Cách theo dõi lợi nhuận của đại lý

Lợi nhuận của agency không phải là một con số trên bảng điều khiển. Đó là mối quan hệ giữa những gì agency kiếm được, chi phí cung cấp dịch vụ, những gì đã thay đổi, những gì đã được lập hóa đơn và những gì thực sự đã thu được.

Một tháng có lãi có thể che giấu một khách hàng không có lãi. Một nhóm bận rộn có thể che giấu giá cả yếu kém. Tỷ lệ sử dụng cao có thể che giấu việc làm lại và sự leo thang phạm vi. Doanh thu đặt hàng cao có thể che giấu hóa đơn trễ và số dư chưa thanh toán.

Mục tiêu là đo lường lợi nhuận ở cấp độ mà đại lý vẫn có thể hành động: khách hàng, dự án, dòng dịch vụ và hợp đồng định kỳ.

Bắt đầu với bốn đầu vào đáng tin cậy

1. Doanh thu đã ghi nhận

Sử dụng doanh thu có thể quy cho công việc đã hoàn thành trong kỳ đo lường. Không tự động coi mọi hóa đơn đã gửi hoặc thanh toán đã nhận là doanh thu cho cùng kỳ khi việc giao hàng kéo dài nhiều tháng.

Chính sách kế toán của bạn có thể yêu cầu các quy tắc ghi nhận khác nhau. Mô hình hoạt động vẫn nên sử dụng một phương pháp nhất quán để các dự án có thể được so sánh một cách có trách nhiệm.

2. Chi phí nhân công trực tiếp

Tính toán chi phí của những người thực hiện công việc, không phải số tiền đã thanh toán cho khách hàng.

Chi phí lao động theo giờ thực tế có thể bao gồm lương hoặc chi phí nhà thầu cộng với phân bổ cho thuế và phúc lợi. Quyết định xem chi phí chung có thuộc về con số này hay một chế độ xem lợi nhuận đóng góp riêng biệt, sau đó duy trì tính nhất quán.

3. Chi phí dự án trực tiếp

Bao gồm các chi phí liên quan đến hợp đồng, chẳng hạn như chi phí cho người làm nghề tự do, phương tiện truyền thông, sản xuất, đi lại, phần mềm mua cho dự án, in ấn, tài sản kho và chi phí được hoàn trả.

Theo dõi xem một khoản chi có được bao gồm trong phí, có thể thanh toán cho khách hàng, được đánh dấu hay bị hấp thụ hay không.

4. Thời gian giao hàng

Theo dõi đủ thời gian để hiểu nỗ lực theo khách hàng, dự án, nhiệm vụ, vai trò và trạng thái có thể thanh toán. Mục đích không phải là giám sát nhân viên. Mục đích là để biết liệu định giá và phạm vi có phản ánh công việc mà đại lý thực hiện hay không.

Các công thức lợi nhuận cốt lõi của đại lý

Lợi nhuận gộp dự án

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Tỷ lệ phần trăm lợi nhuận gộp dự án

project gross profit / recognized project revenue

Nếu một dự án tạo ra doanh thu 20.000 USD, sử dụng 9.000 USD lao động trực tiếp và phát sinh 1.000 USD chi phí trực tiếp:

• Lợi nhuận gộp là $10.000.
• Tỷ suất lợi nhuận gộp là 50%.

Tỷ lệ giờ làm việc hiệu quả

recognized revenue / total delivery hours

Điều này hữu ích cho công việc theo phí cố định và hợp đồng định kỳ vì nó tiết lộ giá trị thực tế trên mỗi giờ ngay cả khi số giờ không được hiển thị cho khách hàng.

Tỷ lệ sử dụng có thể lập hóa đơn

billable hours / available working hours

Xác định giờ làm việc cẩn thận. Loại bỏ các ngày nghỉ đã được phê duyệt và quyết định cách xử lý các ngày lễ, đào tạo, quản lý và đầu tư nội bộ.

Tỷ lệ hiện thực hóa

recognized billable value / standard billable value of time worked

Việc hiện thực hóa làm nổi bật các khoản giảm giá, khoản xóa nợ, rò rỉ phạm vi công việc và giá cả không đủ chi trả cho nỗ lực đã thực hiện.

