Phần mềm hóa đơn tốt nhất năm 2026: dành cho các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ

Phần mềm hóa đơn là gì (và không phải là gì)

Phần mềm hóa đơn tạo hóa đơn, nhận thanh toán và hiển thị ai vẫn còn nợ bạn. Đối với một doanh nghiệp dịch vụ, nó cũng nên kết nối với công việc: báo giá đi trước, tiền đặt cọc, khách hàng cần liên kết để thanh toán và theo dõi khi đến hạn thanh toán. Nó không giống như phần mềm kế toán, nơi lưu giữ sổ cái, đối chiếu các khoản ghi có ngân hàng và chuẩn bị báo cáo thuế. Nhiều doanh nghiệp sử dụng cả hai. Nếu bạn cũng cần chế độ xem chu kỳ toàn diện cho doanh nghiệp dịch vụ, hãy xem phần mềm lập hóa đơn doanh nghiệp dịch vụ.

Cách chúng tôi so sánh các công cụ này

Chúng tôi đã so sánh từng công cụ dựa trên cùng năm điểm, chỉ sử dụng trang giá và sản phẩm của nhà cung cấp:

1. Giá khởi điểm và số lượng người dùng đi kèm, với giá niêm yết thay vì giảm giá ban đầu.
2. Theo dõi gói nhập: hóa đơn định kỳ, nhắc nhở thanh toán trễ tự động và tiền đặt cọc.
3. Bối cảnh công việc: đề xuất hoặc báo giá, dự án, theo dõi thời gian và cổng thông tin khách hàng.
4. Giới hạn cứng: khách hàng có thể tính phí, hóa đơn, người dùng hoặc dự án trên gói bạn sẽ bắt đầu.
5. Điều khoản dùng thử và thẻ, hoặc "không được nêu" khi trang không có thông tin.

Chúng tôi đã không kiểm tra tốc độ, thời gian thanh toán, hỗ trợ hoặc độ tin cậy, và chúng tôi đã không sử dụng xếp hạng của bên thứ ba. Thứ tự phản ánh sự phù hợp cho một doanh nghiệp dịch vụ nhỏ lập hóa đơn dựa trên công việc khách hàng đang diễn ra.

Phần mềm hóa đơn tốt nhất năm 2026

1. Workspace369, tốt nhất cho các doanh nghiệp dịch vụ tính phí dựa trên công việc đang diễn ra của khách hàng

Workspace369 đặt đề xuất mà khách hàng ký qua liên kết, tiền đặt cọc khi chấp nhận, cổng thông tin khách hàng, theo dõi thời gian, hóa đơn, hóa đơn định kỳ và thanh toán trực tuyến qua tài khoản Stripe của riêng bạn trên Cadet, $29 mỗi tháng cho một chỗ ($23.25 thanh toán hàng năm). Một email tự động nhắc nhở thanh toán được tạo sẵn nhắc nhở 1, 3, 7, 14 và 30 ngày sau ngày đến hạn trên mọi gói. Voyager ($74 mỗi tháng) cung cấp hai chỗ, và các chỗ bổ sung có giá $10 mỗi chỗ. Specialist ($149) bổ sung các kế hoạch thanh toán, chi phí, tuổi nợ và kế toán cơ bản. Khách truy cập cổng thông tin không sử dụng chỗ làm việc nhóm.

Hạn chế: nó không phải là sổ cái chung, vì vậy hãy giữ một công cụ kế toán cho sổ sách sẵn sàng cho thuế. Nó có giá cao hơn các gói miễn phí bên dưới và hơn FreshBooks Lite với giá $23 mỗi tháng, và FreshBooks, Zoho Invoice và Wave đơn giản hơn nếu tất cả những gì bạn cần là một tài liệu và một lời nhắc. Cadet chỉ dành cho email tự động hóa, với 3 quy trình làm việc đang hoạt động và một chỗ ngồi; các gói thanh toán bắt đầu từ Specialist và các ghi chú tín dụng được liệt kê sắp ra mắt. Bản dùng thử 14 ngày yêu cầu thẻ tín dụng.

