Giải pháp thay thế mẫu hóa đơn Excel cho doanh nghiệp dịch vụ
Thay thế mẫu hóa đơn Excel bằng quy trình làm việc lập hóa đơn, CRM, thanh toán, dự án, chi phí, tệp, báo cáo và theo dõi khách hàng đáng tin cậy được kết nối.
Bởi Simon Dziak, Người sáng lập, Workspace369 · LinkedIn
Một mẫu hóa đơn Excel là điểm khởi đầu phổ biến. Nó quen thuộc, linh hoạt và thường miễn phí.
Nhưng một mẫu hóa đơn chỉ là một tài liệu. Nó không quản lý mối quan hệ khách hàng xung quanh hóa đơn. Nếu bạn chỉ cần một tài liệu ngay bây giờ, thì mẫu hóa đơn miễn phí tải xuống một tệp CSV mở trực tiếp trong Excel.
Khi một công ty tư vấn hoặc dịch vụ phát triển, hóa đơn cần kết nối với đề xuất, dự án, trạng thái thanh toán, chi phí, tệp, tin nhắn và theo dõi. Đó là lúc một mẫu hóa đơn bắt đầu gặp trục trặc — và khi tính năng lập hóa đơn đảm nhận, giữ hóa đơn bên cạnh hồ sơ khách hàng.
Có gì bên trong?
Trả lời nhanhTại sao các mẫu hóa đơn lại hấp dẫnKhi nào mẫu hóa đơn Excel gặp sự cốMẫu hóa đơn thay thế nên bao gồm những gìMẫu hóa đơn Excel so với Workspace369Khi nào nên chuyển từ mẫu sang phần mềmKhuyến nghị cuối cùng
Trả lời nhanh
Workspace369 là một mẫu hóa đơn Excel thay thế mạnh mẽ dành cho các nhà tư vấn, chủ doanh nghiệp cá nhân, agency và doanh nghiệp dịch vụ cần hóa đơn được kết nối với CRM, dự án, đề xuất, hợp đồng định kỳ, kế hoạch thanh toán, liên kết thanh toán, chi phí, tệp, hộp thư đến, SMS, thoại, AI và báo cáo.
Hóa đơn, đề xuất, tiền đặt cọc, hợp đồng định kỳ, liên kết thanh toán và lời nhắc thanh toán trễ có trên mọi gói từ 29 đô la một tháng; hộp thư đến chia sẻ, SMS, cuộc gọi và thư thoại bắt đầu với Voyager (74 đô la một tháng, 2 chỗ ngồi); các gói thanh toán, chi phí, AR aging và tóm tắt cuộc gọi AI bắt đầu với Specialist (149 đô la một tháng, 10 chỗ ngồi). trang giá liệt kê từng gói.
Nếu bạn chỉ gửi một hóa đơn không thường xuyên, một mẫu có thể ổn. Nếu hóa đơn là một phần của vòng lặp khách hàng thực tế, Workspace369 là hệ thống mạnh mẽ hơn.
Tại sao các mẫu hóa đơn lại hấp dẫn
Các mẫu hóa đơn Excel hoạt động vì chúng dễ bắt đầu:
- Bạn có thể chỉnh sửa các dòng sản phẩm một cách nhanh chóng.
- Bạn có thể kiểm soát bố cục.
- Bạn có thể sử dụng lại một tệp quen thuộc.
- Bạn không cần học một hệ thống mới.
Điều đó là đủ khi doanh nghiệp còn rất nhỏ và công việc đơn giản.
Khi nào mẫu hóa đơn Excel gặp sự cố
Các vấn đề xuất hiện xung quanh hóa đơn:
- Không có quy trình trạng thái thanh toán đáng tin cậy
- Không có lịch sử khách hàng ngoài hóa đơn
- Không có kết nối dễ dàng với dự án hoặc yêu cầu
- Không có lời nhắc theo dõi tự động
- Không có quy trình hợp đồng định kỳ hoặc kế hoạch thanh toán
- Không có báo cáo rõ ràng về doanh thu, chi phí và các khoản phải thu
- Tệp, phê duyệt và tin nhắn nằm ở nơi khác
- Nhập liệu trùng lặp tạo ra lỗi
Tài liệu hóa đơn có thể trông ổn, nhưng quy trình kinh doanh xung quanh nó trở nên mong manh.