Tỷ lệ thu thập

cash collected / invoices due

Biên lợi nhuận trên giấy tờ không giải quyết được các vấn đề về dòng tiền. Theo dõi việc thanh toán và thu tiền cùng với kinh tế giao hàng.

Xây dựng chế độ xem lợi nhuận của khách hàng

Đối với mỗi khách hàng, xem xét:

• Doanh thu đã ghi nhận.
• Chi phí lao động trực tiếp.
• Chi phí trực tiếp.
• Lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận gộp.
• Giờ bàn giao và tỷ lệ giờ làm việc hiệu quả.
• Mở hóa đơn và các khoản phải thu quá hạn.
• Thay đổi phạm vi và công việc chưa thanh toán.
• Chiết khấu, tín dụng và ghi giảm.
• Khối lượng quản lý tài khoản và hỗ trợ.
• Khả năng gia hạn hoặc mở rộng.

Lợi nhuận khách hàng nên bao gồm tất cả các dự án đang hoạt động và công việc định kỳ cho kỳ đo lường. Một dự án chủ lực có lợi nhuận có thể che giấu một hợp đồng hỗ trợ giá thấp trên cùng một tài khoản.

Xây dựng chế độ xem lợi nhuận của dự án

Báo cáo cấp dự án nên trả lời:

1. Chúng ta mong đợi kiếm được bao nhiêu?
2. Chúng ta đã đồng ý giao những công việc nào?
3. Điều gì đã được hoàn thành?
4. Đã tiêu tốn bao nhiêu thời gian và chi phí?
5. Điều gì đã được lập hóa đơn?
6. Điều gì đã được thu?
7. Điều gì vẫn còn rủi ro?

So sánh ước tính với bàn giao thực tế khi công việc vẫn đang hoạt động. Một bài học kinh nghiệm có thể cải thiện việc định giá trong tương lai, nhưng nó không thể bảo vệ biên lợi nhuận hiện tại.

Workspace369 kết nối dự án, tác vụ, thời gian, chi phí, đề xuất, hóa đơn, thanh toán, hoạt động khách hàng, tệp, giao tiếp và báo cáo để các số liệu giữ được ngữ cảnh hoạt động.

Theo dõi hợp đồng định kỳ riêng biệt

Hợp đồng định kỳ cần có cái nhìn về năng lực và phạm vi ngoài cái nhìn về doanh thu.

Đo lường:

• Phí định kỳ.
• Các dịch vụ hoặc năng lực đã bao gồm.
• Số giờ đã sử dụng hoặc đơn vị giao hàng.
• Chi phí lao động trực tiếp và chi phí.
• Các khoản vượt mức đã được phê duyệt và thanh toán.
• Công suất chưa sử dụng và chuyển đổi.
• Các yêu cầu ngoài phạm vi.
• Tỷ lệ giờ làm việc hiệu quả.
• Tỷ suất lợi nhuận gộp.

Phí duy trì có thể trông ổn định vì doanh thu lặp lại hàng tháng trong khi biên lợi nhuận dần dần bị xói mòn thông qua các cuộc họp bổ sung, sửa đổi, báo cáo và hỗ trợ không được theo dõi.

Không nhầm lẫn việc sử dụng với sức khỏe

Tỷ lệ sử dụng quan trọng vì các công ty quảng cáo bán chuyên môn và năng lực. Nó không kể toàn bộ câu chuyện.

Một agency có thể có tỷ lệ sử dụng cao và lợi nhuận thấp khi:

• Giá quá thấp.
• Người có kinh nghiệm thực hiện công việc của người mới bắt đầu.
• Các dự án theo phí cố định vượt quá ước tính.
• Làm lại là phổ biến.
• Thay đổi phạm vi không được phê duyệt.
• Hóa đơn bị chậm trễ.
• Khách hàng thanh toán muộn hoặc tranh chấp phí.
• Công việc tập trung vào các dịch vụ có biên lợi nhuận thấp.

Xem lại tỷ lệ sử dụng với tỷ lệ giờ hiệu quả, biên lợi nhuận, tỷ lệ thực hiện, tình trạng dự án và các khoản phải thu.