Tốt nhất cho: doanh nghiệp dịch vụ muốn đề xuất, tiền đặt cọc, cổng thông tin và nhắc nhở ở cùng nơi với hóa đơn.

2. FreshBooks, tốt nhất cho kế toán đơn giản bên cạnh hóa đơn

FreshBooks liệt kê Lite với giá 23 đô la mỗi tháng (ưu đãi giảm giá 80% còn 4,60 đô la mỗi tháng trong 4 tháng đầu tiên đang hiển thị), với hóa đơn định kỳ, lời nhắc quá hạn tự động, tiền đặt cọc, cổng thông tin khách hàng, dự án và theo dõi thời gian không giới hạn. Plus có giá 43 đô la mỗi tháng và bổ sung đề xuất và hợp đồng. Bản dùng thử là 30 ngày và trang web cho biết không cần thẻ. Nếu bạn chạy thử nghiệm thanh toán, hãy mong đợi Lite xử lý hóa đơn đặt cọc và lời nhắc; đề xuất yêu cầu Plus. Kiểm tra xem số lượng khách hàng có phù hợp trước khi bạn bắt đầu: khách hàng thứ sáu có thể thanh toán có nghĩa là thay đổi gói.

Hạn chế: Gói Lite cho phép 5 khách hàng có thể thanh toán và Gói Plus cho phép 50. Thành viên nhóm là một tiện ích bổ sung 11 đô la cho mỗi người dùng. Xem So sánh FreshBooks.

Tốt nhất cho: các nhóm rất nhỏ muốn có hóa đơn, theo dõi thời gian và kế toán trong một nơi.

3. QuickBooks, tốt nhất cho các doanh nghiệp ưu tiên kế toán

QuickBooks liệt kê gói Miễn phí giới hạn ở 2 hóa đơn mỗi tháng, sau đó Simple Start với giá $38 mỗi tháng (hiển thị ở mức $19 trong 3 tháng đầu), Essentials với giá $85 cho 3 người dùng, Plus với giá $140 cho 5 người dùng và Advanced với giá $340 cho 25 người dùng. Hóa đơn với QuickBooks Payments được bao gồm trong các gói trả phí.

Hạn chế: Simple Start dành cho một người dùng. Các đề xuất, dự án và cổng khách hàng không được liệt kê trên trang giá, vì vậy công việc của khách hàng được thực hiện trên các công cụ khác.

Tốt nhất cho: các doanh nghiệp có nhu cầu đầu tiên là sổ cái, đối chiếu ngân hàng và một kế toán viên đã sử dụng nó. Xem So sánh QuickBooks.

4. Zoho Invoice, tốt nhất cho gói miễn phí có nhắc nhở

Zoho Invoice liệt kê một gói miễn phí vĩnh viễn với báo giá, hóa đơn định kỳ, nhắc nhở thanh toán tự động, cổng khách hàng và ghi nhật ký thời gian. Nếu bạn chạy bài kiểm tra thanh toán, mọi bước sẽ có sẵn mà không cần trả tiền, với báo giá thay thế cho đề xuất. Trước tiên, hãy đếm các dự án đang hoạt động của bạn, vì gói miễn phí dừng ở ba, và trang chỉ ra các nhu cầu lớn hơn để hỗ trợ hoặc Zoho Billing. Các giới hạn cần kiểm tra là tối đa 2 người dùng, 3 dự án, 500 hóa đơn mỗi năm và thương hiệu Zoho trên hóa đơn. Điều khoản dùng thử và thẻ không được nêu.

Hạn chế: không có quy trình ký đề xuất hoặc đặt cọc nào được liệt kê, và giới hạn 3 dự án sẽ ảnh hưởng khi bạn lập hóa đơn cho nhiều khách hàng trên các dự án. Tăng trưởng vượt ra ngoài gói miễn phí chỉ đến Zoho Billing, mà trang không đề xuất.

Tốt nhất cho: doanh nghiệp do chủ sở hữu điều hành, thanh toán cho một vài khách hàng và muốn chi phí hàng tháng bằng không.

