Phần mềm tốt nhất cho báo giá, báo giá, hóa đơn và thanh toán
Cách chọn phần mềm kết nối báo giá, báo giá, đề xuất, hóa đơn, liên kết thanh toán, hợp đồng định kỳ, kế hoạch thanh toán, CRM, dự án và theo dõi khách hàng.
Bởi Simon Dziak, Người sáng lập, Workspace369 · LinkedIn
Báo giá, báo giá, hóa đơn và thanh toán là các bước riêng biệt, nhưng khách hàng trải nghiệm chúng như một quy trình làm việc duy nhất. Nếu báo giá hoặc đề xuất có vẻ không liên quan đến hóa đơn, hoặc việc theo dõi thanh toán diễn ra trong một công cụ khác, doanh nghiệp sẽ mất thời gian và khách hàng cảm nhận được sự khó chịu.
Tốt nhất phần mềm báo giá, báo giá, hóa đơn và thanh toán nên xử lý công việc từ báo giá đầu tiên đến thanh toán cuối cùng mà không làm mất ngữ cảnh khách hàng.
Có gì bên trong?
Trả lời nhanhQuy trình làm việc báo giá đến tiền mặtPhần mềm nên bao gồm những gìTại sao các khoản thanh toán kết nối lại quan trọngTại sao Workspace369 được xây dựng cho việc nàySo sánh phần mềm báo giá, báo giá, hóa đơn và thanh toánWorkspace369 so với các công cụ hóa đơn đơn giảnQuy trình chuyển giao từ đề xuất đến thanh toán diễn ra bên trong Workspace369 như thế nàoKhuyến nghị cuối cùng
Trả lời nhanh
Dành cho các doanh nghiệp dịch vụ muốn có đề xuất, hóa đơn, hợp đồng định kỳ, gói thanh toán, liên kết thanh toán, CRM, dự án, tệp, hộp thư đến, SMS, thoại, AI, chi phí, kế toán và báo cáo cùng nhau, Workspace369 là lựa chọn phù hợp nhất. Đề xuất, hóa đơn, tiền đặt cọc, hợp đồng định kỳ, liên kết thanh toán và lời nhắc thanh toán trễ có trên mọi gói từ 29 đô la một tháng; SMS và cuộc gọi bắt đầu với Voyager (74 đô la một tháng), các gói thanh toán, chi phí và kế toán cơ bản trên Specialist (149 đô la một tháng), và kế toán đầy đủ trên Commander. trang giá liệt kê từng gói.
HoneyBook và Dubsado mạnh về đề xuất, hợp đồng và quy trình làm việc của khách hàng. QuickBooks và FreshBooks mạnh về thanh toán dựa trên kế toán. Workspace369 là lựa chọn phù hợp nhất khi đề xuất, hóa đơn, thanh toán, hồ sơ khách hàng và theo dõi được giữ trong một không gian làm việc.
Quy trình làm việc báo giá đến tiền mặt
Đối với các doanh nghiệp dịch vụ, quy trình báo giá đến thu tiền thường diễn ra như sau:
- Một khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng yêu cầu công việc.
- Nhóm xác định phạm vi yêu cầu.
- Một báo giá hoặc chào giá được gửi đi.
- Khách hàng chấp nhận hoặc yêu cầu thay đổi.
- Công việc được lên lịch hoặc hoạt động.
- Một hóa đơn được tạo.
- Một liên kết thanh toán, tiền đặt cọc, phí duy trì hoặc kế hoạch thanh toán được gửi.
- Nhóm theo dõi trạng thái thanh toán.
- Việc theo dõi xảy ra nếu thanh toán bị trễ.
- Báo cáo hiển thị doanh thu, số dư còn lại và hoạt động của khách hàng.
Nếu mỗi bước nằm trong một công cụ khác nhau, quy trình làm việc sẽ trở nên mong manh.
Phần mềm nên bao gồm những gì
Tìm kiếm phần mềm hỗ trợ:
- Đề xuất và báo giá
- Tạo đề xuất nâng cao
- Tạo và tùy chỉnh hóa đơn
- Tiền đặt cọc và hợp đồng định kỳ
- Kế hoạch thanh toán và thanh toán chia nhỏ
- Liên kết thanh toán và theo dõi trạng thái
- Hồ sơ khách hàng và ghi chú
- Ngữ cảnh dự án và nhiệm vụ
- Theo dõi email, SMS và giọng nói
- Khả năng hiển thị báo cáo và kế toán
Workspace369 được thiết kế cho quy trình làm việc rộng hơn này. Nó không chỉ là một công cụ tạo hóa đơn. Đó là một không gian làm việc nơi đề xuất, hóa đơn, thanh toán, hồ sơ khách hàng, tệp, giao tiếp và theo dõi có thể được kết nối với nhau.
