Hướng dẫn tính toán khả năng sinh lời của dự án

Lợi nhuận dự án đo lường những gì còn lại sau khi doanh thu từ một dự án được so sánh với chi phí cần thiết để thực hiện nó. Các đại lý thường phát hiện ra các vấn đề về lợi nhuận quá muộn vì đề xuất, thời gian, hóa đơn nhà thầu, chi phí phần mềm, chi phí, thay đổi của khách hàng, hóa đơn và thanh toán nằm trong các hệ thống riêng biệt. Để xem quy trình theo dõi xung quanh các công thức này — ai xem xét những gì, và khi nào — hãy xem cách theo dõi lợi nhuận của đại lý, và nguyên tắc lợi nhuận của đại lý cho kỷ luật hoạt động bên dưới.

Các công thức lợi nhuận dự án cốt lõi

Lợi nhuận dự án = doanh thu dự án được ghi nhận - chi phí dự án trực tiếp

Tỷ lệ phần trăm lợi nhuận dự án = lợi nhuận dự án / doanh thu dự án x 100

Ví dụ:

Quyết định sử dụng số liệu doanh thu nào

Giá trị hợp đồng đã ký, số tiền đã lập hóa đơn, doanh thu đã ghi nhận và tiền thu được không thể thay thế cho nhau. Đối với các quyết định giao hàng, doanh thu đã ghi nhận có thể phù hợp. Đối với xem xét rủi ro tiền mặt, hãy so sánh cả hóa đơn và khoản thu. Ghi rõ phương pháp để nhóm không so sánh các báo cáo không nhất quán.

Tính toán chi phí nhân công thay vì sử dụng tỷ lệ thanh toán

Tỷ lệ thanh toán của khách hàng là doanh thu, không phải chi phí lao động. Ước tính chi phí nội bộ để giao hàng bằng lương hoặc chi phí nhà thầu cộng với chi phí của người sử dụng lao động và phương pháp phân bổ mà nhóm tài chính của bạn cho là phù hợp. Tính nhất quán quan trọng hơn là giả vờ một mô hình phù hợp với mọi đại lý.

Bao gồm chi phí giao hàng trực tiếp

Tùy thuộc vào cam kết, chi phí trực tiếp có thể bao gồm:

• Lao động nhân viên
• Nhà thầu và chuyên gia tự do
• Phần mềm hoặc dữ liệu dành riêng cho dự án
• Đi lại và ăn ở
• In ấn, sản phẩm, vật liệu hoặc hoàn thiện
• Chi phí thanh toán hoặc giao dịch
• Các khoản ghi giảm và tín dụng đã được phê duyệt
• Các chi phí khác sẽ không tồn tại nếu không có dự án

Sử dụng một Quy trình làm việc theo dõi chi phí có thể lập hóa đơn để phân biệt chi phí được thu hồi từ khách hàng với chi phí do đại lý hấp thụ.

Xem lại phạm vi và biên lợi nhuận cùng nhau

Biên lợi nhuận thấp thường là vấn đề quản lý phạm vi trước khi trở thành vấn đề tài chính. So sánh đề xuất và ngân sách ban đầu với các yêu cầu mới, các cuộc họp, sửa đổi, tác vụ, thời gian và ngày giao hàng. Điều đó giúp dễ dàng quyết định xem có nên thay đổi phạm vi, thay đổi nhân sự, đưa ra lệnh thay đổi hoặc sửa đổi giá trong tương lai hay không.

Theo dõi các chỉ số hàng đầu trước khi kết thúc

Các tín hiệu hàng đầu hữu ích bao gồm:

• Ngân sách đã tiêu so với tiến độ cung cấp dịch vụ
• Giờ đã lên kế hoạch so với giờ thực tế
• Tỷ lệ thực tế hiệu quả
• Thay đổi phạm vi chưa được phê duyệt
• Biến động chi phí và nhà thầu
• Thời gian và chi phí chưa thanh toán
• Tuổi nợ hóa đơn và chậm thanh toán
• Khối lượng công việc của nhóm và rủi ro bàn giao

Phần mềm khả năng sinh lời của dự án cho các đại lý nên kết nối các tín hiệu này trong khi nhóm vẫn có thể hành động, không chỉ tổng hợp chúng sau cuối tháng.