Cách nhận tiền đặt cọc trước khi bắt đầu công việc (2026)
Số tiền đặt cọc cần yêu cầu, nội dung hợp đồng, có hoàn lại hay không, và cách thu tiền ngay khi khách hàng chấp nhận đề xuất của bạn.
Bởi Simon Dziak, Người sáng lập, Workspace369 · LinkedIn
Bắt đầu công việc trước khi tiền di chuyển là cách phổ biến nhất để một dự án tốt biến thành một tháng tồi tệ. Tiền đặt cọc giải quyết vấn đề khuyến khích: khách hàng đã cam kết, bạn đã chi trả chi phí khởi nghiệp và cả hai bên coi ngày bắt đầu là thật.
Hướng dẫn này bao gồm số tiền cần yêu cầu, những gì cần viết và cách thu tiền tại thời điểm chấp nhận. Nó nằm cùng với hướng dẫn hóa đơn đặt cọc, bao gồm cơ chế hóa đơn.
Có gì bên trong?
Trả lời nhanhTại sao phải nhận tiền đặt cọcSố tiền cần yêu cầuĐược ghi có so với không hoàn lạiHợp đồng nên nói gìHỏi khi chấp nhận, trong chính đề xuấtNên nói gì nếu khách hàng do dựThu tiền đặt cọc trong thực tếDanh sách kiểm tra theo dõi tiền đặt cọcBạn cần gói nàoKhuyến nghị cuối cùng
Trả lời nhanh
Yêu cầu 25 đến 50 phần trăm phí dự án, nêu rõ chi phí mà nó bao gồm, cho biết nó có được ghi có hay không hoàn lại, và đặt cùng một nội dung trong đề xuất và hợp đồng. Thu thập nó khi khách hàng chấp nhận, không phải sau đó. Nếu bạn không thể thu thập nó khi chấp nhận, hãy gửi hóa đơn đặt cọc trong cùng một giờ với liên kết thanh toán và không đặt ngày bắt đầu cho đến khi nó được thanh toán.
Tại sao phải nhận tiền đặt cọc
Một khoản tiền đặt cọc thực hiện ba nhiệm vụ:
- Bộ lọc. Một khách hàng sẵn sàng thanh toán một khoản ban đầu có cam kết hơn đáng kể so với người chỉ gật đầu trong cuộc gọi.
- Tài trợ cho việc bắt đầu. Hình ảnh kho, nhà thầu, chỗ ngồi phần mềm, ngày dành riêng: chi phí đến trước sản phẩm giao đầu tiên.
- Thiết lập tông giọng. Bạn là một doanh nghiệp có các điều khoản. Điều đó hữu ích khi cùng một khách hàng sau đó yêu cầu mở rộng phạm vi công việc.
Nó cũng bảo vệ khách hàng. Tiền đặt cọc rõ ràng với quy tắc tín dụng rõ ràng tốt hơn là một lời hứa hẹn mơ hồ "chúng tôi sẽ lập hóa đơn vào một lúc nào đó."
Số tiền cần yêu cầu
Không có con số phổ quát, nhưng có các phạm vi hợp lý:
| Loại dự án | Thanh toán lần đầu điển hình | Sau đó |
|---|---|---|
| Công việc cố định nhỏ dưới khoảng 2.000 đô la | 50% | 50% khi giao hàng |
| Dự án cỡ vừa | 30 đến 50% | Các mốc, thanh toán cuối cùng khi bàn giao |
| Dự án lớn hoặc dài | 20 đến 30% | Lịch trình mốc thời gian gắn với các sản phẩm bàn giao |
| Dịch vụ theo sự kiện hoặc ngày | Đủ để giữ chỗ | Số dư trước ngày |
Sử dụng máy tính tiền gửi để chuyển đổi một tỷ lệ phần trăm thành tiền tệ cho báo giá điển hình của bạn. Sau đó, hãy kiểm tra con số đó bằng một câu hỏi: chi phí cụ thể này bao gồm những gì? Nếu câu trả lời là "thời gian lịch đã dành cho sáu tuần", thì khoản đặt cọc 50% là dễ dàng chấp nhận. Nếu bạn không thể nêu rõ, hãy giảm bớt.
Được ghi có so với không hoàn lại
Đây là nơi hầu hết các tranh chấp tiền đặt cọc phát sinh, vì vậy hãy quyết định trước khi bạn viết đề xuất.
Tiền đặt cọc được ghi có. Tiền đặt cọc là khoản thanh toán trước. Nó được trừ vào hóa đơn cuối cùng. Nếu khách hàng hủy trước khi bạn bắt đầu, bạn sẽ hoàn lại, hoặc bạn giữ một phần đã nêu cho thời gian đã đặt.
Phí đặt chỗ không hoàn lại. Tiền đặt cọc mua sự đặt chỗ. Bạn giữ nó nếu khách hàng hủy, vì bạn đã từ chối công việc khác. Nó hoạt động tốt nhất khi bạn có danh sách chờ hiển thị hoặc ngày cố định.
Kết hợp. Hoàn tiền cho đến ngày cắt, sau đó không hoàn tiền. Ngày rõ ràng tốt hơn ngôn ngữ mơ hồ như "thông báo hợp lý".
Dù bạn chọn gì, hãy đặt cho nó một nhãn đơn giản. "Tiền đặt cọc (ghi có vào hóa đơn cuối cùng)" và "Phí đặt chỗ (không hoàn lại)" là các tài liệu khác nhau.
Hợp đồng nên nói gì
Giữ những điểm này trong hợp đồng của bạn và để đề xuất tóm tắt chúng trong một dòng:
- Số tiền đặt cọc, hoặc tỷ lệ phần trăm và cơ sở.