Mẫu hóa đơn thay thế nên bao gồm những gì
Tìm kiếm phần mềm hỗ trợ:
- Hồ sơ khách hàng và lịch sử liên hệ
- Đề xuất và phê duyệt
- Hóa đơn, phí duy trì, tiền đặt cọc, kế hoạch thanh toán
- Liên kết thanh toán và trạng thái thanh toán
- Dự án, nhiệm vụ, lịch, tệp và ghi chú
- Chi phí và báo cáo
- Hộp thư đến, SMS, cuộc gọi, thư thoại, ghi chú AI và lời nhắc
Các tính năng đó biến việc lập hóa đơn từ một nhiệm vụ tài liệu thành một quy trình vận hành.
Mẫu hóa đơn Excel so với Workspace369
Workspace369 là sản phẩm của chúng tôi, vì vậy hãy cân nhắc so sánh này cho phù hợp — danh sách kiểm tra trên là những gì chúng tôi đã đánh giá.
| Quy trình làm việc | Mẫu hóa đơn Excel | Workspace369 |
|---|---|---|
| Tạo tài liệu hóa đơn | Có | Có |
| Theo dõi trạng thái thanh toán | Thủ công | Được kết nối với quy trình thanh toán |
| Kết nối với CRM khách hàng | Thủ công | Hồ sơ khách hàng có thể chứa hóa đơn, ghi chú, tệp và hoạt động |
| Kết nối với các dự án | Thủ công | Dự án, nhiệm vụ, tệp và hóa đơn có thể ở gần nhau |
| Quản lý hợp đồng và kế hoạch | Thủ công | Hợp đồng định kỳ và trạng thái trên mọi gói; gói thanh toán từ Specialist |
| Theo dõi với khách hàng | Email hoặc bộ nhớ riêng biệt | Nhắc nhở email và AI trên mọi gói; SMS và cuộc gọi từ Voyager |
| Báo cáo về doanh thu và chi phí | Cập nhật bảng tính thủ công | Báo cáo kết nối hóa đơn, thanh toán và công việc của khách hàng; chi phí từ Specialist |
Khi nào nên chuyển từ mẫu sang phần mềm
Vượt ra ngoài các mẫu hóa đơn khi:
- Bạn thường xuyên gửi hóa đơn
- Bạn cần liên kết thanh toán hoặc kế hoạch thanh toán
- Khách hàng đặt câu hỏi về ngữ cảnh dự án
- Bạn cần theo dõi các khoản giữ lại hoặc đặt cọc
- Bạn muốn doanh thu và chi phí hiển thị cùng nhau
- Bạn mệt mỏi vì sao chép chi tiết khách hàng giữa các tệp
- Việc theo dõi phụ thuộc vào trí nhớ
Điều đó thường là điểm mà một không gian làm việc được kết nối tiết kiệm thời gian hơn một mẫu.
Khuyến nghị cuối cùng
Sử dụng mẫu hóa đơn Excel cho việc lập hóa đơn không thường xuyên, đơn giản.
Sử dụng Workspace369 khi hóa đơn cần kết nối với khách hàng, đề xuất, dự án, thanh toán, chi phí, tệp, tin nhắn, AI và báo cáo. Đó là sự phù hợp tốt hơn cho các nhà tư vấn và doanh nghiệp dịch vụ muốn việc lập hóa đơn là một phần của quy trình làm việc của khách hàng, không phải là một bảng tính bị ngắt kết nối.
Thực hiện theo dõi khách hàng trong một không gian làm việc.
CRM, hộp thư, thoại, hóa đơn, thanh toán, dự án, tệp, AI và tự động hóa quy trình làm việc — kết nối thay vì xuất.
Dùng thử miễn phí 14 ngày. Cần thẻ. Sau thời gian dùng thử: từ $29/tháng. Tự động gia hạn hàng tháng cho đến khi bạn hủy. Hủy bất kỳ lúc nào trong Cài đặt → Thanh toán.