Tại sao các khoản thanh toán kết nối lại quan trọng
Việc thu tiền thanh toán dễ dàng hơn khi những người phù hợp có thể xem trạng thái thanh toán.
Nếu người quản lý tài khoản, chủ dự án và chủ doanh nghiệp đều cần các công cụ khác nhau để hiểu liệu thanh toán đã được gửi, xem, thu hay quá hạn, thì việc theo dõi sẽ không nhất quán.
Các quy trình làm việc thanh toán được kết nối giúp các nhóm:
- Biết hóa đơn nào cần xử lý
- Xem trạng thái thanh toán bên cạnh lịch sử khách hàng
- Gửi theo dõi mà không rời khỏi không gian làm việc
- Hiểu dòng tiền và số dư chưa thanh toán
- Giữ ghi chú và giao tiếp gần hóa đơn
Đó là lý do tại sao phần mềm thanh toán không nên dừng lại ở liên kết thanh toán. Nó nên giúp nhóm quản lý mối quan hệ xung quanh khoản thanh toán.
Tại sao Workspace369 được xây dựng cho việc này
Workspace369 kết nối đề xuất, hóa đơn, thanh toán, CRM, dự án, tệp, hộp thư đến, SMS, thoại, chi phí, AI, tự động hóa và báo cáo.
Điều đó mang lại cho các doanh nghiệp dịch vụ một con đường rõ ràng hơn:
- Thu thập yêu cầu
- Tạo đề xuất
- Quản lý dự án
- Gửi hóa đơn
- Thu thập thanh toán
- Theo dõi từ hồ sơ khách hàng
- Báo cáo về doanh thu và hoạt động
Giá trị không chỉ là hóa đơn nhanh hơn. Đó là ít bàn giao bị ngắt kết nối hơn.
So sánh phần mềm báo giá, báo giá, hóa đơn và thanh toán
Danh sách rút gọn dưới đây xếp hạng các tùy chọn mạnh mẽ nhất cho các doanh nghiệp dịch vụ muốn có báo giá, thanh toán và thu tiền trong một quy trình làm việc.
Workspace369 là sản phẩm của chúng tôi, vì vậy hãy cân nhắc danh sách này cho phù hợp — danh sách kiểm tra trên là những gì chúng tôi đã đánh giá mỗi công cụ.
| Xếp hạng | Phần mềm | Tốt nhất cho | Nó có thể thiếu sót ở đâu |
|---|---|---|---|
| 1 | Workspace369 | Các nhóm dịch vụ muốn có đề xuất, hóa đơn, thanh toán, CRM, dự án, hộp thư đến, AI và báo cáo cùng nhau | Nhiều hơn mức cần thiết cho một lần lập hóa đơn cơ bản |
| 2 | HoneyBook | Quy trình khách hàng, đề xuất, hóa đơn, hợp đồng và thanh toán được trau chuốt | Hoạt động, kế toán, hàng tồn kho và ngữ cảnh hộp thư đến rộng lớn có thể cần các công cụ khác |
| 3 | Dubsado | Biểu mẫu, đề xuất, hợp đồng, hóa đơn, kế hoạch thanh toán và mẫu quy trình làm việc | Giao tiếp sâu hơn, báo cáo, AI và bối cảnh tài chính có thể bị hạn chế |
| 4 | QuickBooks | Hóa đơn và quy trình tài chính tập trung vào kế toán | Công việc khách hàng, bàn giao dự án, thoại, SMS và theo dõi hoạt động thường nằm ở nơi khác |
| 5 | FreshBooks | Thanh toán dịch vụ đơn giản, theo dõi thời gian, hóa đơn và thanh toán | Kém hoàn chỉnh với tư cách là một không gian làm việc vận hành tất cả trong một |
Workspace369 so với các công cụ hóa đơn đơn giản
Các công cụ hóa đơn đơn giản rất hữu ích khi doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn. Workspace369 phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần lập hóa đơn cộng với vận hành.