Tạo một nhịp độ hoạt động

Hàng tuần

• Thiếu bản ghi thời gian và chi phí.
• Các dự án sắp đạt ngưỡng ngân sách hoặc thời hạn.
• Các thay đổi phạm vi mới và trạng thái phê duyệt.
• Công việc đã hoàn thành nhưng chưa sẵn sàng để thanh toán.
• Các quyết định của khách hàng bị chậm trễ và công việc bị đình trệ.

Hàng tháng

• Biên lợi nhuận theo khách hàng, dự án và dòng dịch vụ.
• Tỷ lệ giờ làm việc hiệu quả.
• Tỷ lệ sử dụng và thực hiện có thể lập hóa đơn.
• Hóa đơn đã gửi, đến hạn, quá hạn và đã thu.
• Sử dụng hợp đồng định kỳ và vượt mức.
• Dự báo so với năng lực và doanh thu thực tế.

Hàng quý

• Thay đổi giá và tỷ lệ.
• Sự tập trung của khách hàng và rủi ro tài khoản.
• Lợi nhuận theo dòng dịch vụ.
• Sự kết hợp giữa tuyển dụng và nhà thầu.
• Chi phí công cụ và bàn giao.
• Các tài khoản để mở rộng, thiết kế lại hoặc thoát.

Sử dụng tín hiệu lợi nhuận để đưa ra quyết định

Định giá lại

Tăng hoặc tái cấu trúc giá khi công việc định kỳ tiêu tốn nhiều năng lực hơn mô hình thương mại hỗ trợ.

Phạm vi lại

Làm rõ các loại trừ, giới hạn phê duyệt, số lần sửa đổi, kỳ vọng phản hồi và quy tắc vượt quá.

Bổ sung nhân sự

Chuyển công việc sang vai trò phù hợp trong khi vẫn duy trì chất lượng và trách nhiệm giải trình.

Chuẩn hóa

Các mẫu và quy trình làm việc có thể lặp lại giúp giảm thiểu việc thiết lập và làm lại không cần thiết, nhưng chúng nên dành chỗ cho phán đoán của chuyên gia.

Cải thiện việc thu nợ

Rút ngắn thời gian từ khi hoàn thành, hóa đơn, hạn chót, nhắc nhở và giải quyết. Chủ tài khoản cần ngữ cảnh thanh toán trước các cuộc trò chuyện với khách hàng.

Các lỗi đo lường phổ biến

Sử dụng tỷ lệ thanh toán làm chi phí lao động

Tỷ lệ thanh toán là logic doanh thu. Chi phí lao động là kinh tế giao hàng.

Bỏ qua công việc không tính phí của khách hàng

Các cuộc họp, sửa đổi, quản lý tài khoản và hỗ trợ vẫn tiêu tốn năng lực ngay cả khi chúng không xuất hiện trên hóa đơn.

So sánh các khoảng thời gian phạm vi khác nhau

Doanh thu, giờ làm việc và chi phí phải đề cập đến cùng một công việc và khoảng thời gian.

Chờ đến khi dự án kết thúc

Khả năng sinh lời có giá trị nhất khi nhóm vẫn có thể thay đổi phạm vi, nhân sự, lịch trình hoặc thanh toán.

Theo dõi số liệu mà không có quyết định

Mọi báo cáo nên có ngưỡng, chủ sở hữu và hành động. Bảng điều khiển lợi nhuận mà không ai xem xét chỉ là đồ trang trí.

Khuyến nghị cuối cùng

Theo dõi lợi nhuận từ bản ghi khách hàng và dự án trở ra. Bắt đầu với doanh thu được ghi nhận, chi phí lao động trực tiếp, chi phí trực tiếp và thời gian bàn giao. Thêm hiệu suất sử dụng, tỷ lệ thực hiện, tỷ lệ giờ hiệu quả, lập hóa đơn và các khoản thu khi mô hình hoạt động trưởng thành.

Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian của agency để bảo toàn bối cảnh bàn giao, phần mềm thanh toán dịch vụ chuyên nghiệp để kết nối bản ghi thương mại, và phần mềm khả năng sinh lời của dự án cho các đại lý để giữ các quyết định gần với công việc.