5. Square Invoices, tốt nhất nếu bạn đã nhận thanh toán trên Square

Trang hóa đơn của Square niêm yết Gói Free với hóa đơn, hóa đơn định kỳ, báo giá, hợp đồng và dự án. Gói Plus bổ sung lịch thanh toán và mẫu hóa đơn tùy chỉnh. Trang đề cập đến tiền đặt cọc và nhắc nhở tự động mà không cho biết gói nào bao gồm chúng, và giá Plus cùng số ngày dùng thử không hiển thị, vì vậy chúng tôi không báo giá chúng.

Hạn chế: Giá trị phụ thuộc vào số tiền bạn đã xử lý qua Square. Hồ sơ khách hàng và tự động hóa theo dõi nhẹ hơn nền tảng làm việc với khách hàng.

Tốt nhất cho: các doanh nghiệp đã nhận thanh toán bằng Square và muốn hóa đơn trên cùng một tài khoản. Nếu bạn chạy thử nghiệm thanh toán, hãy dùng thử Plus trước Free nếu bạn dự định thanh toán theo các mốc quan trọng, vì lịch thanh toán được liệt kê ở đó.

6. Wave, tốt nhất cho hóa đơn miễn phí kèm sổ sách kế toán

Wave Starter có giá $0 với hóa đơn, ước tính, hóa đơn và hồ sơ kế toán không giới hạn. Gói Pro có giá $19 mỗi tháng ($190 thanh toán hàng năm) và bổ sung lời nhắc thanh toán trễ tự động (3, 7 và 14 ngày sau ngày đến hạn), nhập ngân hàng tự động, vai trò người dùng bổ sung và xóa thương hiệu Wave. Không có bản dùng thử nào được mô tả, và gói Pro được định giá cho mỗi doanh nghiệp chứ không phải cho mỗi chủ sở hữu. Nếu bạn chạy thử nghiệm thanh toán trên gói Starter, hãy chuẩn bị gửi hóa đơn và nhận thanh toán nhưng phải tự mình theo dõi các số dư trễ, vì trang giá liệt kê lời nhắc tự động dưới gói Pro. Cũng hãy xác nhận phê duyệt thanh toán sớm, vì nó phụ thuộc vào việc kiểm tra danh tính.

Hạn chế: nhắc nhở và người dùng bổ sung cần Pro; thanh toán trực tuyến phụ thuộc vào danh tính và phê duyệt tín dụng; không có cổng thông tin khách hàng hoặc đề xuất trên trang giá.

Tốt nhất cho: chủ sở hữu duy nhất muốn hóa đơn không giới hạn và kế toán đơn giản miễn phí.

7. Xero, tốt nhất cho kế toán không tính phí theo người dùng

Xero liệt kê gói Early với giá $27 mỗi tháng, Growing với giá $59 và Established với giá $97. Ưu đãi cho khách hàng mới giảm 90% phí cơ bản trong 6 tháng đầu tiên kéo dài đến ngày 2 tháng 11 năm 2026; giá niêm yết áp dụng sau đó. Nó không liệt kê phí cấp phép cho mỗi người dùng, điều này giúp ích cho một nhóm đang phát triển. Trang này liệt kê lập hóa đơn và báo giá trên mọi gói, đối chiếu tự động như một tiện ích bổ sung $5 trên gói Early và bao gồm từ gói Growing, và hỗ trợ thiết lập miễn phí. Gói Early bao gồm báo giá và 20 hóa đơn; theo dõi thời gian và chi phí dự án là gói Established.

Hạn chế: điều khoản dùng thử và thẻ không được nêu rõ.

Tốt nhất cho: các doanh nghiệp có kế toán viên ưa thích sổ cái của Xero và dự định thêm người dùng mà không tăng phí giấy phép. Hãy coi công việc của khách hàng, đề xuất và cổng thông tin khách hàng là các công cụ riêng biệt, vì trang giá không liệt kê chúng. Hỏi kế toán viên của bạn họ cần gói nào trước khi bạn chọn, vì điều đó sẽ quyết định cấp độ.