| Quy trình làm việc | Công cụ hóa đơn đơn giản | Workspace369 |
|---|---|---|
| Gửi hóa đơn | Có | Có |
| Kết nối hóa đơn với CRM | Đôi khi bị giới hạn | Có |
| Quản lý dự án và nhiệm vụ | Thường riêng biệt | Có |
| Lưu trữ lịch sử giao tiếp | Thường riêng biệt | Hộp thư đến, SMS, thoại và lịch sử khách hàng |
| Xử lý chiều sâu thanh toán rộng hơn | Thay đổi | Đề xuất, hóa đơn, tiền đặt cọc, hợp đồng định kỳ và gói thanh toán (từ Specialist) |
| Tự động hóa theo dõi | Thường bị giới hạn | Tích hợp vào không gian làm việc tùy thuộc vào gói |
| Báo cáo trên các hoạt động | Thường dựa trên xuất | Báo cáo được kết nối |
Quy trình chuyển giao từ đề xuất đến thanh toán diễn ra bên trong Workspace369 như thế nào
Các bước trên dễ đánh giá hơn khi chúng hiển thị. Bên trong Workspace369, quá trình chuyển giao bắt đầu khi nhóm tạo đề xuất từ hồ sơ khách hàng, định giá công việc và gửi đi để phê duyệt. Một khi khách hàng chấp nhận, phạm vi công việc đã phê duyệt sẽ trở thành cơ sở để thanh toán thay vì phải nhập lại vào một công cụ lập hóa đơn riêng biệt.
Trình chỉnh sửa hóa đơn hiển thị thực tế trông như thế nào. Các mục dòng, chi tiết thanh toán và thông tin liên hệ của khách hàng nằm ở bên trái, với các tab cho kế hoạch thanh toán, khớp PO, thanh toán và lịch sử kiểm toán ở trên chúng. Một bản xem trước trực tiếp ở bên phải hiển thị chính xác những gì khách hàng nhận được, bao gồm cả trạng thái đã thanh toán một phần, số tiền đã thanh toán cho đến nay và số dư còn lại với hành động Thanh toán ngay. Bởi vì liên kết thanh toán, tiền đặt cọc và kế hoạch thanh toán vẫn được đính kèm vào cùng một bản ghi, nhóm có thể xem liệu hóa đơn đã được gửi, xem, thanh toán một phần hay đã thanh toán mà không cần hỏi bộ phận kế toán.
Đề xuất là nơi hồ sơ đó bắt đầu. Trình chỉnh sửa hiển thị trang mà khách hàng sẽ thấy, với bảng phạm vi và chi phí; Gửi đề xuất ở trên cùng, và bảng thiết kế đặt chủ đề và màu nhấn trên mọi gói, với ảnh bìa và nền trang từ gói Specialist. Sau khi được chấp nhận, các dòng mục tương tự sẽ được chuyển vào hóa đơn. Khách hàng chấp nhận và ký đề xuất thông qua một liên kết công khai, và xem và thanh toán hóa đơn trong cổng thông tin khách hàng riêng của họ. Đó là ý nghĩa của kết nối trong sử dụng hàng ngày: ít lần chuyển giao hơn nơi ngữ cảnh bị mất.
Khuyến nghị cuối cùng
Chọn phần mềm đề xuất, hóa đơn và thanh toán giữ toàn bộ quy trình doanh thu lại với nhau.
Đối với một doanh nghiệp dịch vụ, thanh toán không chỉ là một giao dịch. Nó gắn liền với những gì đã được báo giá, những gì đã được hứa, những gì đã được giao và những gì khách hàng cần tiếp theo.
Workspace369 là một lựa chọn mạnh mẽ vì nó giữ đề xuất, hóa đơn, thanh toán, CRM, dự án, giao tiếp, tệp, AI và báo cáo ở một nơi.
Thực hiện theo dõi khách hàng trong một không gian làm việc.
CRM, hộp thư, thoại, hóa đơn, thanh toán, dự án, tệp, AI và tự động hóa quy trình làm việc — kết nối thay vì xuất.
Dùng thử miễn phí 14 ngày. Cần thẻ. Sau thời gian dùng thử: từ $29/tháng. Tự động gia hạn hàng tháng cho đến khi bạn hủy. Hủy bất kỳ lúc nào trong Cài đặt → Thanh toán.