Microsoft 365 開票：範本、Power Automate，以及何時需要真正的系統

Microsoft 365 涵蓋了小型企業的許多方面 — 電子郵件、文件、試算表、會議。但它不包含開票應用程式。因此，大多數團隊都採用手動方式開票：使用 Word 或 Excel 範本，另存為 PDF，然後從 Outlook 發送。

這種方法有效 — 直到它失效為止。本指南涵蓋了使用 Microsoft 365 開票的實際情況、範本方法的局限性，以及何時需要圍繞發票建立一個真正的系統。

快速回答

Microsoft 365 擁有 沒有內建的開票工具團隊使用 Outlook 發送的 Word 或 Excel 範本開立發票，有時會加入 Power Automate 流程來發送提醒。當發票需要自動編號、線上付款連結、付款計畫、排程提醒和依客戶狀態時，這種設定就會失效 — 此時，一個真正的開票系統能在幾天內就回本，而非幾個月。

人們使用 Microsoft 365 開票的三種方式

選項 1：範本方法

標準設定：一個 Excel 或 Word 文件，包含您的詳細資訊、發票號碼、日期、明細項目、總計和付款說明。匯出為 PDF，附加到 Outlook 電子郵件，然後發送。

它會在可預見的地方出錯。發票號碼會重複，因為沒有東西為它們排序。想用信用卡付款的客戶會回覆詢問如何付款。沒有人能確切知道目前發出的四十張發票中有哪些尚未付款，除非打開試算表。而後續追蹤 — 真正能讓發票獲得付款的提醒 — 取決於你是否記得發送。

選項 2：範本加 Power Automate

Power Automate 可以加入提醒流程：發送發票，等待，若未付款則發送提示。這有幫助，但它增加了一個大多數小型團隊低估的維護層級。當有人編輯試算表結構時，流程就會中斷，而且你仍然沒有付款連結、付款計畫和即時狀態檢視。

選項 3：真正的開票系統

一個真正的系統將發票視為循環的一部分，而非單一文件：客戶記錄保存歷史記錄，提案轉為發票，發票帶有付款連結，提醒會按時自動發送。在 Workspace369 中，這個循環還包括用於訂金和餘款的付款計畫、用於月費的循環發票、客戶入口網站（發票與文件和狀態並列）、以及顯示每位客戶待付款項的報表。

目前對於文件部分， 免費發票產生器 在瀏覽器中建立可列印的發票，以及 免費發票範本 下載的 CSV 可直接在 Excel 或 Google Sheets 中開啟。

最終建議

當每月發票數量不多時，請使用 Microsoft 365 範本方法。當發票成為每週的常態 — 或當您需要付款連結、付款計畫、提醒和可見性時 — 請將循環移至 開票和專案管理軟體 為此而建，方案價格從每月 29 美元起，包含一個席位。