวๆ แล้วเลื่อนผ่านไป
• ขออภัยที่ต้องถาม "ขออภัยที่รบกวน" บอกลูกค้าว่าใบแจ้งหนี้สามารถต่อรองได้ มันไม่ใช่
• โกรธเร็วเกินไป อีเมลที่สองที่ข่มขู่ลูกค้าที่พลาดอีเมลแรกไปแล้ว จะทำให้คุณเสียความสัมพันธ์และการแนะนำลูกค้า
• ส่งอีเมลเดียวกันสองครั้ง การติดตามซ้ำๆ กันจะถูกกรองในใจว่าเป็นสแปม การติดต่อแต่ละครั้งควรสั้นและหนักแน่นกว่าครั้งก่อน
• ไม่มีลิงก์ชำระเงิน ทุกขั้นตอนพิเศษระหว่างอีเมลและหน้าชำระเงินคือจุดที่การชำระเงินล้มเหลว
• ติดตามบุคคลผิด หากคำตอบคือ "ฉันไม่จัดการการชำระเงิน" ให้ถามว่าใครจัดการและกล่าวถึงเธรดนั้นอีกครั้งในวันนั้น

ปล่อยให้กำหนดการทำงานไปเอง

จังหวะนี้ทำงานด้วยตนเอง — จนกว่าคุณจะยุ่ง เพราะการติดตามผลเป็นงานแรกที่หลุดไป การแก้ไขคือระบบที่ส่งตัวเอง และคุณเข้ามาแทรกแซงเมื่อมีคนตอบกลับเท่านั้น

Workspace369 สร้างขึ้นจากระบบนั้น ใบแจ้งหนี้ มีสถานะและวันครบกำหนดของตนเอง, การติดตามการชำระเงินและการแจ้งเตือนวันครบกำหนดรวมอยู่ในทุกแผนตั้งแต่ $29/เดือน, และการแจ้งเตือนแต่ละรายการจะส่งออกไปพร้อมกับบันทึกของลูกค้า — ดังนั้นลูกค้าที่ชำระเงินเมื่อเช้านี้จะไม่ได้รับอีเมล "เงินของคุณอยู่ที่ไหน" ในบ่ายวันนี้ คู่มือเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ ครอบคลุมชุดอีเมลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดนอกเหนือจากการติดตามผล

เมื่อคุณต้องการกำหนดลำดับทั้งหมด — บันทึกก่อนครบกำหนด, การแจ้งเตือนวันครบกำหนด, การติดต่อล่าช้า, ทางอีเมลและ SMS — ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ดำเนินการให้คุณ ระบบอัตโนมัติทางอีเมลและ SMS เริ่มต้นในแผน Commander ราคา $299/เดือน พร้อมสิบที่นั่ง พร้อมขั้นตอนไม่จำกัด การรอตามเวลา และเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า ดังนั้นจังหวะในโพสต์นี้จึงกลายเป็นงานตั้งค่าแทนที่จะเป็นงานประจำสัปดาห์ เปรียบเทียบแผนบน หน้าการกำหนดราคา, หรือ เริ่มทดลองใช้ฟรี 14 วันสำหรับ Commander และทำให้ลำดับใบแจ้งหนี้จริงหนึ่งรายการเป็นอัตโนมัติ

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด กฎก็ยังคงเดิม: อีเมลสั้นๆ, จังหวะที่สม่ำเสมอ และลิงก์การชำระเงินในทุกฉบับ