So sánh song song

Phần mềm hóa đơn nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Workspace369 hoạt động: từ đề xuất được phê duyệt đến hóa đơn đã thanh toán

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp dịch vụ nhỏ với một khách hàng vừa phê duyệt một đề xuất. Trong Workspace369 các dòng đề xuất đã được chấp nhận chuyển sang hóa đơn, tiền đặt cọc được thu khi chấp nhận, và hóa đơn còn lại được gửi kèm liên kết thanh toán; cổng thông tin khách hàng hiển thị những gì đến hạn cho khách hàng. Tự động hóa theo dõi được tạo sẵn sau đó gửi email nhắc nhở sau ngày đến hạn, vì vậy không ai phải nhớ để theo dõi.

Đó là một hồ sơ khách hàng trong không gian làm việc demo với dữ liệu mẫu, không phải là kết quả của khách hàng. Các ô tổng quan hiển thị hóa đơn đang mở, số tiền còn nợ, lượt truy cập tiếp theo và các dự án đang hoạt động, và tab Hóa đơn liệt kê từng hóa đơn với trạng thái của nó, vì vậy "ai nợ tôi" là một màn hình thay vì hai ứng dụng.

Những gì nó không làm: nó không phải là sổ cái chung, vì vậy việc đối chiếu và sổ sách sẵn sàng cho thuế vẫn nằm trong QuickBooks, Xero hoặc tương tự.

Chạy thử nghiệm thanh toán trong thời gian dùng thử

Danh sách tính năng trông giống nhau, vì vậy hãy gửi hai hóa đơn hư cấu qua mỗi công cụ bạn chọn:

1. Tạo một khách hàng và gửi báo giá hoặc đề xuất với giá 2.000 đô la.
2. Chấp nhận nó là "khách hàng" và thu 25% tiền đặt cọc.
3. Gửi hóa đơn số dư với liên kết thanh toán và mở nó với tư cách là khách hàng.
4. Ngày hóa đơn trước và xem liệu lời nhắc có được lên lịch mà không cần bạn hay không.
5. Thiết lập hóa đơn định kỳ hàng tháng cho một hợp đồng dài hạn.
6. Tìm những gì còn nợ của khách hàng đó trong một chế độ xem.

Nếu bạn chạy bài kiểm tra, hãy mong đợi sự khác biệt giữa các công cụ sẽ hiển thị ở các bước 2 và 4. Đếm số bước thủ công; số lượng đó tốt hơn bất kỳ bảng nào, bao gồm cả các bảng trên.

Đó là trình chỉnh sửa hóa đơn trong không gian làm việc demo, không phải kết quả của khách hàng. Các dòng, chi tiết thanh toán và xem trước trực tiếp những gì khách hàng thấy nằm cạnh nhau, và tab thanh toán thiết lập các đợt thanh toán trên Specialist.

Đó là tab Phương thức thanh toán trong không gian làm việc demo, không phải kết quả của khách hàng. Thẻ luôn bật, và bạn chọn các cách khác mà khách hàng có thể thanh toán thông qua tài khoản Stripe của riêng bạn.

Khi nào nên giữ mọi thứ đơn giản

Nếu bạn gửi một vài hóa đơn mỗi tháng và được thanh toán đúng hạn, một công cụ miễn phí là đủ. mẫu hóa đơn miễn phí bao gồm các tài liệu một lần. Nâng cấp khi bạn nhập lại phạm vi từ một đề xuất, theo dõi số dư từ bộ nhớ, hoặc không thể nói ai nợ bạn mà không mở hai ứng dụng. Cái thanh toán, tự động hóa và phân tích các trang hiển thị cách Workspace369 xử lý các bước đó.

Bất kỳ công cụ nào bạn dùng thử, hãy hoàn thành bài kiểm tra thanh toán với dữ liệu demo trước khi nhập khách hàng thực, và xác nhận bạn có thể xuất hồ sơ của mình. So sánh các gói hiện tại trên trang giá.