- Ngày đến hạn, lý tưởng là "khi chấp nhận".
- Nó có được ghi có vào hóa đơn cuối cùng hay không.
- Điều gì xảy ra nếu khách hàng hủy trước khi công việc bắt đầu và sau đó.
- Điều gì xảy ra nếu dự án bị khách hàng tạm dừng trong một thời gian dài.
- Thực thể nào mà khách hàng đang thanh toán, và biên lai được cấp như thế nào.
Bắt đầu từ mẫu hợp đồng tự do và nhờ luật sư xem xét bất kỳ điều khoản nào mà quy tắc địa phương của bạn quan trọng. Khả năng thực thi phụ thuộc vào nơi bạn và khách hàng của bạn đang ở, vì vậy hãy coi đây là cấu trúc thực tế thay vì lời khuyên pháp lý.
Hỏi khi chấp nhận, trong chính đề xuất
Nơi mạnh nhất để yêu cầu là trên đề xuất, trong cùng một hành động như nói có. Một dòng như "Tiền đặt cọc 40% (1.600 đô la) đến hạn khi chấp nhận" loại bỏ một cuộc trò chuyện sau này.
Trong Workspace369, một đề xuất có thể yêu cầu tiền đặt cọc dưới dạng phần trăm hoặc một số tiền cố định. Khi khách hàng nhấn Chấp nhận, nút sẽ hiển thị "Chấp nhận và thanh toán" kèm theo số tiền, và thanh toán sẽ được thực hiện qua Stripe Checkout. Đề xuất được ghi nhận là đã chấp nhận sau khi thanh toán hoàn tất. Nếu bạn đính kèm hợp đồng, nó sẽ được gửi tự động sau khi chấp nhận, và khách hàng mở nó từ nút "Tiếp tục ký hợp đồng" trên trang thứ hai với mã email.
Nên nói gì nếu khách hàng do dự
Một số phản đối là bình thường. Các câu trả lời ngắn gọn, điềm tĩnh hoạt động tốt nhất:
"Chúng ta có thể thanh toán sau khi giao hàng không?" "Tôi lên lịch làm việc dựa trên tiền đặt cọc, vì vậy ngày bắt đầu được giữ khi thanh toán xong. Tôi sẵn lòng chia số dư thành các mốc thời gian nếu điều đó hữu ích."
"Tại sao lại là 50 phần trăm?" "Nó bao gồm nhà thầu / các tuần đã đặt / giấy phép, mà tôi cam kết trước ngày đầu tiên."
"Nó có được hoàn tiền không?" "Nó được ghi có vào hóa đơn cuối cùng của bạn. Nếu bạn hủy trước khi tôi bắt đầu, quy tắc của bạn. Nó nằm trong phần 4 của hợp đồng."
Đừng giảm số tiền ngay lập tức. Thay vào đó, hãy cung cấp một cấu trúc khác, chẳng hạn như các mốc quan trọng.
Thu tiền đặt cọc trong thực tế
Ảnh chụp màn hình trên cho thấy cách tiền đặt cọc được lấy từ lựa chọn của khách hàng. Kết hợp điều đó với đề xuất và báo giá để thiết lập, và với thanh toán trực tuyến để kết nối Stripe.
Đối với các doanh nghiệp dịch vụ có trang đặt lịch, tiền đặt cọc cũng có thể được thu trước khi một khung thời gian được xác nhận.
Các trang đặt lịch hẹn được liệt kê từ gói Specialist. Chúng cho phép khách hàng chọn dịch vụ và thời gian, và chúng không có bước hợp đồng, vì vậy hãy sử dụng chúng cho các cuộc hẹn thay vì phạm vi dự án.
Danh sách kiểm tra theo dõi tiền đặt cọc
- Đề xuất nêu rõ số tiền và ngày đến hạn.
- Hợp đồng nói rõ liệu tiền đặt cọc có được ghi có hay không và điều gì xảy ra khi hủy bỏ.
- Stripe đã được kết nối và bạn đã chạy thanh toán thử nghiệm.
- Ngày bắt đầu chỉ được giữ sau khi tiền đặt cọc được thanh toán.
- Bạn gửi biên lai và một tin nhắn ngắn "tiếp theo sẽ làm gì".
- Nếu khách hàng không thanh toán trong hai ngày làm việc, bạn sẽ gửi một lời nhắc duy nhất kèm theo liên kết.
Bạn cần gói nào
Trên Workspace369, báo giá, ký báo giá công khai, thương hiệu, thanh toán Stripe và đặt cọc khi chấp nhận có trên mọi gói từ Cadet với giá 29 đô la mỗi tháng; trang đặt chỗ là Specialist trở lên. Bạn cũng có thể gửi hóa đơn đặt cọc với liên kết thanh toán nếu bạn muốn thanh toán đặt cọc riêng. Xem giá cả cho ma trận hiện tại. Đối với biến thể dựa trên hóa đơn, hãy đọc hướng dẫn hóa đơn tiền đặt cọc bảo mật.
Khuyến nghị cuối cùng
Chọn một số tiền bạn có thể biện minh, chọn xem nó có được ghi có hay không, viết nó hai lần (đề xuất và hợp đồng) và thu thập nó ngay tại thời điểm đồng ý. Mọi thứ khác là cách diễn đạt.
Áp dụng vào thực tế
Thực hiện theo dõi khách hàng trong một không gian làm việc.
CRM, hộp thư, thoại, hóa đơn, thanh toán, dự án, tệp, AI và tự động hóa quy trình làm việc — kết nối thay vì xuất.