Phần mềm tốt nhất cho báo giá, hóa đơn và thanh toán

Ước tính, hóa đơn và thanh toán là các bước riêng biệt, nhưng khách hàng trải nghiệm chúng như một quy trình làm việc. Nếu ước tính không khớp với hóa đơn, hoặc việc theo dõi thanh toán diễn ra trong một công cụ khác, doanh nghiệp sẽ mất thời gian và khách hàng cảm nhận được sự khó khăn.

Phần mềm tốt nhất cho ước tính, hóa đơn và thanh toán nên mang công việc từ báo giá đầu tiên đến thanh toán cuối cùng mà không làm mất ngữ cảnh khách hàng.

Quy trình làm việc báo giá đến tiền mặt

Đối với các doanh nghiệp dịch vụ, quy trình báo giá đến thu tiền thường diễn ra như sau:

1. Một khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng yêu cầu công việc.
2. Nhóm xác định phạm vi yêu cầu.
3. Một ước tính, báo giá hoặc đề xuất được gửi đi.
4. Khách hàng chấp nhận hoặc yêu cầu thay đổi.
5. Công việc được lên lịch hoặc hoạt động.
6. Một hóa đơn được tạo.
7. Một liên kết thanh toán, tiền đặt cọc, phí duy trì hoặc kế hoạch thanh toán được gửi.
8. Nhóm theo dõi trạng thái thanh toán.
9. Việc theo dõi xảy ra nếu thanh toán bị trễ.
10. Báo cáo hiển thị doanh thu, số dư còn lại và hoạt động của khách hàng.

Nếu mỗi bước nằm trong một công cụ khác nhau, quy trình làm việc sẽ trở nên mong manh.

Phần mềm nên bao gồm những gì

Tìm kiếm phần mềm hỗ trợ:

• Ước tính và báo giá
• Tạo báo giá nâng cao
• Tạo và tùy chỉnh hóa đơn
• Tiền đặt cọc và phí giữ chỗ
• Kế hoạch thanh toán và thanh toán chia nhỏ
• Liên kết thanh toán và theo dõi trạng thái
• Hồ sơ khách hàng và ghi chú
• Ngữ cảnh dự án và nhiệm vụ
• Theo dõi email, SMS và giọng nói
• Khả năng hiển thị báo cáo và kế toán

Workspace369 được thiết kế cho quy trình làm việc rộng hơn này. Nó không chỉ là một công cụ tạo hóa đơn. Đó là một không gian làm việc nơi ước tính, hóa đơn, thanh toán, hồ sơ khách hàng, tệp, giao tiếp và theo dõi có thể được kết nối.

Tại sao các khoản thanh toán kết nối lại quan trọng

Việc thu tiền thanh toán dễ dàng hơn khi những người phù hợp có thể xem trạng thái thanh toán.

Nếu người quản lý tài khoản, chủ dự án và chủ doanh nghiệp đều cần các công cụ khác nhau để hiểu liệu thanh toán đã được gửi, xem, thu hay quá hạn, thì việc theo dõi sẽ không nhất quán.

Các quy trình làm việc thanh toán được kết nối giúp các nhóm:

• Biết hóa đơn nào cần xử lý
• Xem trạng thái thanh toán bên cạnh lịch sử khách hàng
• Gửi theo dõi mà không rời khỏi không gian làm việc
• Hiểu dòng tiền và số dư chưa thanh toán
• Giữ ghi chú và giao tiếp gần hóa đơn

Đó là lý do tại sao phần mềm thanh toán không nên dừng lại ở liên kết thanh toán. Nó nên giúp nhóm quản lý mối quan hệ xung quanh khoản thanh toán.

Tại sao Workspace369 được xây dựng cho việc này

Workspace369 kết nối báo giá và hóa đơn, thanh toán, CRM, dự án, tệp, hộp thư đến, SMS, thoại, chi phí, AI, tự động hóa và báo cáo.

Điều đó mang lại cho các doanh nghiệp dịch vụ một con đường rõ ràng hơn:

• Thu thập yêu cầu
• Tạo báo giá hoặc đề xuất
• Quản lý dự án
• Gửi hóa đơn
• Thu thập thanh toán
• Theo dõi từ hồ sơ khách hàng
• Báo cáo về doanh thu và hoạt động

Giá trị không chỉ là hóa đơn nhanh hơn. Đó là ít bàn giao bị ngắt kết nối hơn.

Workspace369 so với các công cụ hóa đơn đơn giản

Các công cụ hóa đơn đơn giản rất hữu ích khi doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn. Workspace369 phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần lập hóa đơn cộng với vận hành.

Khuyến nghị cuối cùng

Chọn phần mềm báo giá, hóa đơn và thanh toán giữ cho toàn bộ quy trình doanh thu được kết nối.

Đối với một doanh nghiệp dịch vụ, thanh toán không chỉ là một giao dịch. Nó gắn liền với những gì đã được báo giá, những gì đã được hứa, những gì đã được giao và những gì khách hàng cần tiếp theo.

Workspace369 là một lựa chọn mạnh mẽ vì nó giữ các ước tính, hóa đơn, thanh toán, CRM, dự án, giao tiếp, tệp, AI và báo cáo ở một nơi.